試論企業(yè)合同管理制度

　　合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。

　　摘要:在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的背景下，作為國民經(jīng)濟主導力量以及企業(yè)創(chuàng)新關(guān)鍵主體的國有企業(yè)，理應成為實現(xiàn)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的主要依靠力量。合同是公司從事經(jīng)營活動取得經(jīng)濟利益的重要紐帶，與此同時合同也可能產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛。所以作為現(xiàn)代企業(yè)的合同管管理的內(nèi)容就十分重要。做好企業(yè)合同的簽訂履行以及管理尤為重要。公司簽訂合同，必須遵守國家法律法規(guī)、相關(guān)政策，貫徹平等自愿、互惠互利、協(xié)商一致的原則。

　　關(guān)鍵詞:企業(yè);合同管理;合同簽訂流程

　　一、合同管理的職責

　　1、公司合同管理由風控管理部門、合同主辦部門、其它協(xié)作部門分別行使職權(quán)，各部門之間行使職權(quán)應遵循職責明確、相互配合、嚴禁推諉等原則。

　　2、公司風控部為合同審核部門，根據(jù)國家合同法律法規(guī)對本制度進行修改、補充。并且負責根據(jù)《合同法》解釋本合同管理規(guī)章制度;負責審核公司的對外合同、協(xié)議;負責監(jiān)督、跟蹤的合同履行情況;負責對合同的原件或復印件等的存檔、備案監(jiān)督工作;指導各部門合同管理人員的工作;其他相關(guān)合同管理工作。

　　3、公司業(yè)務部門和各職能部門為合同主辦部門，負責草擬本部門合同;負責調(diào)查合同的對方當事人資信;負責進行合同的談判;負責辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù);負責執(zhí)行合同條款;負責協(xié)調(diào)合同糾紛;根據(jù)風控部對合同修改的建議和意見，進行修改和完整合同;負責保管、存檔合同及附件的復印件;其他相關(guān)合同管理工作。

　　二、合同簽訂流程

　　若是合同簽訂的流程不規(guī)范，合同中約定不夠清晰，以及文字表達不準確，會使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套，引發(fā)經(jīng)濟糾紛，給企業(yè)造成巨大損失。若是合同簽訂的流程不規(guī)范并合同中約定不夠清晰，以及文字表達準確，會使企業(yè)遭受合同詐騙陷入圈套引發(fā)經(jīng)濟糾紛給企業(yè)造成巨大損失。將企業(yè)的合同作成格式化固定版本的合同，對雙方的權(quán)利義務約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟往來。當然，簽訂合同時對雙方合意的目標指向物也應當有一個明確的約定，而不應當是含糊不清的。如果沒有認真細致的調(diào)查說明合同條款事項，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當事人的合法權(quán)益，只能受既判法律文書的約束，承受合法的“不法”侵害。

　　1、合同訂立時由風控部門提供草擬的合同范本，由合同主辦部門根據(jù)實際情況在合同中填寫數(shù)量、單價、金額、費率等基本情況，若合同范本不能滿足此筆業(yè)務的實際需要，需提出增加/刪除/變更條款的，由合同主管部門提出，經(jīng)風控部審核后方可調(diào)整合同條款。風控部門未提供某一類具體的合同范本的，合同主辦部門就上述合同草擬后進行會審。經(jīng)會審通過后，由合同主辦部門進行合同草擬。

　　2、合同內(nèi)容確認，由合同談判由合同主辦部門負責。重大合同需有風控部相關(guān)人員參與合同談判。合同談判涉及其他部門的，其他部門應當予以積極配合;合同談判時應當爭取合同文本的起草權(quán)。取得合同文本起草權(quán)的，由合同主辦部門負責準備草擬合同，草擬合同經(jīng)風控部進行審核無誤后與對方簽訂合同。已有模板的合同并且合同條款及內(nèi)容與現(xiàn)實業(yè)務相符的，由合同主辦部門負責填寫合同。合同必須采用書面形式確認。(1)部首部分：當事人的基本狀況：載明當事人各方的全稱、簽約時間和簽約地點。訂立合同的我方主體必須是公司，不得以部門名義簽訂合同。合同當事人的名稱、法定代表人、公章應當與對方當事人的有效證件等資信材料載明的情況保持一致。(2)正文部分：合同標的應具有唯一性、準確性，產(chǎn)品買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、等級等內(nèi)容;流程服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求。

　　三、合同履行的監(jiān)督管理

　　簽訂合同的主要目的是有效的保障合同正常執(zhí)行，在有效范圍內(nèi)控制違約的發(fā)生，所以對合同的履行監(jiān)督尤為重要。通過對合同的履行監(jiān)督可以第一時間掌握合同執(zhí)行的情況，以及合同中發(fā)生的問題，對于發(fā)生的問題在第一時間掌握，爭取到了損失控制的時間，排除障礙減少了違約的發(fā)生。

