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職場(chǎng)電話基本禮儀有哪些
職場(chǎng)中，電話是我們和領(lǐng)導(dǎo)、同事或者和客戶溝通的重要方式，那么職場(chǎng)電話禮儀常識(shí)是哪些呢? 下面是小編為大家收集關(guān)于職場(chǎng)中打電話的禮儀有哪些，歡迎借鑒參考。
職場(chǎng)有哪些打電話的禮儀?
1、及時(shí)接聽(tīng)
職場(chǎng)中有時(shí)接電話也有低潮期，一個(gè)電話總是要響了幾聲才去接聽(tīng)，其實(shí)這樣是不合適的。鈴響后應(yīng)及時(shí)拿起電話，不帶任何情緒化，否則就是我們?cè)诼殘?chǎng)上缺乏效率、不夠?qū)I(yè)的表現(xiàn)。如果對(duì)方事情很著急，延遲接電話會(huì)令對(duì)方產(chǎn)生焦慮情緒。因此，電話鈴聲在響過(guò)兩聲之后及時(shí)接聽(tīng)，是一個(gè)非常合適的時(shí)機(jī)，如果電話相距較遠(yuǎn)，或者走不開(kāi)未能及時(shí)接聽(tīng)，應(yīng)該在拿起電話后首先表示歉意。
2、移動(dòng)電話禮儀
“開(kāi)會(huì)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)為震動(dòng)”是基本的職場(chǎng)電話禮儀。當(dāng)會(huì)議中其他人在發(fā)言或者傳達(dá)重要的事情，如果手機(jī)鈴聲突然響起，不但打斷了發(fā)言人的思路，也會(huì)轉(zhuǎn)移參會(huì)者的注意力，使會(huì)議受到干擾，對(duì)與會(huì)人員也不尊重。
3、撥打電話禮儀
撥打電話之前，首先將電話內(nèi)容整理清楚。對(duì)方接聽(tīng)后首先說(shuō)“您好，我是xx(或單位名稱)，請(qǐng)問(wèn)xx總在嗎?”，確定人員后，將事先準(zhǔn)備的通話內(nèi)容一一講述，并確認(rèn)對(duì)方清楚(比如：“我說(shuō)明白了嗎?”而不是“你聽(tīng)清楚了嗎?”)，等對(duì)方掛斷后再放下電話。
如非必要，不要在筏作時(shí)間(如休息、用餐時(shí)間、節(jié)假日等)打電話。
職場(chǎng)電話禮儀有哪些
1.主動(dòng)自報(bào)單位名稱或者姓名，別等對(duì)方詢問(wèn)時(shí)再回答。
無(wú)論是接電話，還是打電話，在電話接通時(shí)，都要先說(shuō)“您好，這里是xxx(單位名稱)”或者說(shuō)“您好!我是xxx”。
主動(dòng)自報(bào)單位名稱或者姓名，能夠讓對(duì)方先明確你的身份，心理有所準(zhǔn)備。如果在電話接通時(shí)，你直接問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)xxx在嗎?”無(wú)論對(duì)方是不是你要找的人，都會(huì)產(chǎn)生一種很唐突的感覺(jué)。
2.如果你是撥打電話的一方，在電話中斷時(shí)，要主動(dòng)回?fù)苓^(guò)去。
在打電話時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)生電話中斷的情況，在電話中斷后，如果剛才你是撥打電話的一方，要主動(dòng)再撥過(guò)去。即使剛剛在電話里，主要的事情已經(jīng)交談結(jié)束，也要再撥過(guò)去說(shuō)明一下電話中斷的原因，如“信號(hào)不好……”，然后再向?qū)Ψ秸f(shuō)“再見(jiàn)”，也能體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重和重視。
3.“請(qǐng)您稍等”時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，通常不超過(guò)1分鐘。
當(dāng)對(duì)方要詢問(wèn)的信息你不清楚或不確定，需要查資料時(shí)，要先說(shuō)一句“請(qǐng)您稍等”。但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不宜超過(guò)1分鐘。當(dāng)電話在1分鐘內(nèi)重新拿起時(shí)，要先向?qū)Ψ秸f(shuō)一句“很抱歉，讓您久等了”。
如果對(duì)方詢問(wèn)的信息你一時(shí)半會(huì)兒找不到，就要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，讓對(duì)方先忙別的事情，而不是長(zhǎng)時(shí)間守在電話旁。如說(shuō)“不好意思，您要的數(shù)據(jù)或者資料，我這邊再確定一下，等會(huì)兒給您打過(guò)去”。如果讓對(duì)方長(zhǎng)時(shí)間守在電話旁，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且，對(duì)方的心情也會(huì)受到影響。試想，你守著聽(tīng)筒卻聽(tīng)不到聲音，心情會(huì)不會(huì)變得煩躁?
