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館藏期刊檢索結(jié)果存在的問題及對(duì)策研究
摘要：目前，國(guó)內(nèi)有400多家高校圖書館在使用匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)，但使用的效果卻良莠不齊，特別是在期刊文獻(xiàn)的管理中出現(xiàn)的問題又較多。文章通過對(duì)多家高校圖書館期刊書目檢索的結(jié)果進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)了多項(xiàng)共同的問題，仔細(xì)剖析其成因，并提出了對(duì)應(yīng)的解決方案。
關(guān)鍵詞：匯文系統(tǒng);書目檢索;高校圖書館;期刊管理
計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及一些圖書館管理軟件在圖書館中的廣泛應(yīng)用，使手工檢索、手工借閱成為歷史，極大地方便了讀者，更為圖書館的資源共享提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。縱觀現(xiàn)今“211”高校圖書館所使用的圖書館管理軟件，主要有國(guó)內(nèi)研制的匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)、ILAS、MELINETS及國(guó)外的INNOPAC、UNICORN等，無論采用哪種管理軟件，宗旨永遠(yuǎn)是方便讀者，提高讀者的服務(wù)質(zhì)量，即“一切為了讀者”。
一、調(diào)查及統(tǒng)計(jì)
1.1 “匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”
“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”是基于高校圖書館管理模式下，以江蘇省高校文獻(xiàn)保障服務(wù)系統(tǒng)(JALIS)為宗旨，面向網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、區(qū)域化的基本設(shè)計(jì)思想，使最終成型的系統(tǒng)充分體現(xiàn)了用戶功能模塊的完整性、界面的良好性、功能參數(shù)設(shè)置的靈活性等特點(diǎn)，并且具有強(qiáng)大的廣域網(wǎng)環(huán)境應(yīng)用服務(wù)功能，在數(shù)據(jù)庫(kù)存貯級(jí)、應(yīng)用檢索級(jí)、用戶界面級(jí)均實(shí)現(xiàn)了各種不同國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)與協(xié)議的應(yīng)用，具有齊全的業(yè)務(wù)功能，如采訪、編目、典藏、流通、期刊、統(tǒng)計(jì)及系統(tǒng)管理等。其中連續(xù)出版物管理子系統(tǒng)，包含了期刊的訂購(gòu)、簽到、催缺、下架、裝訂管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校圖書館的調(diào)查結(jié)果
筆者于2014年10月5日―7日，通過網(wǎng)絡(luò)登錄江蘇南京范圍內(nèi)的44所高等院校的主頁(yè)，以一名讀者的身份查詢各個(gè)高校圖書館的期刊館藏資源，除5所高校外其他39所高校均使用“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”。這39所高校圖書館的調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)見表1。
二、分析成因，解決問題
2.1 改名期刊作為兩種不同種期刊著錄
期刊改名(或更名)是期刊變化現(xiàn)象之一。據(jù)《中國(guó)期刊年鑒》統(tǒng)計(jì)，2001 年共有282種期刊更名，2003年共有305種期刊更名，2007年共有137種期刊更名。期刊刊名是圖書館征訂、著錄、登到、典藏及讀者檢索的主要依據(jù)，如果著錄時(shí)對(duì)更名期刊處理不當(dāng)，機(jī)械地只看期刊的名稱，當(dāng)成兩種不同的期刊著錄，割裂了原名期刊和改名期刊之間的聯(lián)系，那么就會(huì)影響到期刊上述系列的管理工作，同時(shí)還影響到編目的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，甚至影響到讀者對(duì)期刊資源的檢索利用。因此，將改名期刊作為兩種不同種期刊著錄是不正確的。按照《〈連續(xù)出版物著錄規(guī)則〉例釋》一書的闡釋，期刊更名或改名即“根據(jù)我國(guó)漢語(yǔ)及其他少數(shù)民族語(yǔ)言的特點(diǎn)，凡是題名有任何字或詞的順序的改變、增、刪，都應(yīng)看作題名的改變”。連續(xù)出版物工作者一直認(rèn)為，一種期刊不管經(jīng)過多少次改名，只要卷期號(hào)相連或者甚至重新開始新的卷期，也還是一個(gè)品種。這一觀點(diǎn)在按“集中反映”原則著錄的圖書館目錄中，可以得到強(qiáng)有力的證據(jù)。因?yàn)樗麄儗⒏鱾�(gè)改名都集中在一個(gè)最新或最老的題名下，因而就必然用同一個(gè)索取號(hào)，即使采用“分段反映”著錄法的圖書館，同樣認(rèn)為只要卷期號(hào)相連接，改名以后仍然是一個(gè)品種。在一種期刊分為A、B兩輯，為了使索取號(hào)與品種的連續(xù)相一致，只對(duì)B輯的索取號(hào)做了改動(dòng)，即在原有索取號(hào)后加“B”，而讓A輯繼承原有索取號(hào)。也就是說，在任何改名、合并改名、合并改出、分輯、分出的情況下，原有索取號(hào)必定有一個(gè)“繼承者”，以表示這個(gè)品種仍在出版。這種處理原則在當(dāng)時(shí)完全是正確的。[1]
