會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點的演變討論的論文
摘要:分析了手工會計信息系統(tǒng)與電算化會計信息系統(tǒng)中會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體的演變,闡述了由手工到電算化環(huán)境下會計系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的特點變化。提出會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體是我們認識和設(shè)計會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系主線的觀點。
關(guān)鍵詞:會計信息系統(tǒng):內(nèi)部控制:會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體
一、會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制
會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制指的是由于會計工作組織或業(yè)務(wù)實施等方面的原因,所導(dǎo)致的會計信息失真、不合理、不合法等一系列方面的控制問題。各級管理部門為了保護國家和企業(yè)的財產(chǎn)完整與安全,確保會計及其他數(shù)據(jù)的可靠,保證國家及企業(yè)所制訂各項方針政策的貫徹與執(zhí)行,以及查錯防弊加強管理等為提高經(jīng)濟效益所采取的一切制度、方針措施和管理程序,均屬于會計內(nèi)部控制的范疇。
任何一家企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織,不論其規(guī)模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì),也不論其采取何種會計工作組織程序和信息處理方式,在其會計業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中,總是不同程度、不同方面地存在著一定的系統(tǒng)內(nèi)部控制問題。企業(yè)的會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問題是企業(yè)整個管理體系中不可分割的重要組成部分。
從傳統(tǒng)的手工會計到會計電算化系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標沒有變,會計核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法沒有變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使得會計業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此引發(fā)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新的特點和變化。探討和研究這些特點的演變,有助于我們建立科學嚴密的電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系。
二、手工環(huán)境下會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的特點
任何一種會計信息系統(tǒng),其系統(tǒng)的問題風險主要產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)的執(zhí)行主體上,因而系統(tǒng)內(nèi)部控制措施的制訂與實施,也應(yīng)該圍繞這一主體。手工條件下,人是所有會計業(yè)務(wù)組織和執(zhí)行的主要因素。所以以人為控制實施主體,是分析理解手工會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制特點的關(guān)鍵。
1、從會計工作的組織機制上來認識
在手工條件下,會計工作的組織形式是以經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)來劃分不同的核算職能組。內(nèi)部控制建立的基本原則是職權(quán)、不相容職務(wù)相分離的原則,在這一原則的基礎(chǔ)上,企業(yè)建立各種會計崗位與機構(gòu),制訂各級財務(wù)制度與職責。不同的人員嚴格限制在各自特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi),各級主管依制度實施嚴密監(jiān)督。通過核對記錄可以追溯任何一個環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。未經(jīng)授權(quán),任何人員都將難以瀏覽全部的會計資料。由此形成了手工條件下會計系統(tǒng)組織制度上的內(nèi)部牽制網(wǎng)。
2、從會計業(yè)務(wù)處理程序上來認識
手工業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),賬、證、表的處理工作分屬于不同的會計人員完成。為了正確處理每筆會計業(yè)務(wù),人們在手工業(yè)務(wù)處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié),設(shè)立了相應(yīng)的稽核制度和審查制度,如賬賬核對、賬證核對、賬表核對、賬實核對,以及各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施。這些制度和措施的建立,一定程度上保證了會計資料的正確性和一致性,也保證了各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性和合法性,體現(xiàn)了在手工條件下業(yè)務(wù)處理程序內(nèi)部控制的特點。
從以上分析可以看出,手工會計信息系統(tǒng)中內(nèi)部控制制度的實施主體都是圍繞著人的因素展開的。
三、電算化條件下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要特點演變
會計信息系統(tǒng)電算化,將手工條件下的大部分會計核算工作,如記賬、算賬、過賬、對賬、計算產(chǎn)品成本、編制報表等,均集中在電子計算機中由會計軟件來完成。原來手工條件下的會計部門工作基本上演變?yōu)橹回撠煂υ紨?shù)據(jù)的收集、生成、審批、編碼和信息處理結(jié)果的分析和保管方面。
依上圖可以看出,電算化條件下會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題有以下幾個方面的特點變化:
1、會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體的變化導(dǎo)致了內(nèi)部控制實施主體的變化
在電算化條件下,盡管計算機不能取代全部人工條件下的所有會計工作,但是,關(guān)鍵的會計信息處理和業(yè)務(wù)核算工作已由會計電算化軟件集中代替。于是,會計工作的執(zhí)行主體演變?yōu)槿伺c電算化軟件兩個因素,且電算化軟件是主要的執(zhí)行因素。這種變化使得會計電算化系統(tǒng)中的內(nèi)部控制實施主體也演變?yōu)槿伺c軟件兩個因素,且電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)問題風險將成為會計系統(tǒng)中內(nèi)部控制的主要風險。
2、數(shù)據(jù)輸入操作不當問題是電算化條件下會計業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的內(nèi)部控制問題
在電算化系統(tǒng)中,所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫,當憑證輸入后,系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務(wù)處理。一旦輸入操作不當,將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬、乃至會計報表等一系列的錯誤。因而,數(shù)據(jù)輸入操作不當?shù)膯栴}控制將是整個會計電算化業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)。
3、電算化條件下數(shù)據(jù)與責任的高度集中衍生出一系列重要的內(nèi)部控制問題
手工條件下,會計的多項業(yè)務(wù)資料,如憑證、日記賬、明細賬、總賬等均由不同的責任人分別記錄并保管。未經(jīng)授權(quán),任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。而在會計電算化系統(tǒng)中,所有的會計信息均全部集中于計算機中,且由同一套電算化軟件執(zhí)行多項業(yè)務(wù)處理。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)所導(dǎo)致的計算機數(shù)據(jù)資料高度共享的條件下,如果沒有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施,這種系統(tǒng)問題所導(dǎo)致的可怕后果是難以想象的。
另外,不同于手工條件下由多個業(yè)務(wù)崗位和多個責任人獨立操作所形成的明確責任分工情況,在電算化條件下,全部責任高度集中于同一電腦系統(tǒng)(或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)),高度集中于同一電算化軟件系統(tǒng)。這種特點使系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理資料面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統(tǒng)問題風險。因而數(shù)據(jù)與責任高度集中的內(nèi)部控制是電算化后會計系統(tǒng)面臨的一系列重要的內(nèi)部控制問題。
4、電算化后會計資料存儲介質(zhì)的變化導(dǎo)致了會計資料管理方面的一系列重要內(nèi)部控制問題
會計信息處理方式的電算化,引發(fā)了會計信息存儲介質(zhì)的一次革命。原來手工條件下的紙介質(zhì)將由磁性存儲介質(zhì)所代替。磁性存儲介質(zhì)的主要特點是閱讀分析直觀性差、數(shù)據(jù)涂改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱和忌彎曲等,這些特點和要求使會計信息系統(tǒng)的資料保存也面臨了一系列新的風險問題。
另外,會計信息系統(tǒng)電算化還引發(fā)了其他一些系統(tǒng)問題風險的控制點,如系統(tǒng)的不當開發(fā)問題、軟件系統(tǒng)的計算機病毒入侵問題、未經(jīng)授權(quán)的軟件調(diào)用和修改問題,以及軟件系統(tǒng)實施所引發(fā)的審計問題等。
從以上分析可以看出,會計電算化使系統(tǒng)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列新的特點變化,這些特點變化,均源于電算軟件這一新的會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體。它是我們認識和設(shè)計電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系的主線。
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