4.在電話鈴聲第三次響起前，接起電話。
當(dāng)你在忙別的事情，在電話鈴聲響了很久之后才接起時(shí)，記得向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，表達(dá)歉意。
5.養(yǎng)成左手接電話的習(xí)慣。
打電話時(shí)，要養(yǎng)成左手拿聽(tīng)筒，右手邊放著筆和紙，隨時(shí)做記錄的準(zhǔn)備。
倘若你習(xí)慣右手接電話，當(dāng)對(duì)方要告訴你需要記錄的信息時(shí)，比如電話號(hào)碼、QQ號(hào)、郵箱時(shí)，你要先將電話從右手換到左手，可能會(huì)錯(cuò)過(guò)信息，要對(duì)方再三重復(fù)，無(wú)形中浪費(fèi)了時(shí)間。
左手接打電話，是節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率的好習(xí)慣。
6.在電話里談業(yè)務(wù)時(shí)，要提前約定時(shí)間，準(zhǔn)備資料。
在電話里談業(yè)務(wù)，雙方要提前約定好時(shí)間。在雙方都合適的時(shí)間內(nèi)交談，同時(shí)，也能提前準(zhǔn)備相關(guān)資料。如果沒(méi)有提前約定，可能電話打過(guò)去，對(duì)方正好在忙，難免唐突。而且，對(duì)方也沒(méi)有提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，在交談的過(guò)程中，因?yàn)椴橘Y料也會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
7.養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話，自己后掛電話的習(xí)慣。
在交談完畢后，要養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話的習(xí)慣。尤其當(dāng)對(duì)方是客戶公司或者上司時(shí)，一定要等對(duì)方掛斷電話之后，自己再掛電話，這也是尊重對(duì)方的行為。
身為公司員工，你的每一個(gè)行為都代表著公司的形象。良好的電話禮儀，也在無(wú)形中向?qū)Ψ絺鬟f著公司的形象。
電話禮儀，不僅體現(xiàn)于職場(chǎng)，日常的每個(gè)電話，都需要注重禮儀。好的電話禮儀也能體現(xiàn)一個(gè)人的禮儀禮貌和修養(yǎng)。
職場(chǎng)中不可不知的電話禮儀
打好腹稿。
電話的特點(diǎn)，及時(shí)性強(qiáng)，承載的信息量小。
今天我一出門錢包就被偷了，發(fā)個(gè)朋友圈“有賊啊，我被偷了，怎么辦啊，在線等”，我有病吧?……
還不是要打個(gè)電話給警察叔叔，三五句話把事兒說(shuō)明白了，等候上門服務(wù)。
打電話前，先想清楚自己要說(shuō)什么，如何稱呼，怎樣表達(dá)，用什么語(yǔ)氣，該怎么措辭。
要說(shuō)的事怕記不住，就一二三四寫(xiě)下來(lái)。
通話時(shí)間宜短不宜長(zhǎng)，最好控制在三分鐘之內(nèi)。長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話不說(shuō)，沒(méi)話別說(shuō)。
拿著電話玩捉迷藏，“你猜我是誰(shuí)”，你咋這么寂寞呢……
打電話給對(duì)方，一定要自報(bào)家門。
“您好，請(qǐng)問(wèn)是崔永元老師嗎?我是兄弟連教育的李明”，尊稱問(wèn)好，先介紹自己。
確認(rèn)對(duì)方身份后，務(wù)必要來(lái)一句，“請(qǐng)問(wèn)您現(xiàn)在方便講電話嗎?”
