做辦公室文員需要掌握哪些技能

時(shí)間：2024-10-13 02:32:13 辦公文秘我要投稿

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做辦公室文員需要掌握哪些技能

　　導(dǎo)語：辦公室文員是各個(gè)公司都需要的崗位，但是要想做的很好還是需要掌握一些技能的，這樣才能在工作中游刃有余。以下是小編為大家精心整理的做辦公室文員需要掌握哪些技能，歡迎大家參考！

做辦公室文員需要掌握哪些技能

　　做辦公室文員需要掌握哪些技能

　　熟練使用辦公軟件

　　辦公室文員經(jīng)常需要使用辦公軟件，所以需要能夠很好的使用電腦，尤其是辦公軟件的正確使用，并且需要熟練使用才能提高辦公效率，將辦公室文員做好的必備技能。

　　有文書編輯撰寫技能

　　辦公室文員需要撰寫很多的文書、會(huì)議記錄、宣傳材料等，所以我們一定要有文書編輯撰寫的技能，這樣才能將辦公室文員的工作做的很出色，成為公司不可缺少的一員，領(lǐng)導(dǎo)的好助手。

　　良好的語言表達(dá)能力

　　辦公室文職人員經(jīng)常要和各個(gè)部門打交道，還要接到來訪人員，我們需要有一定的語言表達(dá)能力，能將事情很好的說清楚，讓大家聽的舒服，才能將工作做好，這是辦公室文員的必備技能。

　　保持良好的形象也是一種技能

　　辦公室文員主要是做一些公司瑣碎的事情，輔助性的工作，我們需要保持良好的形象，但是對(duì)于一些人來說自己怎么也不能把自己的形象整理的很好，而那些可以保持良好形象的文員，就具備了做一名優(yōu)秀辦公室文員外在形象，良好的形象對(duì)順利開展工作更有利。

　　熟練使用辦公自動(dòng)化設(shè)備

　　辦公室人員還需要熟練使用辦公室當(dāng)中各種自動(dòng)化辦公設(shè)備，可以幫助我們快速地完成手頭上的工作，比如打印機(jī)、傳真機(jī)，刻錄機(jī)等，熟練使用這些辦公室是設(shè)備可以讓我們?cè)谵k公中更加快捷方便。

　　溝通協(xié)調(diào)能力

　　辦公室文員還需要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，因?yàn)檗k公室文員經(jīng)常要對(duì)各部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證各部門和來訪人員協(xié)調(diào)好，讓工作順利進(jìn)行。

　　組織協(xié)調(diào)能力

　　辦公室文員還需要具備一定的組織協(xié)調(diào)能力，因?yàn)楣究隙ㄒ?jīng)常組織一些活動(dòng)，這些活動(dòng)安排組織工作很多都需要辦公室文員進(jìn)行執(zhí)行的，所以我們?nèi)绻邆淞己玫慕M織協(xié)調(diào)能力，將各項(xiàng)工作安排的井井有條，就會(huì)在工作中變得更加優(yōu)秀。

　　各種文件材料的整理管理技能

　　公司的各項(xiàng)文件材料比較多，如果沒有一定的整理文件技能，很可能將文件管理的雜亂無章，很多重要的文件就找不到了，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理造成一定的影響，所以辦公室文員也應(yīng)該具備一定的文件管理曾理技能，科學(xué)合理地對(duì)文件進(jìn)行分類管理，可以快速將所需的文件找出來，也是一項(xiàng)很重要的技能。

　　辦公室禮儀須知：

　　1. 穿著得體

　　現(xiàn)在許多人在辦公時(shí)都喜歡穿著商務(wù)休閑類的服裝，首先要明確什么類型的衣服才是合適的。雖然對(duì)于大部分公司來說，商務(wù)休閑裝已經(jīng)成為著裝的規(guī)范，但仍然有許多人并不清楚酒精該穿什么樣的衣服。大部分公司，平時(shí)都可以穿著休閑襯衣、Polo衫、卡其褲以及休閑褲或是休閑裙，但一些公司不允許穿著牛仔褲和露趾的鞋子。

　　一些公司在平常工作中和與客戶開會(huì)時(shí)會(huì)有不同的著裝要求。通常，公司會(huì)要求員工在開會(huì)時(shí)與客戶穿著一樣風(fēng)格和衣服，或者更加正式一些。在有特殊著裝要求時(shí)要及時(shí)與上級(jí)確認(rèn)。

　　曾經(jīng)，我的經(jīng)理和告訴我：“如果你想要某個(gè)更高級(jí)別的職位，那就按照那個(gè)職位的要求去著裝。”這是一個(gè)很好的建議，對(duì)我的職業(yè)生涯產(chǎn)發(fā)展提供了很大的幫助——如果你的穿著符合經(jīng)理或是其他高級(jí)職位的要求，那么，你很可能是這個(gè)職位的合適人選。