當(dāng)然，期刊更名比較復(fù)雜，我們必須透過期刊的表面現(xiàn)象，弄清其來龍去脈，針對(duì)不同的情況去分別處理。有關(guān)期刊更名的著錄方法，圖書館界有許多館員都有著較深的研究，如相關(guān)的論文有：趙文華的《中文期刊更名的分析及其處理對(duì)策》、陳潔薇的《淺談期刊更名的著錄方法》、王靜華的《中文期刊的更名及MARC著錄》等。[2-4]
2.2 現(xiàn)刊館藏信息與過刊館藏信息同時(shí)存在
任何圖書管理系統(tǒng)的開發(fā)，都是基于成熟的圖書館管理的經(jīng)驗(yàn)和理論，沒有也絕不可能是凌駕于圖書館或違背圖書館的實(shí)際工作，“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”也不例外�，F(xiàn)刊館藏信息與過刊館藏信息同時(shí)存在，這是一個(gè)常識(shí)性的錯(cuò)誤，這樣的檢索結(jié)果會(huì)讓讀者無所適從。
2.3 同一期刊存在多條Marc數(shù)據(jù)
我們?cè)诮^藏中文期刊數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)力求所著錄的項(xiàng)目完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。對(duì)于一種期刊而言，其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)也只能是唯一的。如果同一期刊存在多條Marc數(shù)據(jù)，會(huì)造成以下后果：①讓讀者無法了解這種期刊確切、完整的信息。②館藏信息項(xiàng)可能會(huì)分散在不同的Marc數(shù)據(jù)下，影響?zhàn)^藏的查全率。③增加垃圾數(shù)據(jù)，占用服務(wù)器的內(nèi)存。
2.3.1 成因。①訂購(gòu)期刊時(shí)，導(dǎo)入的訂購(gòu)Marc數(shù)據(jù)。目前各期刊供應(yīng)商所提供的訂購(gòu)信息數(shù)據(jù)僅包含ISSN、郵發(fā)代號(hào)、期刊名稱、出版頻率、單價(jià)、年價(jià)等一些信息，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入時(shí)也僅對(duì)應(yīng)011、092、200、326等一些字段，對(duì)期刊其他的一些內(nèi)容沒有過多的描述，而這樣導(dǎo)入的訂購(gòu)Marc數(shù)據(jù)我們通常稱為簡(jiǎn)Marc。②回溯建庫(kù)或新合訂本刊編目時(shí)，漏查重而重復(fù)編制或?qū)隡arc數(shù)據(jù)。
2.3.2 解決方案。①在新增加期刊時(shí)，期刊供應(yīng)商無法提供完整、準(zhǔn)確的訂購(gòu)信息數(shù)據(jù)時(shí)，我們就不可用供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)，而應(yīng)通過編制或?qū)胪暾�、�?zhǔn)確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)作為我們新訂期刊的數(shù)據(jù)。②對(duì)于續(xù)訂刊我們應(yīng)引用并適時(shí)修改已有的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)，不另外導(dǎo)入供應(yīng)商提供的訂購(gòu)信息數(shù)據(jù)。③回溯建庫(kù)或新合訂本刊編目查重時(shí)，應(yīng)采取多途徑的查重，只要認(rèn)真仔細(xì)，漏查重現(xiàn)象是完全可以避免的。
2.4 其他問題
