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電子校務(wù)在高職院校行政管理中的應(yīng)用
高職院校作為一個(gè)特殊的社會(huì)組織，其行政管理工作涉及大量的專(zhuān)業(yè)性管理工作，比如教學(xué)、科研、人事，甚至物資、總務(wù)等部門(mén)不僅承擔(dān)著指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)工作，也擔(dān)負(fù)著對(duì)教育教學(xué)質(zhì)量、科研成果等的評(píng)價(jià)和認(rèn)定工作，其重要性不容忽視。從近年我國(guó)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，我國(guó)高職院校的行政管理中必將大力引入信息化技術(shù)——電子校務(wù)。電子校務(wù)是電子政務(wù)在學(xué)校的具體化，是指學(xué)校通過(guò)現(xiàn)代化的管理理論與電子信息技術(shù)、利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)將學(xué)校外部和內(nèi)部的管理和服務(wù)職能進(jìn)行緊密集成，通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行日常事務(wù)和行政管理，按照設(shè)定的程序在網(wǎng)上實(shí)施，從而打破時(shí)間、空間及部門(mén)分割的制約，全方位的為學(xué)校及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明的管理和服務(wù)。
第一，效率更高。高效是信息化的主要特點(diǎn)之一。電子校務(wù)就是將信息化技術(shù)如網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等)應(yīng)用到高職院校的行政管理工作中，它打破了原有組織機(jī)構(gòu)的的界限，建立了一個(gè)幾乎是無(wú)障礙化的溝通渠道，使得高職院校的各個(gè)單位和部門(mén)可以與不同的高校(或者高校的只能部以及社會(huì)各界之間進(jìn)行溝通和聯(lián)系。在此種溝通模式下，打破了空間和時(shí)間的限制，工作人員可以根據(jù)需要的不同提供多元化的服務(wù)選擇，從而降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作人員的工作效率，最終提高整個(gè)行政管理工作的效率。第二，管理更加透明。行政管理部門(mén)是高職院校的信息中心，行政管理的信息化可以讓不僅提高了行政管理的辦公效率，而且由于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的公開(kāi)性，使得廣大師生都可以及時(shí)準(zhǔn)確的了解學(xué)校的最新動(dòng)態(tài)，同時(shí)也利于學(xué)校政策的及時(shí)傳達(dá)。校務(wù)的公開(kāi)和透明也是學(xué)校行政管理文明度提高的重要表現(xiàn)。由于電子校務(wù)對(duì)于有著“悠久傳統(tǒng)管理歷史”的高�？梢哉f(shuō)是積重難返，尤其是在管理理念方面，傳統(tǒng)的管理觀念可以說(shuō)是根深蒂固，想要迅速的改變是不可能的。
轉(zhuǎn)變行政管理的理念應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到電子校務(wù)是學(xué)校管理工作今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，在學(xué)校行政管理中應(yīng)用電子校務(wù)是時(shí)代使然;電子校務(wù)是一種全新的管理模式，它的應(yīng)用完全打破了目前的管理模式，使得老師和學(xué)�？梢酝耆黄颇壳暗臅r(shí)間和空間限制而參加到校務(wù)的管理工作中來(lái)。因此，電子校務(wù)將會(huì)充分發(fā)揮廣大師生的才智，使學(xué)校得到更好更快的發(fā)展。新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才，因此轉(zhuǎn)變管理理念的重要管理舉措之一就是引進(jìn)具有全新管理理念的觀念管理人才;除此之外，學(xué)校也要給予他們充分展示才能的機(jī)會(huì)。信息資源整合的目的就是要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值的最大化。信息共享的過(guò)程也是管理人員創(chuàng)新的過(guò)程以及構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的過(guò)程。
在實(shí)現(xiàn)信息共享的過(guò)程中，有必要打破各個(gè)部門(mén)之間的信息溝通障礙的現(xiàn)象，將各個(gè)部門(mén)之間有價(jià)值的信息資源集中管理以達(dá)到共享的目的。針對(duì)數(shù)量龐大的網(wǎng)絡(luò)資源，應(yīng)該進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立針對(duì)教學(xué)、科研、管理等不同內(nèi)容的、具備強(qiáng)大搜索功能的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，使廣大師生以及高校行政管理人員能夠通過(guò)簡(jiǎn)單操作即能獲得相關(guān)信息與服務(wù)。同時(shí)還要以數(shù)據(jù)鏡像的方式建立全球教育資源吸收系統(tǒng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)一些高質(zhì)量的圖書(shū)館、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立鏡像，為廣大師生提供更加專(zhuān)業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理等方面的資料。除此之外，個(gè)性化的服務(wù)也是信息資源的開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程必須要高度重視的問(wèn)題。個(gè)性化的信息服務(wù)不僅有利于學(xué)生對(duì)信息的接受，也體現(xiàn)出了學(xué)校對(duì)信息資源管理工作的重視。同時(shí)也個(gè)性化服務(wù)中融入學(xué)校自身風(fēng)格，也對(duì)學(xué)校對(duì)外展示的“形象窗口”，有利于學(xué)校形象的提升。
系統(tǒng)觀念要求工作人員用聯(lián)系和動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)來(lái)看待電子校務(wù)在高職院校的中應(yīng)用。學(xué)校的行政管理涉及到教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、校產(chǎn)管理系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)。在管理中。電子校務(wù)的實(shí)施是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過(guò)程，涉及面廣，信息量多，工作難度大。不但要涉及到管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方法等方面的變動(dòng)，還要考慮到報(bào)表格式、數(shù)據(jù)分類(lèi)及編碼統(tǒng)一等問(wèn)題，這些都涉及到學(xué)校全局的問(wèn)題。
構(gòu)建完善的電子校務(wù)安全體系，是實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)在行政管理中安全應(yīng)用的重要舉措。便捷和高效是信息化給電子校務(wù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，但同樣不可忽視的問(wèn)題是信息安全問(wèn)題。為了更加有效和及時(shí)地應(yīng)對(duì)信息安全問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該常備專(zhuān)業(yè)人才負(fù)責(zé)電子校務(wù)的信息安全維護(hù)問(wèn)題，為了充分利用這些人才資源，也可以讓其負(fù)責(zé)日常的普通維護(hù)問(wèn)題。除此之外，制度保證是必不可少的。高職院校町以根據(jù)自身的特點(diǎn)來(lái)制定完整、規(guī)范以及具有較強(qiáng)操作性的信息安全管理制度，并認(rèn)真地監(jiān)督實(shí)施。時(shí)代的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展，人們管理意識(shí)的提升，都會(huì)讓人們更加重視電子校務(wù)的發(fā)展問(wèn)題。在高職院校的行政管理方面應(yīng)用電子校務(wù)，能夠提供學(xué)校的工作效率，最終提高學(xué)校的整體競(jìng)爭(zhēng)力。
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