當(dāng)秘書的電話禮儀

　　秘書的電話禮儀中表示，電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段，在企業(yè)運作中起著十分重要的作用，下面小編為大家介紹當(dāng)秘書的電話禮儀，希望能幫到大家！

　　秘書電話禮儀

　　因此秘書必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹立了自己的良好的形象，同時也把自己公司的良好形象留給了對方。

　　秘書接電話禮儀

　　接聽電話第一聲應(yīng)說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應(yīng)掌握接電話的規(guī)范：

　　隨時保持笑容

　　打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應(yīng)隨時保持笑容。

　　姿態(tài)正確，聲音清朗

　　在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久

　　電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應(yīng)向?qū)Ψ街虑�，這樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象，認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng)，同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。

　　用左手我電話，右手執(zhí)筆

　　接聽公務(wù)電話時，一定要用左手持話筒，右手執(zhí)筆，一邊交談，一邊記錄電話內(nèi)容。正確記錄所要傳達(dá)的事企業(yè)電話講究效率第一，電話的記錄傳達(dá)宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢問對打錯的電話表示諒解；對個人私事的來電簡要回答；對電話騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼�，仍�?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言，不和他爭辯和頂撞。

　　如何處理請別人傳呼和接到打錯電話的問題

　　如果接電話的人不是你要找的人，那么你就需要別人傳呼，傳呼應(yīng)該注意什么呢？

　　首先你要說：“我是XXX，找他有點事兒，能否麻煩您幫我找一下？”如果對方答應(yīng)給你找受話人，你肯定要表示十分感謝；但如果對方表示自己無法脫身，你也同樣應(yīng)該表示感謝，然后說：“對不起，如果xxx回來，請您轉(zhuǎn)告他，請他給我回個電話�！�

　　如果接到了打錯的電話，首先第一是要防止發(fā)火，尤其是當(dāng)你正忙的時候或者心情不好的時候。其實，跟一個不相識、不見面的人發(fā)這么大火是沒有必要的，只能說明你這個秘書修養(yǎng)不好。其次是要耐心詢問，你要問清楚對方是要找什么單位什么人，可能是該單位剛好換了電電話號碼，或者你又知道該單位的相關(guān)情況，給他順手幫忙一下告訴他正確電話號碼等，別人還感謝你，多好。

　　接聽監(jiān)督電話應(yīng)注意的問題

　　許多領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為了廉潔自律接受群眾監(jiān)督，及時解決下邊的疾苦與反應(yīng)的問題，就設(shè)立監(jiān)督電話。秘書人員接聽這類電話時，要特別注意：

　　1.嚴(yán)守信譽。也就是說，群眾一旦撥用，就應(yīng)該立即有人接應(yīng)。

　　2.熱情接受。也就是接電話的時候要先自報“家門”，然后對于對方反應(yīng)的問題要認(rèn)真聽、認(rèn)真記，詳細(xì)打聽清楚。

　　3.負(fù)責(zé)辦理。就是說凡能夠回答和解決的問題，最好在電話里就回答和解決。不能夠回答和解決的問題，要做好記錄，并告訴對方：“你反映的這個問題，我們一定要調(diào)查清楚�！蓖瑫r要告訴對方，今后可采取何種方式取得聯(lián)系，以便把反映的問題的處理結(jié)果轉(zhuǎn)告他。

　　4.態(tài)度冷靜。因為是監(jiān)督電話，所以可能會遇到各種各樣的人和問題，可能接聽電話的體驗會很差。那么接話人就要做到不急躁，不解釋，不反駁；耐心聽，熱心問，詳細(xì)記。

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