秘書公文處理的順序

時(shí)間：2024-07-21 18:19:44 辦公文秘我要投稿

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秘書公文處理的順序

　　公文傳收是秘書工作的日常事務(wù)性內(nèi)容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。秘書公文處理的順序是怎樣的？

秘書公文處理的順序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)在相對(duì)集中的一段時(shí)間批閱文件，另外領(lǐng)導(dǎo)在批閱文件的過(guò)程中可能會(huì)被一些電話、會(huì)見(jiàn)、會(huì)議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導(dǎo)，使得“急件”及時(shí)得到領(lǐng)導(dǎo)處理。“急件”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點(diǎn)工作有關(guān)的文件是“急件”，上級(jí)有關(guān)部門臨時(shí)召開的緊急會(huì)議的通知是“急件”。或者雖然本來(lái)是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動(dòng)或工作的開始時(shí)間臨近的也是“急件”。對(duì)于這一類公文，秘書應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間送呈領(lǐng)導(dǎo)。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領(lǐng)導(dǎo)的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對(duì)而言，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于“閱示件”需要花費(fèi)更多的時(shí)間或精力來(lái)了解事件的前因后果、來(lái)龍去脈。如《部門關(guān)于申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》一文，就需要領(lǐng)導(dǎo)掌握部門現(xiàn)有編制和經(jīng)費(fèi)情況、申請(qǐng)?jiān)黾泳幹坪徒?jīng)費(fèi)的原因、需要增加編制和經(jīng)費(fèi)的數(shù)量等情況，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)首先批閱這類“閱示件”。而對(duì)于“閱知件”，如《關(guān)于擔(dān)任大學(xué)校長(zhǎng)的函》，對(duì)于這類公文，領(lǐng)導(dǎo)只是知曉這一情況即可，一般無(wú)需作出決策或指示。對(duì)這類公文可以放在相對(duì)靠后的位置。

　　三、先“熱點(diǎn)件”后“一般件”

　　每個(gè)組織或單位在不同時(shí)期都有不同的工作重點(diǎn)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)在某一時(shí)期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學(xué)工作水平評(píng)估，這是每個(gè)高校都高度重視的工作�！坝u(píng)”期間，與此有關(guān)的文件都應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的“熱點(diǎn)件”，這類文件的排序應(yīng)當(dāng)靠前。當(dāng)然，所謂“熱點(diǎn)”都有一定的時(shí)效性，有些事件在某一時(shí)間段是“熱點(diǎn)”，在別的時(shí)間段就不一定是“熱點(diǎn)”了，這就要求秘書工作人員要關(guān)注國(guó)家的大政方針和時(shí)事熱點(diǎn)，關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的改革發(fā)展，對(duì)本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸，努力提高把握“熱點(diǎn)”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關(guān)件”

　　這一點(diǎn)對(duì)于服務(wù)副職領(lǐng)導(dǎo)的秘書尤其適用。一個(gè)組織或單位的副職領(lǐng)導(dǎo)都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說(shuō)來(lái)，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對(duì)于有關(guān)的文件也應(yīng)當(dāng)作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對(duì)靠前的位置。而對(duì)于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對(duì)而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說(shuō)，《校團(tuán)委關(guān)于舉辦活動(dòng)的請(qǐng)示》，對(duì)于主管團(tuán)委和學(xué)生會(huì)工作的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”；而舉辦這個(gè)活動(dòng)涉及到場(chǎng)地使用問(wèn)題，對(duì)于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，這是與其分管工作相關(guān)的領(lǐng)域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點(diǎn)，文件如何排序也就一目了然了。

　　拓展知識(shí)：公文的處理包含哪幾個(gè)環(huán)節(jié)

　　公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

　　公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

　　公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

　�。ㄒ唬┓宵h的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

　�。ǘ┮磺袕膶�(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

　　（三）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

　�。ㄋ模┪姆N正確，格式規(guī)范。

　�。ㄎ澹┥钊胝{(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見(jiàn)。

　�。┕纳婕捌渌貐^(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。

　�。ㄆ撸C(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

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