打電話要挑一個(gè)“對(duì)方不煩你的時(shí)間”。休息時(shí)間盡量不打，除非萬(wàn)不得已。
晚上十點(diǎn)以后，早上七點(diǎn)之前，沒(méi)什么火燒眉毛的事不要打電話，實(shí)在是有急事，你第一句話要說(shuō)的是抱歉，“事關(guān)緊急，打攪您了”。
就餐時(shí)間盡量別打電話，工作這么忙，中午就這么點(diǎn)時(shí)間吃個(gè)飯，享受下生活，你給我打了個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的電話，影響我的食欲，破壞我的消化系統(tǒng)，那么招人煩呢。
我老婆在一家軟件企業(yè)負(fù)責(zé)招聘時(shí)，晚上回到家剛要吃飯，白天應(yīng)聘實(shí)習(xí)生的一位小伙子打來(lái)電話，不管你方不方便，反正噼里啪啦嘁哩喀喳就是一通講啊……
等她放下電話，菜已經(jīng)涼透了。
這就太自我為中心了，你的事兒是事兒，但別人的時(shí)間也是時(shí)間。
如果和外國(guó)人溝通，尤其美國(guó)、歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的地，別忘記時(shí)差，否則一不小心就成午夜兇鈴了……
打電話時(shí)，要整個(gè)像樣的造型。
一位牛逼閃閃的銷售，晚上穿著睡衣要休息了，突然想起來(lái)，有一個(gè)重要的客戶電話沒(méi)打，如果是你會(huì)怎么做?
躺在床上打完就睡了唄。
他爬起來(lái)，換上襯衫，打上領(lǐng)帶，洗洗臉，照照鏡子，坐在客廳的沙發(fā)上給客戶打電話……他老婆以為他瘋了!
他說(shuō)，“客戶能從我的聲音里聽(tīng)出來(lái)”。
想象一下，在床上睡意朦朧的打電話，聲音會(huì)不會(huì)多多少少帶著一點(diǎn)懶散?你的注意力可能會(huì)非常集中嗎?你的聲音可能會(huì)非常熱情嗎?
為什么很多客服的電話前，會(huì)放一面小鏡子?
女人都是愛(ài)美的，一接電話，她們會(huì)本能的照鏡子，下意識(shí)的整理頭發(fā)和衣服，保持良好的姿態(tài)和儀容。
電話另一端的人雖然看不到，但其實(shí)你笑沒(méi)笑，他是能聽(tīng)出來(lái)的。
電話溝通中，要特別注意兩件事：
一，不要打斷對(duì)方講話
二，給對(duì)方明確的回應(yīng)
讓對(duì)方把話講完，不論他說(shuō)的對(duì)或不對(duì)，這是基本的尊重。
溝通中要注意回應(yīng)，適時(shí)的說(shuō)“好的/可以/沒(méi)問(wèn)題”，不要半天不吭聲，或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……
講話后詢問(wèn)對(duì)方意見(jiàn)，不要說(shuō)“你聽(tīng)清楚了嗎”，要說(shuō)“我講明白了嗎”。
在開(kāi)放式的辦公環(huán)境，手機(jī)最好設(shè)置為振動(dòng)，或者調(diào)小鈴聲。
面試一位應(yīng)聘者，你一本正經(jīng)的像個(gè)稱霸職場(chǎng)的御姐，突然手機(jī)響了，“海草海草，隨波飄搖”，所有的武裝灰飛煙滅……
去見(jiàn)客戶談合作，裝的人模狗樣二五八萬(wàn)的像個(gè)職場(chǎng)精英，不合時(shí)宜的有人打來(lái)電話，“大王派我來(lái)巡山，我把世間轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)”，逗逼屬性暴露無(wú)遺……
一個(gè)辦公室坐了很多人，手機(jī)鈴聲此起彼伏，一會(huì)兒一首小蘋(píng)果，一會(huì)兒一首最炫民族風(fēng)，大家不用工作了，直接廣場(chǎng)舞扭起來(lái)吧……
我上班時(shí)，即便不是開(kāi)會(huì)或講課，手機(jī)也都會(huì)調(diào)成振動(dòng)，避免對(duì)別人的打擾。為了防止漏接電話，戴個(gè)手環(huán)，有來(lái)電它也會(huì)嗚嗚嗚的振，來(lái)提醒我。
接電話也大有講究。
鈴聲一響，你馬上就接起來(lái)，對(duì)方嚇一跳，沒(méi)有心理準(zhǔn)備，這不禮貌。而且，江湖傳說(shuō)，電話響第一聲時(shí)輻射最大。
最佳的時(shí)間，是電話響兩三聲后接聽(tīng)。
如果響到六聲以上，你還沒(méi)有接電話，對(duì)方會(huì)十分急躁，因?yàn)樗谶@段時(shí)間，幾乎所有注意力都在電話上。這種情況，接聽(tīng)電話后應(yīng)該首先致歉。
職場(chǎng)中常用的聯(lián)系人，最好存在通訊錄里。
試想下，如果對(duì)方電話打過(guò)來(lái)，你一接，“您好……”和“喂，老王啊，今兒這么有空想起我來(lái)了呢……”感覺(jué)是不是差很多?
