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辦公軟件word文檔使用技巧
大家平時(shí)肯定經(jīng)常用到word軟件來(lái)敲打報(bào)表,日常會(huì)議等一些相關(guān)記錄,小編在這里給大家推薦一下不錯(cuò)又方便的小技巧哦。
編輯長(zhǎng)文件更輕松
相信大家都有這樣的經(jīng)歷:在使用Excel、Word編輯長(zhǎng)文檔時(shí),有時(shí)需要將文章開(kāi)始的多處內(nèi)容復(fù)制到文章末尾。但通過(guò)拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回移動(dòng)非常麻煩,還會(huì)出錯(cuò)。其實(shí)只要將鼠標(biāo)移動(dòng)到滾動(dòng)條上面的適當(dāng)位置,發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭,此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng),文檔編輯區(qū)會(huì)被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開(kāi)頭的內(nèi)容,在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復(fù)制內(nèi)容了,而不必來(lái)回切換。這種方法特別適合復(fù)制相距很遠(yuǎn)且處數(shù)較多的內(nèi)容。
取消“自作聰明”的超級(jí)鏈接
當(dāng)我們?cè)赪ord文件中鍵入網(wǎng)址或信箱的時(shí)候,Word會(huì)自動(dòng)為我們轉(zhuǎn)換為超級(jí)鏈接,如果不小心在網(wǎng)址上按一下,就會(huì)啟動(dòng)IE進(jìn)入超級(jí)鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會(huì)覺(jué)得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”,單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng),將“Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級(jí)鏈接”項(xiàng)目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣,以后再輸入網(wǎng)址后,就不會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)槌?jí)鏈接了。
同時(shí)保存所有打開(kāi)的Word文檔
有時(shí)在同時(shí)編輯多個(gè)Word文檔時(shí),每個(gè)文件要逐一保存,既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力,有沒(méi)有簡(jiǎn)單的方法呢?在按下Shift鍵的同時(shí),單擊“文件”菜單,大家看,已經(jīng)多出了“同時(shí)保存”和“同時(shí)關(guān)閉”命令,這可就方便多了。
巧妙設(shè)置文檔保護(hù)
在用Word 2000/XP打印一份文件時(shí),忽然頭兒有要事吩咐,要暫時(shí)離開(kāi)一下,關(guān)閉文件吧,既費(fèi)事又沒(méi)必要,但又不想辛辛苦苦寫(xiě)的文件被別人破壞了。怎么辦呢?執(zhí)行“工具”菜單中的“保護(hù)文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護(hù)窗體”,然后設(shè)上密碼。怎么樣,光標(biāo)跑到了文件頭,任你怎么移動(dòng)鼠標(biāo)、敲擊鍵盤(pán)就是無(wú)法編輯了,不錯(cuò)吧。等回來(lái)時(shí),執(zhí)行“工具”菜單中的“解除文檔保護(hù)”命令,一切又正常了。
將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件,接著選中整個(gè)表格,先將光標(biāo)放在表格的任一單元,在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊,整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中,單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開(kāi)Excel,再單擊右鍵,在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”,在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中有6項(xiàng)菜單可選,選擇“文本”并確定就行了。
在Word文檔中插入MP3文件
在Word文檔插入聲音文件,一般采用“插入”菜單下“圖片”選項(xiàng)中的“剪貼畫(huà)”,從“剪貼庫(kù)”中選取插入。但是,這種方法插入的聲音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的聲音文件,可打開(kāi)Word文檔,把光標(biāo)移到你要插入聲音文件的位置,選擇“插入”菜單下的“對(duì)象”選項(xiàng),在打開(kāi)的“對(duì)象”對(duì)話(huà)框中,選擇“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片,點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕,從打開(kāi)的“瀏覽”對(duì)話(huà)框中找到準(zhǔn)備插入的MP3文件,并確定。當(dāng)“瀏覽”對(duì)話(huà)框自動(dòng)關(guān)閉后,點(diǎn)擊“由文件創(chuàng)建”活頁(yè)卡片中的“確定”按鈕,稍等一會(huì)兒,插入點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)MP3文件的圖標(biāo),雙擊它即可播放。但必須說(shuō)明,在此操作之前必須在Windows 中使MP3文件與你的MP3播放器建立關(guān)聯(lián)。
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