高校檔案分類(lèi)方案范文
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一、體系結(jié)構(gòu)
根據(jù)《規(guī)則》和《分類(lèi)法》的要求，結(jié)合我校原分類(lèi)方案以及學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇和檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，采用“年度—問(wèn)題—保管期限”分類(lèi)法。即歸檔文件整理先按自然年度分開(kāi)，年度下按問(wèn)題分類(lèi)，問(wèn)題下再按保管期限區(qū)分。
(一)檔案類(lèi)目的劃分和標(biāo)識(shí)
1、一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)
我校檔案確定為十三個(gè)一級(jí)類(lèi)目，類(lèi)目代號(hào)采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母標(biāo)識(shí)，其名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：
DQ黨群檔案
主要是學(xué)校黨委各部、委、辦及群眾組織在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
XZ行政檔案
主要包括學(xué)校行政職能部門(mén)(教學(xué)、科研、外事、基建、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理、校辦產(chǎn)業(yè)除外)在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
JX教學(xué)檔案
主要是教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)(含學(xué)院)以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
KY科研檔案
主要是學(xué)校在科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
WS外事檔案
主要是外事管理工作和外事活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
CB出版檔案
主要是出版管理和出版活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料及各種出版物。
JJ基建檔案
主要是基本建設(shè)管理和基建項(xiàng)目建設(shè)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
CK財(cái)會(huì)檔案
主要是財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
SB儀器設(shè)備檔案
主要是儀器設(shè)備管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。
SX聲像檔案
主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種以聲音、圖像為記錄方式的專(zhuān)門(mén)載體及其與之相配套的材料。
DZ電子檔案
電子檔案，是指經(jīng)過(guò)鑒定，具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)和光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞的代碼序列及其相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。
RW人物檔案
人物檔案是經(jīng)學(xué)校確定為人物檔案收集范圍的.個(gè)人在國(guó)內(nèi)外教學(xué)、科研以及社會(huì)活動(dòng)中形成的、有保存價(jià)值的各種載體的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物材料，均屬人物檔案。
SW實(shí)物檔案
學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理、外事活動(dòng)中產(chǎn)生或獲得的紀(jì)念品、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、禮品、贈(zèng)品、證章等物品。
2、二級(jí)類(lèi)目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)
二級(jí)類(lèi)目是對(duì)一級(jí)類(lèi)目的細(xì)分，其標(biāo)識(shí)采用“兩位”阿拉伯?dāng)?shù)字，依次標(biāo)識(shí)為11、12……99，但不用帶“0”的數(shù)字，如10、20、……等。
3、三級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)、擴(kuò)展和類(lèi)目的連接
三級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)采用“自然數(shù)序列”。即依次標(biāo)識(shí)為1、2、3……，以區(qū)分不同的檔案內(nèi)容。類(lèi)目之間：一級(jí)與二級(jí)類(lèi)目之間直接相連;二級(jí)與三級(jí)類(lèi)目之間用連接號(hào)“·”連接。
(二)檔號(hào)的編制
1、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)
檔號(hào)的編制采用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢語(yǔ)拼音相結(jié)合進(jìn)行編碼，即由“全宗號(hào)、年度號(hào)、類(lèi)目號(hào)、保管期限、件號(hào)”五個(gè)部分組成。
(1)全宗號(hào)：由阿拉伯?dāng)?shù)字組成。我校檔案館現(xiàn)有2個(gè)全宗。一個(gè)是云南大學(xué)全宗(用“1”表示)，另一個(gè)是原云南政法高等專(zhuān)科學(xué)校全宗(用“2”表示)。
(2)年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
(3)類(lèi)目號(hào)：由一、二級(jí)(檔案內(nèi)容多時(shí)擴(kuò)展到三級(jí))類(lèi)目標(biāo)識(shí)符號(hào)組成。