一聲“您好”是透著禮貌，但也透著陌生，對(duì)方?jīng)]準(zhǔn)兒還琢磨呢，老李這個(gè)家伙居然沒(méi)存我手機(jī)號(hào)，這貨沒(méi)拿我當(dāng)朋友啊……
掛電話前，不要忘記總結(jié)確認(rèn)。
在電話溝通中，達(dá)成了什么共識(shí)，告知了幾件事情，一定要最后做一下確認(rèn)。
“冰冰，關(guān)于合同，我們擬定一大一小兩份，是不是?”“王總，我和您確認(rèn)下剛說(shuō)的三件事，一，世界杯幫您下注冰島奪冠;二，您的股票能出的都出了;三，幫您再買十個(gè)比特幣，您看是不是就這三件事?”
這個(gè)動(dòng)作至關(guān)重要，編筐編簍全在收口。
誰(shuí)先掛電話，是一個(gè)有意思的問(wèn)題。
以前有人和我說(shuō)，“對(duì)方先掛”，這個(gè)想法其實(shí)有bug，萬(wàn)一對(duì)方也這么想怎么辦?就進(jìn)入了死循環(huán)，兩人都挺著，看誰(shuí)手機(jī)先沒(méi)電……
職場(chǎng)使用手機(jī)時(shí)須注意的問(wèn)題
要安全使用。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來(lái)傳送重要信息的。尤其在國(guó)際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來(lái)講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。要注意遵守安全規(guī)范，比如開(kāi)車的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。
要文明使用。這一要求是在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛(ài)護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場(chǎng)合，要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽(tīng)電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。
要規(guī)范使用。首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語(yǔ)要有，電話該誰(shuí)掛就是誰(shuí)掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。
在禮儀上解決順序的問(wèn)題，原則是：尊重為先
誰(shuí)是尊者?
長(zhǎng)輩是尊者，在職場(chǎng)，客戶是尊者，老板是尊者，領(lǐng)導(dǎo)是尊者，異性交往中女性是尊者。
我給家中八十多歲的姥姥打電話，她是用的座機(jī)，我用手機(jī)一按就掛了，老人家動(dòng)作慢，我一定要拿著手機(jī)等著，聽(tīng)到她慢慢把電話撂下了，我再掛，這是很重要的一個(gè)細(xì)節(jié)。
外孫子打個(gè)電話，掛的猴急猴急的，她電話還在手里拿著呢，我這邊嗖一下按了，掛斷電話的嘟嘟聲會(huì)不會(huì)讓她覺(jué)得有點(diǎn)失落?
最后，聊一聊和求職相關(guān)的電話操作。
很多年輕人擔(dān)心求職被騙，明哥安利大家一個(gè)小技巧。
HR電話邀約的時(shí)候，自報(bào)家門語(yǔ)速往往較快，而且公司名可能說(shuō)的還是簡(jiǎn)稱，人剛接電話的時(shí)候注意力又不集中，最后可能也沒(méi)聽(tīng)清公司名，還不好意思問(wèn)。
技能包來(lái)了——
“您好，喂，您好，喂……抱歉啊，我剛才手機(jī)信號(hào)不好，您說(shuō)您是哪家公司?”
