邀請函的寫作方法及技巧

　　大家對邀請函一定不陌生。在不斷進(jìn)步的社會中，很多活動都需要使用邀請函，那么寫邀請函真的很難嗎？下面是小編精心整理的邀請函的寫作方法及技巧，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　1、簡介

　　邀請信是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。但要注意，簡潔明了，看懂就行，不要太多文字。

　　2、格式

　　搬遷邀請函

xx單位(領(lǐng)導(dǎo)朋友等)：

　　感謝您一直以來對本公司(或本人)的關(guān)心和支持，使公司得以業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展，現(xiàn)公司已遷至————(某地)，誠邀請貴單位(或領(lǐng)導(dǎo)朋友)在(時間地點)參觀公司新址，并赴本公司的慶典午宴。

　　落款：(單位、時間)

　　一般格式

尊敬的xx：

　　您好!

　　xx單位將于xx年xx月xx日在xx地，舉辦xx活動，特邀您參加，謝謝。

　　單位

　　xx年xx月xx日

　　3、應(yīng)用

　　在應(yīng)用寫作中邀請函是非常重要的，而商務(wù)活動邀請函是邀請函的一個重要分支，寫好它至關(guān)重要。

　　商務(wù)禮儀活動邀請函是商務(wù)禮儀活動主辦方為了鄭重邀請其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營銷渠道商、運輸服務(wù)合作者、政府部門負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等)參加其舉行的禮儀活動而制發(fā)的書面函件。它體現(xiàn)了活動主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務(wù)活動中的人際社交關(guān)系。企業(yè)可根據(jù)商務(wù)禮儀活動的目的自行撰寫具有企業(yè)文化特色的邀請函。

　　一般來說，商務(wù)禮儀活動邀請函的文本內(nèi)容包括兩部分：邀請函的主體內(nèi)容和邀請函回執(zhí)。請看例文。

　　網(wǎng)聚財富主角阿里巴巴年終客戶答謝會

　　邀 請 函

尊敬的××先生/女士：

　　過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角。

　　新年即將來臨，我們傾情實現(xiàn)網(wǎng)商大家庭的快樂相聚。為了感謝您一年來對阿里巴巴的大力支持，我們特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶答謝會，屆時將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎品等待著您，期待您的光臨!

　　讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂!

　　阿里巴巴

　　4、結(jié)構(gòu)

　　標(biāo)題

　　由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標(biāo)語。如例文，“阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函”及活動主題標(biāo)語——“網(wǎng)聚財富主角”�；顒又黝}標(biāo)語可以體現(xiàn)舉辦方特有的企業(yè)文化特色。例文中的主題標(biāo)語——“網(wǎng)聚財富主角”獨具創(chuàng)意，非常巧妙地將“網(wǎng)”——阿里巴巴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司與“網(wǎng)商”——“財富主角”用一個充滿動感的動詞“聚”字緊密地聯(lián)結(jié)起來，既傳達(dá)了阿里巴巴與尊貴的“客戶”之間密切的合作關(guān)系，也傳達(dá)了“阿里人”對客戶的真誠敬意。若將“聚”和“財”連讀，“聚財”又通俗、直率地表達(dá)了合作雙方的合作愿望，可謂“以言表意”、“以言傳情”，也恰到好處地暗合了雙方通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)利益共贏的心理。

　　稱謂

　　邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長)”。

　　正文

　　邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

　　正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　例文中，正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“2005年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。(看原文)

　　第一段開頭語——“過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角。”和第三段結(jié)束語——“讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂!”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網(wǎng)商”精誠合作，真誠為客戶服務(wù)的經(jīng)營宗旨，又表達(dá)了對未來的美好展望，阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富，共享快樂。

　　這兩句話獨立成段，簡要精煉，語義連貫，首尾照應(yīng)，符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。

　　落款

　　落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

　　5、注意問題

　�、俦谎�請者的姓名應(yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號或別名。

　�、谠趦蓚�姓名之間應(yīng)該寫上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。

　�、蹜�(yīng)寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。

　�、軐懨髋e辦活動的地點。

　　例如：

　　沛縣中學(xué)1965級高一(1)班同學(xué)“再相會”聯(lián)誼活動邀請函

XXX同學(xué)：

　　你好!