2.4.1 期刊的回溯建庫(kù)工作�！镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書館規(guī)程(修訂)》就定義了高校圖書館本身就是“教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)”，要求“高等學(xué)校圖書館應(yīng)重視目錄體系建設(shè)，成為全校的書目數(shù)據(jù)中心;建立完善的文獻(xiàn)信息檢索系統(tǒng)，滿足用戶多途徑檢索的需求。”計(jì)算機(jī)及“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”的應(yīng)用只是給了圖書館現(xiàn)代化管理的一個(gè)平臺(tái)，其內(nèi)涵還得要圖書館員們通過專業(yè)的知識(shí)及辛勤的勞動(dòng)去建立，即回溯建庫(kù)的工作，建成書目數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然，要進(jìn)行回溯建庫(kù)往往會(huì)產(chǎn)生如下的問題。①工作量大。回溯建庫(kù)工作就是將已有圖書館的卡片式或書本式的目錄轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)使用的機(jī)讀目錄，其工作流程比較復(fù)雜。就一個(gè)圖書館而言，已有的期刊資源(指期刊合訂本)少則幾萬冊(cè)，多則十幾萬冊(cè)，要將這些期刊回溯、加工，將會(huì)花費(fèi)很多的人力、物力。②對(duì)工作人員的要求較高。從事回溯建庫(kù)工作的員工，不但要求掌握?qǐng)D書館的分類、編目專業(yè)知識(shí)，熟悉期刊文獻(xiàn)資源的特點(diǎn)，還要掌握著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引規(guī)則、Marc格式及“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”的各個(gè)模塊的使用等。③數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。一個(gè)有生命力的數(shù)據(jù)庫(kù)，就應(yīng)該經(jīng)常維護(hù)使其成為制度化，以確保期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性、準(zhǔn)確性。這是數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。
2.4.2 計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的問題。計(jì)算機(jī)硬件的合理配置和軟件系統(tǒng)的正常維護(hù)是目前圖書館的一項(xiàng)比較重要的工作之一。①計(jì)算機(jī)本身的性能直接影響著數(shù)據(jù)查重、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入等工作效率和速度。有時(shí)由于計(jì)算機(jī)的原因在數(shù)據(jù)錄入和轉(zhuǎn)入的過程中出現(xiàn)非人為的錯(cuò)誤，如由于計(jì)算機(jī)硬件質(zhì)量問題，操作中計(jì)算機(jī)經(jīng)常死機(jī)，造成數(shù)據(jù)丟失;不完整編目軟件系統(tǒng)如性能不好或功能不全，就不能產(chǎn)生高質(zhì)量的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。這些同樣影響建庫(kù)的速度與質(zhì)量。②無法登錄圖書館主頁(yè)，或登錄主頁(yè)后無法查詢書目數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，都和計(jì)算機(jī)硬件的配置、軟件系統(tǒng)的維護(hù)相關(guān)，嚴(yán)重影響了讀者的正常使用。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著科技的不斷發(fā)展，一些高科技在圖書館管理中的應(yīng)用，大大提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量和水平。當(dāng)然，任何高科技在圖書館的應(yīng)用都不會(huì)也不能脫離圖書館的基礎(chǔ)工作，我們應(yīng)當(dāng)努力掌握?qǐng)D書館工作的內(nèi)涵和要求，在此基礎(chǔ)上將高科技的技術(shù)和手段應(yīng)用到圖書館管理中，為圖書館服務(wù)，切不可本末倒置。同時(shí)，我們也要努力學(xué)習(xí)應(yīng)用高科技的圖書館管理的成果，如上述的“匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)”，挖掘系統(tǒng)的功能，結(jié)合圖書館工作的實(shí)際情況，把圖書館的管理工作推向一個(gè)更高的階段。
參考文獻(xiàn)：
[1] 吳龍濤，葉奮生.《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》例釋[M].沈陽(yáng)：遼寧人民出版社，1986.
[2] 趙文華.中文期刊更名的分析及其處理對(duì)策[J].高校圖書館工作，2005(4)：80-82.
[3] 陳潔薇.淺談期刊更名的著錄方法[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006(9)：110-111.
[4] 王靜華.中文期刊的更名及MARC著錄[J].圖書館建設(shè)，2006(6)：38-40.
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