耍個(gè)小心眼不可恥，在對(duì)方重復(fù)后記下來(lái)，上網(wǎng)去搜索下，如果有小伙伴上過(guò)當(dāng)，很容易看到警示信息。通過(guò)企查查、天眼查等了解下公司基本情況，通過(guò)職友網(wǎng)等看看其他人評(píng)價(jià)，知己知彼。
電話面試大多用于候選人初篩，快速甄別不符合標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)聘者，相比肉身面對(duì)面的碰撞，省時(shí)省力也省錢。但見(jiàn)不到活物，很多人總覺(jué)得月光光心發(fā)慌，其實(shí)，電話面試更容易“作弊”……
去公司面試，自我介紹你需要寫(xiě)好背熟。電話面試就簡(jiǎn)單了，寫(xiě)好照著念就行了，只要不是念的照本宣科好像朗讀小學(xué)課文。反正面試官又看不到你真人，不知道你是不是投機(jī)取巧。
關(guān)于電話禮儀
1.接通電話
當(dāng)你打電話時(shí)，一接通對(duì)方，就要馬上有禮貌地說(shuō)明你是誰(shuí)。如果你說(shuō)：“猜猜我是誰(shuí)?”或”喂，是我!“對(duì)方不一定能記得你的聲音，因此這樣的開(kāi)場(chǎng)白可能會(huì)使對(duì)方尷尬。當(dāng)你給朋友打電話，碰巧是她父母接的，這時(shí)如果你能說(shuō)：“你好，我是小明，小紅在嗎?”這樣她父母肯定會(huì)對(duì)你有好感。打電話時(shí)對(duì)方看不到你的表情或是手勢(shì)，因此清楚地說(shuō)明你的意思就顯得更為重要。
2.看看時(shí)間
打電話之前，先看看時(shí)間。確定一下這時(shí)打電話給朋友是不是合適，也許這時(shí)他們正在吃飯或者已經(jīng)上床睡覺(jué)了。除非是緊急情況，絕大多數(shù)的人都不喜歡在吃飯時(shí)被打擾。夜深了，即使你肯定你的朋友還沒(méi)睡，也不要打電話給他，因?yàn)檫@時(shí)他的家人可能已經(jīng)睡了。如果有人在你不方便的時(shí)候打電話來(lái)，比如說(shuō)你正在吃飯的時(shí)候，你可以告訴對(duì)方現(xiàn)在說(shuō)話不方便，你過(guò)一會(huì)兒再打回給他，也可以讓他過(guò)一會(huì)兒再打來(lái)。當(dāng)然不要對(duì)打電話來(lái)的朋友無(wú)禮，但也不能干擾家人用餐。除非是非常重要的電話，否則要避免在家人進(jìn)餐時(shí)，你與別人在電話上聊個(gè)沒(méi)完沒(méi)了!