　　2. “請(qǐng)”和“謝謝”仍然具有魔力

　　當(dāng)我們還是小孩子的時(shí)候，“請(qǐng)”和“謝謝”這兩個(gè)詞就像是具有魔力一般——如果我們想要什么，對(duì)大人們用這兩個(gè)詞往往會(huì)奏效。盡管我們已經(jīng)長(zhǎng)大了，父母不再會(huì)提醒我們使用這兩個(gè)詞，但它們?nèi)匀痪哂心Я�。這兩個(gè)詞無比重要，以至于在世界上無論是的哪一種語言中，都能找到含義和用法一樣的詞匯。

　　在商務(wù)交流中，“請(qǐng)”和“謝謝”這兩個(gè)詞有著更加顯著的地位，我們應(yīng)該抓住每個(gè)機(jī)會(huì)去使用它們。

　　使用禮節(jié)詞匯表明了對(duì)對(duì)方的尊重，即使不是從事客服類的工作，也要保持像客服人員一樣禮貌的態(tài)度。這會(huì)幫助大家在工作中保持愉悅，同事和上級(jí)會(huì)注意到這種良好的專業(yè)素養(yǎng)。

　　3.學(xué)會(huì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作

　　在許多職業(yè)領(lǐng)域，工作中都需要與其他的同事配合，共同完成項(xiàng)目。人與人之間不同的性格有時(shí)會(huì)使得相處變得非常困難，這時(shí)就需要能夠與其他人準(zhǔn)確的溝通。高效溝通也是辦公禮儀中非常重要的一部分。要學(xué)會(huì)聽取別人的觀點(diǎn)，即使并不贊同，但通過了解別人的想法總能學(xué)習(xí)到新的東西。同時(shí)，這也表現(xiàn)出對(duì)別人的尊重。

　　工作規(guī)則

　　辦公室工作要在區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下，圍繞“小分工、大合作”原則開展工作，樹立辦公室工作無小事的意識(shí)，同志之間互相關(guān)心、互相幫助、共同進(jìn)步，確保辦公室各項(xiàng)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　1、辦公室主任在區(qū)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)處理區(qū)政府的日常工作。區(qū)長(zhǎng)通過辦公室主任向辦公室安排工作，一般情況下，辦公室工作人員不直接向區(qū)長(zhǎng)匯報(bào)工作，由辦公室主任向區(qū)長(zhǎng)匯報(bào)工作，以保證區(qū)長(zhǎng)有足夠時(shí)間和精力處理全局性問題和工作。

　　2、無論何種原因，辦公室所有人員因公外出或有事請(qǐng)假一天者，由主任批準(zhǔn)，連續(xù)在一天以上者，由區(qū)長(zhǎng)批準(zhǔn)。

　　3、堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)帶班，辦公室人員24小時(shí)值班。上班時(shí)間，大辦公室工作人員絕對(duì)不能脫崗，若有事外出要搞好協(xié)調(diào)，確保有人在崗。

　　4、凡是各部門以區(qū)政府或區(qū)政府辦名義下發(fā)文件，首先經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核并簽注明確意見后，由辦公室各聯(lián)系人審核按區(qū)政府工作規(guī)則規(guī)定程序辦理。各牽頭單位按規(guī)范格式自行印制。凡是以區(qū)政府及區(qū)政府辦公室名義對(duì)外的行文，要將文件審核簽發(fā)卡片、文件底稿及正式文件一式15份交區(qū)政府辦公室內(nèi)務(wù)股，其中，7份分發(fā)區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)，3份存檔，3份分發(fā)辦公室主任、副主任，2份報(bào)送市政府辦公廳秘書五科。

　　5、實(shí)行上班簽到制度。上午8:00以前，下午2:30以前簽到，每月匯總一次，并公布出勤情況。

　　6、實(shí)行工作日志制度。將當(dāng)天自己的工作、學(xué)習(xí)等情況記錄下來，便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找差距。

　　7、實(shí)行周一下午例會(huì)學(xué)習(xí)制度：每周一下午總結(jié)、安排工作，提出問題并按計(jì)劃進(jìn)行學(xué)習(xí)。

　　8、實(shí)行會(huì)議審批制度。召開會(huì)議報(bào)辦公室主任安排，凡需政府組成部門主要負(fù)責(zé)人（含街道主任）參加的會(huì)議未經(jīng)區(qū)長(zhǎng)批準(zhǔn)不予安排，凡以部門召開的會(huì)議或政府組成部門副職參加的會(huì)議，未經(jīng)分管副區(qū)長(zhǎng)同意不予安排。

