辦公室基本的禮儀

時間：2020-12-16 09:21:22 職場禮儀我要投稿

辦公室基本的禮儀

　　每一個老板都喜歡工作效績高的員工，同時也喜歡注意細節(jié)工作的員工;本文由yjbys小編為大家搜集的辦公室基本的禮儀，我們一起來看看吧!

辦公室基本的禮儀

　　在現(xiàn)在的辦公過程當中，電腦、傳真機、復印機、打印機等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達給身在異地的交往對象手中。無論是給對方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時聊天軟

　　件進行溝通，還是對電腦、傳真機、復印機的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規(guī)范。

　　辦公室基本禮儀辦公設備愛護

　　發(fā)傳真的禮儀規(guī)范

　　1、注意傳真首頁

　　傳真首頁上包括的主要內容應該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等。另外，需傳真的每頁紙上應該有頁碼標注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁內容不清楚的話，也方便準確的補發(fā)。

　　2、傳真信件

　　傳真的信件內容一定要規(guī)范，如必要的稱呼、問候語、簽字、敬語、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因為簽字代表了這封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。

　　3、傳真的紙張規(guī)范

　　最規(guī)范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規(guī)范又會浪費傳真機掃描的時間，而且發(fā)過去的傳真紙可能是黑色或深色的，會影響傳真的效果。

　　4、公章的使用

　　若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過去的效果。

　　5、注意字號

　　傳真的材料，應該比普通打印的文件字體大一點，以保證傳真過去的文字清晰、方便閱。

　　6、傳真確認

　　發(fā)送傳真之前，可以先向對方通報一下，以免發(fā)錯;若傳真頁數(shù)較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發(fā)傳真或其它方式;發(fā)送傳真之后，要再次和對方確認一下：發(fā)傳真的頁數(shù)、內容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對方?jīng)]有打電話來確認，就要盡快通知對方，以讓對方放心。

　　使用傳真機注意事項：

　　使用的先后問題。當你有一份很長的穿著需要發(fā)出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用;

　　在公司里最好不要發(fā)私人傳真;

　　如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。同時也要注意，不要造成紙張的浪費;如果遇到傳真機出現(xiàn)故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如果不懂修理，就請別人幫忙，不要把問題留給下一個同事;

　　給對方發(fā)送傳真時，要注意語言的使用。多說禮貌用語且不要生硬，最好不要說：“給我新號，我要發(fā)傳真。”

　　當對方不能準確地說出要發(fā)送傳真的部門和個人時，就說公司沒有這個人，然后掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想與公司進行商務交往的客戶，而失去合作的機會。

　　使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來不便。

　　收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范

　　我們在收發(fā)郵件時，要做到合理、準確、規(guī)范，這樣才能顯示出商務場合下的素養(yǎng)。一般來說，收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范主要有以下幾個方面的內容：

　　保證在24小時內回復郵件，哪怕只是簡單的一句話;

　　每封郵件都應該有題目;

　　不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接;