3.撥錯(cuò)號(hào)碼
無(wú)論何時(shí)，撥錯(cuò)電話號(hào)碼總會(huì)打擾對(duì)方。當(dāng)你撥錯(cuò)了號(hào)碼，請(qǐng)不要一聲不吭就掛斷電話。因?yàn)榈谝�，你讓不相干的人�?tīng)電話，一聲不吭就掛斷了是很無(wú)禮的表現(xiàn)。第二，你應(yīng)該弄清楚為什么撥錯(cuò)了電話，是按錯(cuò)鍵了呢，還是記錯(cuò)電話號(hào)碼了?這時(shí)那個(gè)陌生的聲音也許最能幫助你找到答案。你可以說(shuō)：“對(duì)不起，我一定是撥錯(cuò)號(hào)了，你的號(hào)碼是55581234嗎?”記住掛斷電話之前再次表示一下歉意，而且以后要注意避免類似的事情發(fā)生。
4.電話習(xí)慣
每個(gè)家庭在接聽(tīng)電話時(shí)的習(xí)慣都有所不同。一些家庭習(xí)慣說(shuō)：“這里是某府�！边�有些家庭就簡(jiǎn)單地說(shuō)聲”你好!”在自己家里，就按照父母教你的做;在親戚朋友家里，就按照他們的習(xí)慣做。另外，如果你在親戚朋友家里想借用一下電話，你要盡可能地縮短談話時(shí)間，然后最好再主動(dòng)道謝。打電話時(shí)，你這里的背景聲音會(huì)傳到對(duì)方的耳中，即使你不是在音響或電視機(jī)旁邊，對(duì)方還是有可能聽(tīng)不清你在講什么。甚至比音樂(lè)更輕的聲響也能造成干擾，比如：有人在房間里交談，碗碟發(fā)出的噼啪聲，水龍頭流水聲等等。如果對(duì)方一邊與你通話一邊嘎咂嘎咂地嚼芹菜或是吃蘋(píng)果，我想你肯定能聽(tīng)得出來(lái)，因?yàn)檫@時(shí)你很難聽(tīng)清楚對(duì)方在說(shuō)什么。介紹餐桌禮儀時(shí)，我們?cè)v過(guò)，嘴里咀嚼食物時(shí)說(shuō)話是不禮貌的表現(xiàn)。如果接電話時(shí)剛好你嘴里有食物，那就快點(diǎn)嚼完咽下，說(shuō)聲抱歉后再與對(duì)方講話。記住在你掛斷電話之前嘴里不要再吃東西。
5.電話找人
如果你接到的電話是找你家人的，有禮貌的做法是先說(shuō)聲：“請(qǐng)等一下”，然后去把人找來(lái)聽(tīng)電話。如果你把聽(tīng)筒扔到桌上，然后還大喊大叫”小鵬，是找你的”，這些刺耳的聲音對(duì)方都能聽(tīng)到。你還要記住，即使你用正常的聲調(diào)講話，對(duì)方也能聽(tīng)到。因此不要隨便就對(duì)來(lái)電話的人進(jìn)行人身評(píng)論，比如，“姐姐，又是志平那個(gè)大傻瓜�！蹦氵@樣不但使你的姐姐沒(méi)面子，而且更容易傷害志平的感情。另外，你口無(wú)遮攔的行為只能讓你自己顯出幾分愚蠢。如果電話里要找的人不在家，一定要記得問(wèn)問(wèn)對(duì)方是否要留言，如果有留言，你就要馬上拿筆記下來(lái)。比如說(shuō)水電工打電話說(shuō)明天不能來(lái)了，雖然你覺(jué)得自己能記得轉(zhuǎn)告爸爸媽媽，可是說(shuō)不定轉(zhuǎn)眼你就將此事忘得一干二凈。大多數(shù)的家庭，電話機(jī)旁都備有紙和筆。如果你真的找不到紙和筆，就要請(qǐng)來(lái)電話的人稍等一下，然后趕緊去找紙筆。在這種情形下，人們通常都愿意等待，因?yàn)樗麄兛偸窍Ｍ约旱牧粞阅軌虮粶?zhǔn)確地傳達(dá)到。如果你寫(xiě)不準(zhǔn)對(duì)方的姓名，這時(shí)你可用不著客氣，一定要問(wèn)問(wèn)清楚。
6.電話留言
有時(shí)聽(tīng)留言機(jī)里的留言，留言是收到了，可你卻被弄得糊里糊涂。你是不是有過(guò)這種經(jīng)歷?你被弄糊涂可能是因?yàn)槁?tīng)不清對(duì)方在說(shuō)什么，還可能是因?yàn)閷?duì)方這時(shí)只說(shuō)了一句：“你好!是我，給我回話。”這時(shí)你可就開(kāi)始猜謎了。這是誰(shuí)呢?什么時(shí)候打的?為什么他打電話給我?如果是你在別人的留言機(jī)上留言，你該怎樣做才能避免別人這樣猜想呢?切記!一定要留下你的姓名和電話。當(dāng)然你的好朋友肯定記得你的電話號(hào)碼，可當(dāng)他有急事外出了，他的家人有可能代為回復(fù)你。留言時(shí)還有個(gè)技巧，就是記得提一下時(shí)間和日期。有些人不是馬上就把留言洗掉，如果留言中有時(shí)間和日期，他們就不會(huì)重復(fù)回你的電話了。
7.電話共享
