人事檔案怎么分類(lèi)整理
人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。下面是小編幫大家整理的人事檔案怎么分類(lèi)整理，僅供參考，歡迎大家閱讀。
第一步，確定文件檔案的分類(lèi)
大面上劃分為兩塊，也就是我上面說(shuō)的日常文件檔案記錄一類(lèi)，員工檔案一類(lèi)。
日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級(jí)，
在實(shí)際操作中，要第二級(jí)文件要按照后勤和車(chē)間進(jìn)行分開(kāi)保存。分開(kāi)的原因在于：
車(chē)間人員流動(dòng)大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無(wú)法細(xì)分到人。
如果之后有新的類(lèi)型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級(jí)或者二級(jí)。
第二步，定出文件存放規(guī)格
1、本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；
2、往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；
3、文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類(lèi)的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；
4、因無(wú)保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。
第三步，臺(tái)帳
我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來(lái)越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺(tái)帳就應(yīng)運(yùn)而出了。
初始為電子版，文件盒內(nèi)有增加，或者文件有修改，則直接手寫(xiě)在臺(tái)帳上進(jìn)行修改。
每年年末，將臺(tái)帳轉(zhuǎn)化為電子版并打印，隨文件本身一起裝入牛皮紙袋、歸檔。
員工檔案：
員工檔案要便于查找，那么編號(hào)就是個(gè)不錯(cuò)的選擇。
最早我考慮的方法是按照部門(mén)進(jìn)行大規(guī)劃，同時(shí)部門(mén)內(nèi)部人員進(jìn)行編號(hào)、排序。但這樣又有一個(gè)問(wèn)題，那就是如果有員工離職，新員工補(bǔ)充后以原有編號(hào)還是新增編號(hào)呢？原有編號(hào)補(bǔ)充的話，無(wú)法簡(jiǎn)單比對(duì)兩名員工入職時(shí)間；新增編號(hào)，無(wú)法簡(jiǎn)單比對(duì)現(xiàn)有部門(mén)人員總數(shù)。
那就編制一個(gè)獨(dú)立的編號(hào)，以入職時(shí)間為基礎(chǔ)。索性公司還有一個(gè)人事系統(tǒng)，在職和離職人員的序號(hào)是不可更改的（只要不進(jìn)行人員刪除，離職人員序號(hào)就一直存在；即使刪除，新增人員也是默認(rèn)后續(xù)序號(hào)，空出原有序號(hào)）。我就以人事系統(tǒng)的序號(hào)為員工序號(hào)，直接以序號(hào)的先后順序進(jìn)行排序。為了便于計(jì)算人數(shù)，我保留了EXCEL人員臺(tái)帳，套以三個(gè)序號(hào)
人事檔案管理制度
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢(xún)、借用和轉(zhuǎn)遞，建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專(zhuān))、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。
(五)評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)工作中形成的有關(guān)材料：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)任職資格申報(bào)表、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調(diào)查報(bào)告，審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)，檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料：甄別、復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn)、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料，上級(jí)批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：
1、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書(shū)、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的.依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn)，退黨材料。
2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表，立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門(mén)和行政管理部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料;處分決定，免予處分的意見(jiàn)，上級(jí)批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告，本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見(jiàn);撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書(shū);復(fù)查甄別報(bào)告，決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料：任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書(shū)，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專(zhuān)家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表，批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)，以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘?jiān)\斷書(shū)，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫(xiě)員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
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