　　每提及你的名字，你仿佛就站在我們眼前，仿佛又回到火熱的學(xué)校生活，思念之情油然而生。想來你也和我們一樣，很想一聚。

　　四十五年啦，但多彩的學(xué)校生活、深厚的同學(xué)情誼卻還是那么清晰。我們的眼前常常浮現(xiàn)出教室門前那棵蔥綠的核桃樹，浮現(xiàn)出假山旁那幾桿婆娑的青竹，浮現(xiàn)出教堂那帶有神秘色彩的西式建筑;耳畔常�；仨懫鹦炖钤菩ｉL那淵博、機敏、幽默的語言，回響起張德沛老師那簡潔、明晰的講演，回響起劉洪鈴師傅搖動的清脆鈴聲的悠遠(yuǎn);腦海里更記得高考輝煌的1965年，記得我們高一(1)班演出的引人注目的《紅梅贊》，記得我們清晨書聲瑯瑯、志存高遠(yuǎn)。

　　四十五年啦，不論浪跡于天涯、還是踟躕于海角，不論在從軍路上、還是在三尺講臺，不論享受著成功的輝煌、還是咀嚼著失意的苦澀，那深深的同學(xué)情啊，始終像一壇陳年老酒，日久彌濃的醇香，深深地陶醉著我們。多少回神游母校，多少次夢醒相會。聚吧，日已過午，不聚更待何時?每一顆心都熱切地期盼著。

　　四十五年啦，我們這一群鬢染微霜、年過花甲之人又要相聚了，那赤子之情猶如激流般地涌動。撂下廚房的湯勺，丟下手中的菜籃，扶下膝頭的愛孫，不顧汽車的顛簸，不怕航輪的驚濤，不懼飛機的氣旋，奔跑著，跳躍著，唱著，笑著，緊緊相擁，有多少深情要敘，有多少摯語要說!

　　四十五年啦，來吧!相聚的激情、相聚的歡樂、相聚的回憶，將是尚滿天際的紅霞、重陽佳節(jié)的黃菊，描繪出我們?nèi)松�中一道亮麗的風(fēng)景線。給我們鼓舞，給我們熱情，給我們感悟，給我們溫馨。來吧!你的到來將給聯(lián)誼增輝，你的缺席將使每一個人悵然。來吧!每一個同學(xué)都張開著熱情的雙臂，期待著、期待著你的到來!

xx

　　xx年xx月xx日

　　6、辦理流程

　　一、邀請單位的申請報告(申請報告內(nèi)容包括：被邀請人的姓名、背景資料、來訪目的，來華期間主要活動計劃，計劃行程日期等)。

　　二、邀請函原件(英文)，要求邀請單位負(fù)責(zé)人簽字后加蓋單位公章。

　　三、邀請單位出具的擔(dān)保函，要求法人代表簽字并加蓋單位公章，擔(dān)保函中注明"被邀請人在華期間如有任何違法行為有我公司負(fù)責(zé)"。

　　四、邀請單位的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件(加蓋單位公章)。

　　五、被邀請人的護照復(fù)印件(可用傳真復(fù)印件)

　　邀請函的寫作技巧

　　一、適合父母發(fā)的婚禮邀請

　　親愛的親友們，這是一個充滿喜悅的消息——我們的寶貝兒女即將踏入人生的新篇章，步入婚姻的圣殿。他們計劃在公歷2023年10月10日（星期六），下午15:00舉行婚禮。我們將在這個特別的日子里，與所有關(guān)心和支持他們的朋友們共享這份喜悅。

