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HR管理如何編寫一份實(shí)用的工作說(shuō)明書(shū)
一、工作說(shuō)明書(shū)主要內(nèi)容
一般說(shuō)來(lái)工作說(shuō)明書(shū)編寫的過(guò)程中無(wú)固定的模式．需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點(diǎn)、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說(shuō)明書(shū)一般包括以下內(nèi)容：
1、工作標(biāo)識(shí)
包括工作的名稱、編號(hào)、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說(shuō)明書(shū)的編寫日期、編寫人與審核人和文件確認(rèn)時(shí)間等項(xiàng)目。
2、工作綜述
描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。
應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對(duì)主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實(shí)際上，—項(xiàng)經(jīng)�？梢钥吹降墓ぷ鲀�(nèi)容而不被明確而清晰寫進(jìn)工作說(shuō)明書(shū)，只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字，就很容易成為回避責(zé)任找到一種托辭，這使得對(duì)工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意無(wú)意的漏洞。
3．工作活動(dòng)和程序
包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機(jī)器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實(shí)施的監(jiān)督等。
4．工作條件與物理環(huán)境
簡(jiǎn)要地列有關(guān)的工作條件，包括工作地點(diǎn)的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。
5．內(nèi)外軟性環(huán)境
包括工作團(tuán)隊(duì)中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)外的文化設(shè)施、社會(huì)習(xí)俗等。
6．工作權(quán)限
包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對(duì)其他人員實(shí)施監(jiān)督權(quán)以及審批財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)和預(yù)算的權(quán)限等。
7．工作的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)
工作說(shuō)明書(shū)中還需包括有關(guān)績(jī)教標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，即完成某些任務(wù)或工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說(shuō)明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說(shuō)明書(shū)中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。
比如，要確定績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了：“如果你做到這樣……，我會(huì)對(duì)你的工作很滿意�！睂�(duì)于工作說(shuō)明書(shū)中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整．自然就貼近和形成一套較完整的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。
8．聘用條件
包括工作時(shí)數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機(jī)會(huì)、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)等。
9．工作要求
主要說(shuō)明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件，基本分為：
�、僖话阋螅喊挲g、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)；
�、谏眢w要求：包括健康狀況、力量與體力、運(yùn)動(dòng)的靈活性、感覺(jué)器官的靈敏度；
�、坌睦硪螅喊ㄓ^察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問(wèn)題的能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、人際交往能力、性格特點(diǎn)、品格氣質(zhì)、興趣愛(ài)好等。
二、工作說(shuō)明書(shū)編寫要求
工作說(shuō)明書(shū)在組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關(guān)用人部門招聘人員和考核等重要決策和參考依據(jù)。一份實(shí)用性強(qiáng)的工作說(shuō)明書(shū)應(yīng)符合下列要求：
1、清晰明白
在編寫工作說(shuō)明書(shū)時(shí)，對(duì)于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過(guò)以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無(wú)需再詢問(wèn)他人或查看其他說(shuō)明材料。應(yīng)避免使用原則性的評(píng)價(jià)，同時(shí)對(duì)較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說(shuō)明書(shū)的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。
2、具體細(xì)致
在說(shuō)明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對(duì)工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問(wèn)題時(shí)，用詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動(dòng)詞，盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語(yǔ)言。
比如運(yùn)用“安裝”“加工”“設(shè)計(jì)”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊的語(yǔ)言，如在一個(gè)崗位的職責(zé)描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢？因此，在具體的編寫時(shí)，需要仔細(xì)區(qū)分到底是對(duì)文件進(jìn)行分類，還是進(jìn)行分發(fā)。通過(guò)使用具體的詞匯，指出工作的種類、復(fù)雜程度，需任職者具備的具體技能和技巧，以及應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。
3、簡(jiǎn)短扼要
整個(gè)工作說(shuō)明書(shū)必須簡(jiǎn)短扼要，以免由于過(guò)于復(fù)雜、龐大，不便于記憶。在描述一個(gè)崗位的職責(zé)時(shí)，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，一般不超過(guò)十項(xiàng)為適，對(duì)于兼顧職責(zé)的可作出必要的補(bǔ)充或說(shuō)明。
三、編寫時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)
1、以符合邏輯的順序來(lái)編寫
—般說(shuō)來(lái)，一個(gè)崗位通常有多項(xiàng)工作職責(zé)，在工作說(shuō)明書(shū)中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無(wú)章的、隨機(jī)的，而是要按照—定的邏輯順序來(lái)編排，這樣才有助于理解和使用工作說(shuō)明書(shū)。
2、盡量使用通俗易懂的語(yǔ)言
應(yīng)盡量避免過(guò)于強(qiáng)調(diào)技術(shù)性的文字或概括，所描述工作說(shuō)明書(shū)不僅要讓上級(jí)能夠理解，更重要的是上崗人員能實(shí)實(shí)在在地領(lǐng)會(huì)，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的解析。
3、應(yīng)該表明各項(xiàng)職責(zé)重次性
許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項(xiàng)職責(zé)所占的時(shí)間比重都有所不同，因此，可考慮按重次程度自上而下排列；或者結(jié)合各項(xiàng)職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低，在對(duì)應(yīng)的備注欄上說(shuō)明職責(zé)在總的職責(zé)中占的比例。
要較好的編寫工作說(shuō)明書(shū)，不僅要清楚其崗位工作的主要內(nèi)容，而且對(duì)其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實(shí)際編寫方面上，可按照各項(xiàng)職責(zé)的重要程度、難易程度和所任職者花費(fèi)的時(shí)間等進(jìn)行具體分析，關(guān)鍵是客觀如實(shí)和達(dá)至可操作性（即做什么、如何做、做得好）。
—般來(lái)說(shuō)，由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體，其工作說(shuō)明書(shū)中的描述也應(yīng)更為詳細(xì)。實(shí)際上，許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導(dǎo)書(shū)”和“崗位操作規(guī)程”來(lái)替代的。
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