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淺談免費(fèi)OA系統(tǒng)
無(wú)論是免費(fèi)的還是收費(fèi)的，OA辦公系統(tǒng)的落實(shí)還是得由企業(yè)自身來(lái)決定，再好、在合適的免費(fèi)OA也經(jīng)不起企業(yè)的拒絕。為了能夠讓你家的免費(fèi)OA能夠真正的使用起來(lái)，你還需要做好以下幾點(diǎn)：
一、 管理層重視
任何管理手段的落地都是艱難漫長(zhǎng)的過(guò)程，免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)更是如此。OA系統(tǒng)的落地一定是一個(gè)一把手工程，只有讓領(lǐng)導(dǎo)層充分意識(shí)到免費(fèi)OA系統(tǒng)在企業(yè)管理新四化，即管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化中的重要作用，和由此帶來(lái)的管理和效率的提升，讓最高領(lǐng)導(dǎo)支持相關(guān)工作，免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的落地才有了最重要的基礎(chǔ)條件。因?yàn)槿绻芾韺記](méi)有起到重視的作用，在平時(shí)的工作中都沒(méi)有使用免費(fèi)OA系統(tǒng)，那么底下的員工就更不會(huì)去接觸使用這套管理系統(tǒng)，即使功能齊全的免費(fèi)OA系統(tǒng)都不能起到作用。
二、 免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)專員的設(shè)置及授權(quán)
如果把免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)定位在一個(gè)軟件，那么對(duì)管理專員要求不必太高，只需完成數(shù)據(jù)備份，定時(shí)升級(jí)即可。但如果是將免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)定位在組織管理和戰(zhàn)略實(shí)施平臺(tái)，那么免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展將影響到整個(gè)組織能力的提升。宇博專家建議，管理專員盡可能選一個(gè)有多年工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉各個(gè)部門(mén)情況，具備組織協(xié)調(diào)能力、且具一定的威信的人來(lái)?yè)?dān)任。建議企業(yè)的管理層對(duì)管理專員進(jìn)行充分的授權(quán)，使其擁有絕對(duì)威信來(lái)將免費(fèi)OA系統(tǒng)推廣普及。
三、制度化保障
通常，如果在企業(yè)中推出重要舉措，僅通過(guò)公告、通知等形式力度相對(duì)薄弱，員工重視度與積極性無(wú)法調(diào)動(dòng)起來(lái)，制定相關(guān)制度加以固化，則效果會(huì)更好。宇博專家建議用戶建立相關(guān)制度來(lái)保障免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，讓所有工作都通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)完成逐漸成為一種習(xí)慣。例如：通知公告都在OA系統(tǒng)上發(fā)布，然后員工通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的反饋，在OA系統(tǒng)上申請(qǐng)工作流，相關(guān)審核人員都在OA系統(tǒng)中進(jìn)行審核處理。這樣會(huì)讓員工逐漸對(duì)OA系統(tǒng)熟悉起來(lái)。
四、正向激勵(lì)
為了讓員工有更多的意愿去使用免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)，適當(dāng)?shù)募?lì)并不可少。這會(huì)讓員工從應(yīng)用免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)中感受到更多的樂(lè)趣。通過(guò)實(shí)踐，宇博軟件總結(jié)出了以下辦法：可以結(jié)合知識(shí)管理設(shè)置知識(shí)貢獻(xiàn)獎(jiǎng)，可以征求對(duì)流程的建議給流程優(yōu)化獎(jiǎng)，可以鼓勵(lì)員工分享競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)，鼓勵(lì)管理建議，獎(jiǎng)勵(lì)部門(mén)文檔管理水平率先達(dá)標(biāo)的團(tuán)隊(duì)，第一個(gè)使用關(guān)聯(lián)項(xiàng)目進(jìn)行跨部門(mén)協(xié)同的動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)...。調(diào)動(dòng)員工使用免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的積極性，更好更快的融入到免費(fèi)OA辦公系統(tǒng)的使用中。
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