　　請您與家人一同出席這個美好的時刻，共同見證這對新人步入新的生活階段。我們深切地期待著您的光臨，并相信您的出席將為他們的婚禮增添更多的幸福與色彩。

　　為了方便安排，我們已經(jīng)預(yù)留了特別的座位。如果您愿意提前告訴我們您的確切到訪時間，我們會更加高興。

　　最后，再次感謝您一直以來對孩子們無私的關(guān)愛和支持。我們熱切期盼您的到來，讓我們一起分享這份喜悅。

　　敬請回復(fù)確認(rèn)您的出席情況，以便我們做好充分的準(zhǔn)備。

　　誠摯的問候及熱烈的歡迎，新人的父母

　　二、父母微信通知結(jié)婚邀請語

　　我們的孩子即將步入人生的新階段，我們感到無比幸福�；槎Y將于[婚禮日期]在[婚禮地點]舉行，特此邀請您共襄盛舉。期待與您分享這份喜悅！

　　喜糖佳緣，共赴人生。犬子小明與賢女小紅將于X月X日舉行婚禮，誠邀您的光臨。時間：中午12點；地點：城市花園酒店。我們期待著您的到來，分享這份喜悅與幸福！

　　各位親朋好友，我們的孩子即將在[婚禮日期]攜手心愛之人走進(jìn)婚姻殿堂，地點：[婚禮地點]。誠摯邀請您的到來，見證這份美好。

　　親愛的朋友，我們很榮幸地邀請您參加我們兒子/女兒與她/他的伴侶的婚禮。這對新人將在美好的春日里喜結(jié)連理，共度余生。

　　三、女方父母邀請函

尊敬的親朋好友：

　　小女于xx年xx月xx日成婚，特邀您與家人共襄盛舉，共享喜悅。我們?nèi)�家懷著無比激動的心情，期待在這個特別的日子里，與您一同見證這段美好的姻緣。

　　婚禮詳情如下：

　　日期和時間：xx年xx月xx日，下午x時

　　地點：xx酒店（具體樓層）

　　請?zhí)�上的稱呼：尊敬的[對方父母的姓名]

　　其他注意事項：請穿著正式服裝，攜帶適當(dāng)?shù)亩Y物

　　我們熱切期待您的光臨，共同慶祝這個美好的時刻。如有疑問或需要更多信息，請隨時與我聯(lián)系。

　　再次感謝您的關(guān)心和支持，期待您的到來。

　　敬請回復(fù)，以便確認(rèn)您的出席情況。

　　順祝商祺，[您的姓名]

　　[您的聯(lián)系方式]

　　請注意，上述邀請函的內(nèi)容需要根據(jù)實際情況進(jìn)行個性化調(diào)整，如日期、時間、地點、稱呼等信息。同時，如果有特定的主題或是想要表達(dá)的特殊情感，也可以根據(jù)個人喜好添加相應(yīng)的表述。

　　【適用情況】

　　最近協(xié)助組織學(xué)術(shù)會議，需要群發(fā)邀請函，既有寄出的信件，也有電子郵件。因為參會人員較多（近百位），這時候挨個填寫邀請函，地址和發(fā)郵件（每個郵件地址附一個針對收件人的邀請函），如果人工復(fù)制黏貼，需要建立100多個文檔，100多個郵件，打印100多分邀請函和報到函，于是這時候就該用word的【郵件合并功能】，自動生成“格式相同但是內(nèi)容稍微有些差別的文檔和郵件”。

　　【步驟】

　　1、建立聯(lián)系人excel列表，把每個“元素”：都拆細(xì)，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務(wù)，稱呼，郵箱地址（一格只放一個），地址，郵編等。這是一切數(shù)據(jù)的來源，可用來生成任何格式的文檔。

　　2、建立邀請信word文檔，和之前的excel放在同一個文件夾里。調(diào)整好格式等。如需打印信封，也一樣制作一個word文檔。

　　3、郵件合并功能。

　�。�1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。

　�。�2）選擇收件人，“使用現(xiàn)有的表”，選擇剛才做好的excel。

　�。�3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯(lián)系人，若是全部都要使用，就略過這一步。

　�。�4）插入域。在需要插入“內(nèi)容”，例如姓名的地方點擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時在word文檔出現(xiàn)姓名類似的標(biāo)志。

　�。�5）預(yù)覽結(jié)果。點擊預(yù)覽結(jié)果后，可以看到被替換成excel里的第一個姓名，在預(yù)覽結(jié)果的菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結(jié)果。

　�。�6）完成合并。選擇發(fā)送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個一個獨立的文檔。

　　4、高級功能。如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個合并到pdf的按鈕。對于發(fā)送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時候出錯或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發(fā)給許多港澳人士，邀請函轉(zhuǎn)成繁體字，但是有時word會在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發(fā)送電子郵件。

　　【總結(jié)】

　　1、excel做數(shù)據(jù)庫——2、word做模版——3、數(shù)據(jù)用“郵件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。

　　附圖：在2010里很直觀方便，按從左往右的圖標(biāo)一步一步做就好了。

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