如果父母要用電話，或是在等一個(gè)重要電話，你就離電話機(jī)遠(yuǎn)點(diǎn)兒，別在這個(gè)時(shí)候添亂。你也許會(huì)問(wèn)如果家里沒(méi)人用電話，我為什么不能與朋友在線上長(zhǎng)談呢?關(guān)于這個(gè)問(wèn)題，你可能永遠(yuǎn)都得不到令你滿意的回答。雖然有的家庭申請(qǐng)了電話“插撥服務(wù)”，這項(xiàng)服務(wù)功能在你與人通話時(shí)提醒你又有電話打進(jìn)來(lái)。即便如此，做父母的還是不愿意看到自己的孩子整天在電話上浪費(fèi)大好的時(shí)光。
8.緊急電話
如今，電話已經(jīng)是我們?nèi)粘Ｉ畹谋匦杵妨�，如果有緊急事情發(fā)生，它就顯得更為重要。打緊急救助電話，如110、119等，我們能獲得最快捷的救助。無(wú)論是警察還是消防隊(duì)或是急救中心，一接到電話，很快就會(huì)趕到出事現(xiàn)場(chǎng)。一旦需要撥打緊急救助電話，要盡量保持鎮(zhèn)靜。要說(shuō)清楚你的姓名、地址以及發(fā)生了什么事。如果緊急救助電話的接線員沒(méi)有讓你掛斷電話，你就不要掛斷電話。如果是誤撥了緊急救助電話，你也不能以為掛斷電話就沒(méi)事了。你一定要向緊急救助電話的接線員說(shuō)明這是打錯(cuò)了，否則他們一定會(huì)追查到底。千萬(wàn)別以打緊急電話取樂(lè)。
9.熱線電話
電話還有其他用途。翻開(kāi)電話簿，你會(huì)發(fā)現(xiàn)有各種各樣的服務(wù)熱線。這些接聽(tīng)熱線的服務(wù)人員不會(huì)問(wèn)你的尊姓大名，他們只是耐心地聽(tīng)你講，然后盡量給你提出一些有幫助的建議。
10.騷擾電話
有些人也會(huì)利用電話進(jìn)行騷擾，甚至恐嚇。如果你接到猥褻的電話，你可別讓它口下壞了。打這類電話的人通常都是變態(tài)的，他們就是想聽(tīng)到你驚惶失措的聲音。如果你接到這類電話，根本用不著驚慌，把它掛斷就是了。但要記得將這事告訴爸爸媽媽，以便他們能夠及時(shí)與有關(guān)部門共同解決這個(gè)麻煩。
11.電話托詞
如果只有你自己在家，陌生人打來(lái)電話時(shí)，你不可以實(shí)話實(shí)說(shuō)。請(qǐng)教一下爸爸媽媽，看看能不能找出最好的方法來(lái)應(yīng)付這種情況。有時(shí)把托詞編得太具體反倒不好，比如告訴對(duì)方媽媽正在洗澡。假如那人過(guò)一會(huì)再打來(lái)，你媽媽還是不能聽(tīng)電話，這時(shí)那人就可能會(huì)猜出來(lái)你沒(méi)有說(shuō)實(shí)話，因此最好把話說(shuō)得含糊一些。通�？梢赃@樣說(shuō)：“她正在忙著，現(xiàn)在不能接電話�！边@種回答既真實(shí)又不確定你媽媽何時(shí)才能聽(tīng)電話。如果打電話來(lái)的人堅(jiān)持要問(wèn)你媽媽到底什么時(shí)候才能忙完，你可以這樣說(shuō)：“我也不知道，但我會(huì)告訴她你來(lái)過(guò)電話了。”當(dāng)然你也可以問(wèn)問(wèn)對(duì)方是否要留言。
12.搞笑電話
利用電話搞惡作劇或是開(kāi)玩笑是不可取的行為。有時(shí)不但會(huì)惹惱對(duì)方，也會(huì)自討沒(méi)趣。請(qǐng)記住，打電話時(shí)一定要注意方法和禮貌，否則使用電話不但不能給我們帶來(lái)方便和愉快，還可能給我們帶來(lái)一大堆的麻煩。
13.移動(dòng)電話
近年來(lái)手機(jī)越來(lái)越普及，在大、中城市的街上，差不多是人手一部。在公共場(chǎng)所你常常會(huì)聽(tīng)到：“喂，你能聽(tīng)到嗎?”或大聊特聊自己私事的聲音。這種做法會(huì)影響到周圍的人，是不禮貌的行為。當(dāng)你身處公共場(chǎng)所時(shí)，如果要使用手機(jī)，你要盡量壓低音量，盡量長(zhǎng)話短說(shuō)�？措娪�.聽(tīng)音樂(lè)會(huì)或是上課時(shí)，可將電話改為振動(dòng)式來(lái)電提示。最好是暫時(shí)關(guān)機(jī)或者關(guān)閉音調(diào)，這樣大家就都不會(huì)受到影響了。
專業(yè)電話禮儀規(guī)則
避開(kāi)晚上22點(diǎn)后至早上9點(diǎn)這個(gè)時(shí)間段打電話給客人。
一般情況下，晚上22點(diǎn)—早上9點(diǎn)，是休息時(shí)間，盡量不要在這個(gè)時(shí)間段去打擾客人，如果不是十萬(wàn)火急的事情建議選擇晚上10點(diǎn)之前，早上9點(diǎn)之后，否則將招致客人的厭煩與不滿。
