大學(xué)生畢業(yè)怎樣管理個(gè)人檔案
大學(xué)生畢業(yè)應(yīng)該怎樣管理個(gè)人檔案?私自拆封檔案、長(zhǎng)期個(gè)人保存檔案、把檔案遺失、自己因故將檔案變死檔怎么辦呢?
遇到這些問(wèn)題該怎么辦?
1、私自拆封檔案
案例
“我就是對(duì)檔案好奇，所以拆開(kāi)看了看。”從西安一所大學(xué)畢業(yè)后，常嬌沒(méi)有及時(shí)把檔案存放在人才市場(chǎng)，也沒(méi)有嚴(yán)加保管，卻私自拆了封。
“我同學(xué)告訴我這是違法的，而且檔案瞬間就失效了，變死檔了�！背烧f(shuō)，為了讓檔案看起來(lái)像沒(méi)動(dòng)過(guò)一樣，她用了多種辦法恢復(fù)原樣，但只能是“越涂越黑”，騎縫章怎么也不吻合。
常嬌也曾打電話咨詢(xún)?nèi)瞬攀袌?chǎng)，檔案開(kāi)封了怎么辦?對(duì)方的答復(fù)是，只接受沒(méi)有開(kāi)封過(guò)的檔案。她擔(dān)心，這樣的檔案會(huì)給她就業(yè)帶來(lái)障礙，怎么才能“激活”?
對(duì)策
聯(lián)系畢業(yè)院校重新審核封簽
太原人才市場(chǎng)人事代理部部長(zhǎng)郝并壽提醒，按照國(guó)家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。即便是自己的檔案，自己也不能拆封查看。因?yàn)橐坏┎鸱猓涂赡芤馕吨�，檔案內(nèi)材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實(shí)性便存疑了。
對(duì)于私自拆封的檔案，郝并壽表示，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，人才市場(chǎng)不予接受。應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案，確認(rèn)未經(jīng)涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效。
2.檔案“攥”在手里6年
案例
“我的檔案一直在我自己手里拿著�！笔〕且患曳慨a(chǎn)銷(xiāo)售公司銷(xiāo)售經(jīng)理張文虎表示，6年前，他大專(zhuān)畢業(yè)后，沒(méi)有將檔案存放在人才市場(chǎng)，而是選擇了自己保管�！皣�(guó)家最近才取消了檔案管理費(fèi)，之前一直是收費(fèi)的。”他說(shuō)，剛畢業(yè)時(shí)，在太原要租房子，本著節(jié)省的原則，就沒(méi)有存放檔案。
張文虎工作后，也想過(guò)就把檔案存放在人才市場(chǎng)�！暗牵夜ぷ鬟^(guò)的公司，都不看，也不問(wèn)檔案�！彼f(shuō)，他先是去一家乳品公司當(dāng)會(huì)計(jì)，后來(lái)在超市干過(guò)，之后到房產(chǎn)銷(xiāo)售公司工作。公司領(lǐng)導(dǎo)都只是問(wèn)問(wèn)什么學(xué)歷，有沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)等�！奥兀乙簿筒还軝n案這回事了。”
最近，張文虎咨詢(xún)出國(guó)事項(xiàng)時(shí)，被問(wèn)及檔案。“我說(shuō)我有檔案，一直在自己手里，對(duì)方說(shuō)我的檔案沒(méi)用，已經(jīng)成死檔了�！�
對(duì)策
盡快辦理改派手續(xù)
針對(duì)自己長(zhǎng)期保管檔案造成的檔案變死檔問(wèn)題，郝并壽提醒，個(gè)人應(yīng)盡快到教育部門(mén)下屬的大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心咨詢(xún)，通過(guò)辦理改派手續(xù)，將檔案存放在當(dāng)?shù)厝松绮块T(mén)下屬的人才交流中心(人才市場(chǎng))來(lái)激活。辦理改派手續(xù)時(shí)，在私企工作的，應(yīng)當(dāng)提供本人在私企工作的勞動(dòng)合同，并在一式三份就業(yè)協(xié)議蓋上單位章，再到人才市場(chǎng)蓋章，最后到大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章。辦完這些手續(xù)后，將檔案存放人才市場(chǎng)。
機(jī)關(guān)事業(yè)單位國(guó)有企業(yè)的工作人員，檔案由單位保管。若本人在這些單位工作的，一般不會(huì)出現(xiàn)個(gè)人長(zhǎng)期持有檔案的問(wèn)題，因?yàn)橐坏┱降絾挝簧习�，單位辦理入職時(shí)，就會(huì)要求個(gè)人協(xié)助辦理轉(zhuǎn)移檔案手續(xù)。
3.搬家時(shí)把檔案弄丟了
案例
“我一開(kāi)始在南內(nèi)環(huán)街住，后來(lái)搬到后北屯，再后來(lái)搬到和平北路�！贝髮W(xué)畢業(yè)不到兩年，劉靜宇已經(jīng)搬了好幾次家，“搬來(lái)搬去，把檔案丟了�！�
最初，為了節(jié)約開(kāi)支，結(jié)伴找工作，劉靜宇和3個(gè)同學(xué)一起租房子住。后來(lái)，同學(xué)陸續(xù)開(kāi)始談戀愛(ài)，一起租住多有不便。因此，他一度主動(dòng)搬出，另尋住處。再后來(lái)，他為了工作方便，再次搬家。“一開(kāi)始行李非常簡(jiǎn)單，就一個(gè)箱子;后來(lái)搬家，東西一次比一次多�！彼f(shuō)，他請(qǐng)同學(xué)幫忙搬家時(shí)，不得已扔了一些不常用的東西，檔案正好夾在其中。
現(xiàn)在，劉靜宇好不容易有機(jī)會(huì)到一家國(guó)有企業(yè)上班。該國(guó)企人力資源部要求他配合辦理檔案手續(xù)，但他的檔案沒(méi)了�！皼](méi)了檔案，和死檔一樣，沒(méi)有辦法辦手續(xù)，這可怎么辦?”
對(duì)策
尋找原始檔案重新建檔
針對(duì)檔案遺失造成的死檔、無(wú)檔問(wèn)題，郝并壽提醒，首先應(yīng)當(dāng)聯(lián)系家人、同學(xué)、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因?yàn)槿耸聶n案最為注重的就是它的原始性。比如，國(guó)家規(guī)定，辦理職工退休手續(xù)時(shí)，居民身份證與職工檔案所顯示的出生年月不一致，以本人檔案最先記載的出生時(shí)間為準(zhǔn)。再比如，在證明某一事項(xiàng)時(shí)，檔案記錄的證明效力要高于現(xiàn)單位出具的證明效力。
經(jīng)過(guò)努力后，仍未找到檔案，就只能通過(guò)畢業(yè)院校、所在黨組織等單位，查詢(xún)補(bǔ)辦有關(guān)檔案材料，比如，入學(xué)登記表、大學(xué)成績(jī)單，黨團(tuán)組織關(guān)系等，形成檔案。補(bǔ)辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場(chǎng)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位國(guó)有企業(yè)人事部門(mén))咨詢(xún)清楚，補(bǔ)辦檔案后，還要經(jīng)檔案存放地審核有效后，才算最終完成。
小資料
“打開(kāi)”檔案
高考試卷、學(xué)習(xí)成績(jī)表都在
個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的`主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起憑證、依據(jù)和參考作用。個(gè)人檔案里都有什么材料?郝并壽表示，一般有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、在校獎(jiǎng)罰材料、入團(tuán)入黨志愿書(shū)、體檢表、畢業(yè)生報(bào)到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。
郝并壽介紹，目前，在現(xiàn)實(shí)生活中，大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案仍然有多個(gè)方面的作用：可以建立人事關(guān)系，進(jìn)行連續(xù)工齡計(jì)算;辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)還需要個(gè)人檔案;專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)晉升要檔案記錄作依據(jù);報(bào)考公務(wù)員政審、出國(guó)政審，公證時(shí)要查閱個(gè)人檔案;考研時(shí)需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會(huì)在以上諸多方面造成不便，且補(bǔ)救起來(lái)時(shí)間長(zhǎng)、程序繁瑣。
管理檔案
個(gè)人進(jìn)步的同時(shí)要給檔案“升級(jí)”
還需要注意的是，檔案存放在人才市場(chǎng)后，個(gè)人不斷進(jìn)步的同時(shí)，也要給檔案“升級(jí)”。也就是說(shuō)，工作后，一定要持自己的進(jìn)步證明，及時(shí)到人才市場(chǎng)更新檔案。這些材料包括工作后取得的履歷、考核鑒定、培訓(xùn)證書(shū)、資格證書(shū)等材料，或者招錄、聘用、競(jìng)爭(zhēng)上崗、調(diào)動(dòng)等工作中形成的材料等。
另外，盡管目前繳納社會(huì)保險(xiǎn)暫時(shí)與檔案托管沒(méi)有必然聯(lián)系，但是，如上所述，檔案在退休時(shí)將作為核算工齡的重要依據(jù)，
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