(4)保管期限：采用兩種方式表示，第一種是在錄入計(jì)算機(jī)時(shí)，采用名稱(chēng)主詞漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母錄入，即永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為“D”;第二種是在手工填寫(xiě)檔案盒時(shí)，直接采用名稱(chēng)漢字主詞，即“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。
(5)件號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，按“件”的順序編寫(xiě)流水號(hào)。各部分標(biāo)識(shí)之間用連接號(hào)“—”連接。歸檔文件進(jìn)館以后，由檔案館統(tǒng)一對(duì)檔案盒編盒號(hào)。
2、檔案實(shí)體排列：編定盒號(hào)后，按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列上架。
二、分類(lèi)主表
本分類(lèi)主表僅按現(xiàn)有歸檔單位列出，新成立的單位依次按類(lèi)編入。
DQ黨群
11黨務(wù)綜合
12紀(jì)檢
13組織
14宣傳教育
含學(xué)生思想政治工作
15統(tǒng)戰(zhàn)
含民主黨派材料
16工會(huì)
含婦女工作
17團(tuán)委
含學(xué)生會(huì)、研究生會(huì)、學(xué)生社團(tuán)工作
18新聞中心
XZ行政
11行政綜合
12人事
13監(jiān)察審計(jì)
14公安(含武裝、保衛(wèi))
15后勤管理
16檔案管理
17離退休工作管理
18 “211”工程管理
19資產(chǎn)管理(科技文化開(kāi)發(fā)園區(qū)管理)
21北校區(qū)綜合管理
22圖書(shū)管理
23現(xiàn)代教育技術(shù)中心管理
24網(wǎng)絡(luò)與信息中心管理
25玉溪校區(qū)管理
26附中福保校區(qū)管理
27海埂校區(qū)管理
JX教學(xué)
11綜合[主要為教學(xué)管理性材料，各教學(xué)部門(mén)排列順序?yàn)椋?/p>
(1)研究生部
(2)教務(wù)處
(3)學(xué)生處
(4)體教部
(5)人文學(xué)院
(6)法學(xué)院
(7)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院
(8)公共管理學(xué)院
(9)職業(yè)技術(shù)學(xué)院
(10)成人教育學(xué)院
(11)數(shù)理學(xué)院
(12)經(jīng)濟(jì)學(xué)院
(13)工商與旅游管理學(xué)院
(14)信息學(xué)院
(15)化學(xué)與材料工程學(xué)院
(16)國(guó)際文化學(xué)院
(17)國(guó)際現(xiàn)代設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)院
(18)滇池學(xué)院
(19)附屬外國(guó)語(yǔ)學(xué)校
(20)附屬中學(xué)
(21)軟件學(xué)院
(22)資源環(huán)境與地球科學(xué)學(xué)院
(23)生命科學(xué)學(xué)院
(24)藝術(shù)學(xué)院
(25)國(guó)際關(guān)系學(xué)院
(26)云南大學(xué)旅游文化學(xué)院(麗江)
(27)大學(xué)外語(yǔ)教學(xué)部
(28)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院
(29)高等教育研究院]
12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置
13招生(博士、碩士、本專(zhuān)科、成人)
14學(xué)籍管理(含學(xué)生獎(jiǎng)懲)
15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
16學(xué)位(可擴(kuò)展到三級(jí)類(lèi)目)
1博士學(xué)位
2碩士學(xué)位
3學(xué)士學(xué)位(排列順序與綜合類(lèi)相同)
17畢業(yè)生情況(就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)跟蹤調(diào)查)
18教材
KY科研
11綜合
含科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料
12科研項(xiàng)目[根據(jù)項(xiàng)目設(shè)置，可擴(kuò)展到三級(jí)類(lèi)目，按科研機(jī)構(gòu)排列順序?yàn)椋?/p>
(1)社科處
(2)科技處
(3)科技開(kāi)發(fā)處
(4)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室
(5)微生物研究所
(6)實(shí)驗(yàn)中心
(7)發(fā)展研究院
(8)藥學(xué)院
(9)云南澄江動(dòng)物群研究中心
(10)單克隆抗體研究中心
(11)西南邊疆少數(shù)民族研究中心]
WS外事
11綜合
12出國(guó)(境)
13來(lái)校(訪(fǎng)問(wèn)、講學(xué)、研究)
14國(guó)際合作與會(huì)議
15外國(guó)留學(xué)生工作
CB出版(含出版社、校刊編輯部、《思想戰(zhàn)線(xiàn)》和學(xué)報(bào)編輯部)
11綜合
12校報(bào)
13刊物
JJ基本建設(shè)
11綜合
12基建工程項(xiàng)目(可根據(jù)項(xiàng)目擴(kuò)展到三級(jí)類(lèi)目)
CK財(cái)會(huì)
11綜合
12會(huì)計(jì)報(bào)表
13會(huì)計(jì)帳簿
14會(huì)計(jì)憑證
15工資清冊(cè)
獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金入此
SB儀器設(shè)備
11綜合
12儀器設(shè)備項(xiàng)目(可根據(jù)具體項(xiàng)目擴(kuò)展到三級(jí)類(lèi)目)
SX聲像
11照片(含底片、文字說(shuō)明)
12錄音帶
13錄像帶
14縮微膠片
15影視膠片
16幻燈片
SW實(shí)物
11文物、校史
12禮品、贈(zèng)品
13獎(jiǎng)品(狀)
14其它
DZ電子
11磁盤(pán)
12光盤(pán)
13磁帶
RW人物
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