　　9、實(shí)行督辦制度。凡是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成辦公室人員落實(shí)的事情，接受任務(wù)的當(dāng)事人，要及時(shí)填寫領(lǐng)導(dǎo)批辦文件（材料）辦理情況登記表，全程督辦相關(guān)責(zé)任單位高質(zhì)量完成，并及時(shí)向交辦任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)反饋工作進(jìn)展情況。

　　10、實(shí)行自我規(guī)范制度。凡是各項(xiàng)工作的牽頭負(fù)責(zé)人，都要組織相關(guān)人員制定出自己分工負(fù)責(zé)工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并不斷完善，不斷提高工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　辦公室著裝禮儀

　　1衣褲上，職業(yè)裝更能體現(xiàn)我們的專業(yè)性。平時(shí)穿著時(shí)注意衣服的整潔，并且隨時(shí)檢查衣服有無掉線、線頭、污漬等，一有發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。襯衣的衣領(lǐng)一定要高于西裝后領(lǐng)1—2厘米，襯衣的下擺要塞在褲子里，襯衣的袖口略長(zhǎng)于西裝袖口1—2厘米，應(yīng)扣上袖口紐扣，襯衣里面的內(nèi)衣要單薄，不宜把領(lǐng)圈何袖口露在外面。

　　2鞋襪上，穿皮鞋，襪子顏色與衣褲相配（男士深色為主，女士以膚色或肉色為主）。在正規(guī)場(chǎng)合，要保證皮鞋的干凈與光亮。

　　3飾品上，選擇謹(jǐn)慎，少用為宜。領(lǐng)帶的長(zhǎng)度一般到腰部，如果未穿西裝背心，領(lǐng)帶要長(zhǎng)到腰帶上沿附近。如果要用領(lǐng)帶夾，他的正確位置是在6顆扣襯衣從上朝下數(shù)第四顆扣的地方。部分職業(yè)者需要佩戴工作證或工作牌，此時(shí)應(yīng)將工作證端放在左胸上面，與地面保持平行，不能太偏。

　　領(lǐng)帶搭配

　�、俸谏餮b：銀灰色、藍(lán)色或黑紅色條紋對(duì)比色調(diào)的領(lǐng)帶+淺色或白色襯衣

　�、诨疑餮b：磚紅色、綠色、黃色領(lǐng)帶+白色襯衣

　�、廴榘咨餮b：可以選擇紅色，略帶黑色或磚紅色、黃褐色的領(lǐng)帶+灰色襯衣

　　④墨綠色西裝+銀灰色、淺黃色、紅百相間的領(lǐng)帶+銀灰色或白色襯衣

　�、莅邓{(lán)色西裝+藍(lán)色深玫瑰色、褐色、橙黃色領(lǐng)帶+白色或淺藍(lán)色襯衣

　　注意：

　　1.穿西裝，必須打領(lǐng)帶，穿皮鞋。

　　2.西裝紐扣，站時(shí)扣，坐時(shí)解。單排兩�？鄣奈餮b，只扣上面那一顆扣子就行；如果是單排三�？鄣奈餮b，可以只扣中間那一顆，也可以扣上面的第一顆與第二顆扣子。如果是雙排扣西裝，扣上與“內(nèi)扣”對(duì)應(yīng)的外扣即可�！坝上峦稀币佬蚪饪�，而系扣時(shí)則要由“由上往下”依序扣起。

　　辦公室著裝禁忌

　　辦公室不歡迎名牌。

　　如果你愛穿戴名牌，職場(chǎng)專家建議你要把標(biāo)簽藏起來。

　　記�。涸谵k公室顯備自己的奢華品是大忌。

　　香香是廣大女性摯愛的品牌，背上確實(shí)可以很顯氣場(chǎng)，但是這樣的單品帶入辦公室，就會(huì)顯得鶴立雞群啦。

　　同樣是鏈條包包，在上班的周一到周五，可以選擇低調(diào)簡(jiǎn)潔的普通包包，更加親民。

　　不要穿性感暴露的衣服。要記住是去上班的，不是去夜店。不性感暴露不是說要從頭蓋到腳，而是要讓旁邊的人可以把注意力放在你做的工作上，而不是在你的線條上。

　　黑色透視襯衫，象征性的系上一個(gè)紐扣，破洞牛仔短褲搭配機(jī)車靴，很朋克的打扮。這樣暴露很多肌膚的打扮在辦公室，是非常不適宜的。

　　如果公司對(duì)著裝的要求不高，那么在初夏的日子選擇印花褲搭配純色上衣，是不錯(cuò)的選擇，既休閑又不會(huì)顯得過于松懈。

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