行政秘書如何做好會(huì)議記錄
會(huì)議記錄是公司里行政秘書的一項(xiàng)日常工作，如何做好會(huì)議記錄?下面應(yīng)屆畢業(yè)生小編為您介紹行政秘書如何做好會(huì)議記錄?
會(huì)議記錄是公司里行政秘書的一項(xiàng)日常工作，看似簡(jiǎn)單，真正做好并不容易。它需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后投入足夠的`時(shí)間和精力，充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。做好會(huì)議記錄應(yīng)著重把握好以下三點(diǎn)：
1、準(zhǔn)備細(xì)致到位
認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會(huì)議記錄的重要保障。會(huì)前，記錄人要對(duì)會(huì)議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解，對(duì)以往相關(guān)會(huì)議討論情況、會(huì)議決議等做到心中有數(shù)。
會(huì)議記錄通常采用現(xiàn)場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對(duì)有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。
對(duì)此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)議記錄效果。
2、記錄完整真實(shí)
一份完整的會(huì)議記錄，除了會(huì)議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì)人員、列席人員、缺席人員、會(huì)議討論議題等要素。會(huì)議記錄的目的，就是要忠實(shí)記載會(huì)議召開(kāi)時(shí)的情景，以便日后查閱。這就要求會(huì)議記錄必須真實(shí)，不能夾雜個(gè)人觀點(diǎn)，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說(shuō)內(nèi)容全部記錄下來(lái)，保持語(yǔ)言的原汁原味。
3、整理準(zhǔn)確及時(shí)
會(huì)上記錄的內(nèi)容只是一個(gè)草稿，會(huì)議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會(huì)議記錄。
在此過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)記錄內(nèi)容查漏補(bǔ)缺。根據(jù)會(huì)議錄音等對(duì)記錄文稿進(jìn)行核對(duì)，對(duì)遺漏內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)記錄有誤處加以修正。二是對(duì)人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實(shí)。對(duì)個(gè)別無(wú)法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標(biāo)注拼音。三是對(duì)記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會(huì)議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后，應(yīng)及時(shí)歸檔留存。
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