避開(kāi)周一、周五的上午9點(diǎn)—10點(diǎn)左右，和下午16點(diǎn)—17點(diǎn)這2個(gè)時(shí)間段給客人打電話。
大部分公司在周一的上午或下午有周例會(huì)，部署一周的工作安排;在周五的上午或下午通常會(huì)有周總結(jié)，總結(jié)這一周的工作，所以，如果你周一和周五要聯(lián)系客人，盡量不要選擇這兩個(gè)時(shí)間段，否則客人沒(méi)有時(shí)間回答你的問(wèn)題，你的溝通將無(wú)法完成。
避開(kāi)節(jié)假日(包括雙休日)聯(lián)系客人溝通業(yè)務(wù)。
節(jié)假日(包括雙休日)，客人通常在家休息或者外出游玩，在這個(gè)時(shí)間段與客人打電話談業(yè)務(wù)，只會(huì)招來(lái)反感，客人會(huì)覺(jué)得你不懂事兒。
洞悉對(duì)方接電話的時(shí)機(jī)，避免與走在路上的客人通話。
與客人建立通話之后，要注意對(duì)方周圍的聲音，如果有聽(tīng)到對(duì)方導(dǎo)航前景音，這時(shí)候客人可能正在開(kāi)車，這時(shí)候建議跟客人確認(rèn)一下，如果確定客人正在開(kāi)車，應(yīng)該盡快結(jié)束通話，并提醒客人注意安全，并婉約詢問(wèn)客人下次溝通的時(shí)間。
打電話之前先整理情緒，擺正態(tài)度。
我們?cè)诮o客人打電話之前，要先整理一下情緒，端正自己的態(tài)度，保持愉快的語(yǔ)氣，不要把別處的壞心情帶給電話那頭的客人，客人是無(wú)辜的，沒(méi)有義務(wù)當(dāng)你的壞心情垃圾桶。
通話之前組織好語(yǔ)言，以簡(jiǎn)潔為主。
在跟客人通話之前，我們要簡(jiǎn)單地組織一下語(yǔ)言，簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)自己是誰(shuí)，要做什么，盡量在3分鐘之內(nèi)把事情講清楚。
電話基本禮儀
(一)重要的第一聲
當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開(kāi)，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給 對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好， 這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“代表單位形象”的意識(shí)。
(二)要有喜悅的心情
打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(三)清晰明朗的聲音
打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時(shí)，即使看不見(jiàn)對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
(四)迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽(tīng)到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內(nèi)接聽(tīng)。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的 單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽(tīng)到電 話鈴聲后，附近沒(méi)有 其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的， 這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì) 十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(五)認(rèn)真清楚的記錄
隨時(shí)牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于 5WIH技巧。
(六)了解來(lái)電話的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。
(七)掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
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