　　1、合同簽訂完畢以后，合同主管部門應當立即聯(lián)系有關(guān)部門準備并完成履行合同工作。

　　2、合同經(jīng)簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門人員應全面、及時履行合同。合同主辦部門應實施履約跟蹤統(tǒng)計，如有履行不及時或其他問題時，應當及時向有關(guān)部門反映，并要求按合同要求完成履行，必要時可直接上報總經(jīng)理。

　　3、公司任何部門或者人員發(fā)現(xiàn)對方當事人不按照合同約定履行的，應當立即通報合同主辦部門，合同主辦部門應當在法定或者合同約定期限內(nèi)向?qū)Ψ疆斒氯藭�面催促履行或者按照合同當中的違約條款提出索賠。催促履行合同和索賠函件送交對方當事人之前，應經(jīng)風控部審核。

　　4、任何部門或者人員收到對方當事人提出的催促履行合同和索賠函件的，應當立即送交合同主辦部門，由公司風控部協(xié)助合同主辦部門處理。

　　四、合同檔案管理

　　(一)建立合同檔案范圍

　　主要有合同正本及附件原件和復印件;資信調(diào)查材料原件和復印件;合同審核、批示材料;談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件，包括信函(含信封)、電報、傳真、電子郵件等;合同談判、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補充協(xié)議等;爭議處理過程中形成的和解協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等;其它應當存檔的相關(guān)資料。

　　(二)已履行完成的合同檔案保管要求：

　　1、正式合同保管。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務終止后，合同主辦部門應當及時整理合同檔案，依照合同編號，確定合同檔案資料齊全，向行政部提交一份材料清單，經(jīng)行政部確認后，由合同主辦部門向行政部移交原件，由行政部裝訂立卷并予以保管。

　　2、空白合同保管。根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，任何部門和個人攜帶未標明內(nèi)容的合同模板和內(nèi)容不完整的空白合同外出簽訂需到行政部，按照合同/協(xié)議編號進行登記備案。若所領(lǐng)用的合同與對方已經(jīng)簽訂，則由經(jīng)辦人到行政部核銷合同編號標注合同已簽。若所領(lǐng)用空白合同沒有簽訂，行政部每月最后一天對尚未簽訂空白的合同進行收回，若有特殊原因空白合同需要留在經(jīng)辦人處的，行政部門在合同領(lǐng)用登記表上加以注明原因。若已經(jīng)領(lǐng)用空白合同的經(jīng)辦人員辦理離職，行政人員應將領(lǐng)用的空白合同收回，否則不予辦理離職手續(xù)。

　　五、對于合同管理的建議與對策

　　1、現(xiàn)代企業(yè)管理中必須提高合同管理理念，各個企業(yè)必須從思想上真正認識合同管理的重要性，將企業(yè)各項工作真正納入合同管理范疇。企業(yè)各個職能部門對合同的管理要堅持不懈，可以通過培訓等形式提高全員對合同管理的理念。讓員工按照合同的要求執(zhí)行，形成全體員工自覺執(zhí)行額行為。對于合同管理機構(gòu)的設立，使得合同的管理要覆蓋到企業(yè)每個層次上去。對于合同管理的部門應當明確其工作內(nèi)容職責范圍，建立一套科學有效的工作體系。最終能形成從合同談判、合同擬定、風控審核、合同簽訂、合同執(zhí)行以及合同監(jiān)督的有效運行體系。明確合同的管理流程。對合同要明確職責，杜絕扯皮推諉。

　　2、建立健全規(guī)章制度。要使得合同管理中具有規(guī)范化、科學化、專業(yè)化等。第一要完善合同的制度和章程，對合同的管理方面有章可循。對于合同的管理的內(nèi)容包含合同的檔案歸口管理問題，合同的資信調(diào)查問題，合同的簽訂，合同的風控審核，合同的簽訂審核，合同的領(lǐng)用備查及登記，合同的范本管理以及合同專用章的管理、合同的履行糾紛的解決方式等等。

　　3、重視合同審查管理。對于合同的項目背景調(diào)查、合同的談判、合同的草擬、合同的變更及修改、合同的簽訂以及合同的履約等全過程的嚴格風控及管理。注重合同內(nèi)容的分析，對于合同的分析主要有合同的合法合規(guī)性分析，另一個合同的完備性分析主要審查合同條款是否齊全，對各項問題的規(guī)定是否有遺漏，合同的用詞是否嚴謹。4、對于合同的變更予以重視。合同變更意味著增加企業(yè)的經(jīng)營風險或者經(jīng)濟風險，在合同變更中對于變更條款應當嚴格審核，對于隱藏條款應當予以在合同中明確表明。對于變更后可能發(fā)生的損害，公司的風險控制部應當對可能發(fā)生的情況充分估計，已評估合同變更后帶來的風險是否可控�，F(xiàn)代企業(yè)的合同管理制度不再是簡單的要約、承諾、簽訂等內(nèi)容，而是全方位的科學的企業(yè)管理制度中的重要組成部分，將為企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益提高帶來巨大推動。

　　參考文獻：

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