秘書的能力構(gòu)成

　　作為新時期的秘書，要具備的能力很多。隨著整個社會對秘書素質(zhì)要求的提高，諸多能力都成為現(xiàn)代秘書必備的能力。下面是小編分享的秘書的能力構(gòu)成，一起來看一下吧。

　　一、運用語言能力

　　作為一名秘書人員，運用語言的能力是其有效地完成工作最基本的一項能力。它主要包括書面表述能力和口頭表達能力兩個方面。

　　(一)漢語運用

　　1、書面表述

　　隨著我國改革開放的深化，社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展。應(yīng)用文體已日益成為國家機關(guān)、黨的各級組織以及各行各業(yè)開展日常工作，進行公務(wù)往來，發(fā)布法律法規(guī)，總結(jié)交流經(jīng)驗，從事調(diào)查研究，加強橫向聯(lián)系，擴大對外交流，及時傳遞信息的必不可少的工具�！叭藗冎饾u加深了對現(xiàn)代應(yīng)用寫作的了解，認識到掌握這門學(xué)科的知識，提高應(yīng)用寫作的能力，是完成各項工作、生活、科研等任務(wù)，提高效率，加快經(jīng)濟建設(shè)進程的重要因素之一;是適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展，便利各種交往和聯(lián)系，保障各自的經(jīng)濟利益，提高經(jīng)濟效益的重要手段。”秘書人員要提高文字水平，一定要有扎實的文字功底。陳毅曾說過，秘書、秘書，一要保密，二要會書。這個解釋，既形象生動，又十分貼切。人們習(xí)慣上把秘書稱作“秀才”、“筆桿子”，也說明秘書人員必須要有較高的文字水平。

　　寫作能力是現(xiàn)代人才必備的技能之一�！叭绻�只有扎實的基礎(chǔ)而缺乏高水平的寫作能力，走上工作崗位以后，無論從事什么職業(yè)，都將缺少一只較有力的臂膀。在改革的今天，不管培養(yǎng)什么專業(yè)的人才，高水平的寫作能力都是必備的基本功。”新時期的秘書是要加強參謀職能，但會寫作特別是“應(yīng)用寫作”這一技能更為重要，包括一般文書、機關(guān)公務(wù)、事務(wù)文書等等。一個不通文墨，疏于文字，連領(lǐng)導(dǎo)講話稿都不會起草的秘書，不能說是一個合格的現(xiàn)代秘書。因而，練就扎實的文字功底，是一個秘書從業(yè)人員必不可少的基本素質(zhì)。展望未來，無論科學(xué)技術(shù)多么發(fā)達，秘書工作手段多么先進，但秘書的基本職責(zé)是處理文書，任何時候，秘書都要具備較高的文字水平。那種認為秘書職能變了，現(xiàn)代秘書已由起草、處理文書轉(zhuǎn)變?yōu)閰⒅\的論調(diào)是不全面，不正確的。

　　秘書人員的寫作能力的培養(yǎng)，當(dāng)然是要靠學(xué)習(xí)。蘇軾曾經(jīng)說過，心手不相應(yīng)，乃“不學(xué)之過也”，這就告訴我們學(xué)習(xí)知識的重要性。作為文職人員的秘書要廣泛學(xué)習(xí)科學(xué)理論知識、學(xué)習(xí)典范的應(yīng)用文之作，揣摩并體會他人的寫作技巧和方法，以此來提高自己的寫作水平。“應(yīng)用寫作和所有精神產(chǎn)品的生產(chǎn)過程一樣，不單是創(chuàng)造性勞動，還要求有廣闊的內(nèi)容空間，可以留給寫作者的思維去馳騁，而且需要寫作者對問題有獨到的看法、深刻的見解。”一名優(yōu)秀的“筆桿子”沒有淵博的知識作為底蘊，它的作品就會沒有深度，如清水般淡然無味。有了豐厚的知識作底蘊，秘書人員在辦文、辦事、辦會中就能夠?qū)⒚貢�工作駕輕就熟、游刃有余。

　　2、口頭表達

　　要具備準確的口頭表達能力，即要求秘書人員在工作、交往中能思維清晰、口齒清楚、條理分明、說話得體。秘書人員雖然很少演說，但卻要經(jīng)常說話。上傳下達要說話;匯報情況要說話;接待來訪要說話;打電話也要說話。說話機會如此之多，就必須講究說話藝術(shù)。一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑。要達到這三點，沒有廣博的知識是不可能的。或許有人會說，我沒有廣博的知識，但同樣能說會道，并且句句有理，還能博得大多數(shù)人的好感。我無法去否定個別情況，但我認為大多數(shù)學(xué)識短淺的人所說出來的話，沒有深度，他們的話或許會使某些人在某些情況下信服，他們之所以沒有碰壁，當(dāng)然，也是他們的技巧與火候(時間、場合)掌握得還好，所接觸的人也有限。但作為一名秘書人員，所接觸的人形形色色，涉及的人員各有不同，處理事情的方式很多。因而，沒有深度的表達會使別人感到膚淺、庸俗，不愿與之為伍。在人際交往中，有一點技巧或許能夠應(yīng)付自如(但僅限于個人交往)。但對于作為一個社會組織與公眾之間的公共關(guān)系活動，沒有知識，便會與事業(yè)的成功遙遙無期。在秘書人員接待形形色色的人物時，不了解、熟悉對方的風(fēng)俗習(xí)慣，很可能導(dǎo)致誤解，從而使其所在部門的工作受損。因而，要有準確的口頭表達能力，就必須涉獵各種知識，以此來充實自己。只有這樣，才能使秘書人員在工作中得心應(yīng)手，正確地應(yīng)付各種可能出現(xiàn)的局面、情況。從而使其成為一個能力強的秘書人員。

　　(二)適用英語能力

　　隨著科技和經(jīng)濟的不斷發(fā)展及國際交往的日益擴大，秘書工作者還必須熟練掌握一門或多門外語，提高口語表達能力，以跟上時代發(fā)展的步伐。英語能力的提高，當(dāng)然也要學(xué)習(xí)關(guān)于英語方面的知識。但是要想提高英語能力，不能僅僅學(xué)習(xí)其書本知識，僅僅懂得語法、句型等。這種人才在現(xiàn)實生活中根本無法發(fā)揮作用。而如今的秘書從業(yè)人員絕大多數(shù)在學(xué)校中學(xué)到的英語都是“啞巴英語”、“聾子英語”，盡管有些人在歷次考試中都能取得好成績，但真正需要用的時候，便茫然不知所措。因而，要培養(yǎng)適用的英語能力，除了書本上的知識外，還需要多聽、多講、多寫，只有這樣，才能被社會所接納。

　　二、掌握辦公技術(shù)

　　經(jīng)濟的發(fā)展，改革的深入使秘書工作方式有所改變，不再拘囿于原先的手工操作。由于秘書部門辦公自動化的普及，計算機、幻燈機、擴音機、照相機、錄像機、電傳機、多功能電話機、縮微技術(shù)等先進設(shè)備陸續(xù)走進了秘書工作部門。這種變化要求秘書人員必須具備熟練的網(wǎng)絡(luò)技能，在當(dāng)前只有具備了熟練的計算機操作能力，才可以迅速、廣泛、準確地獲得最新消息，提高辦事效率。要具備這種能力，就要求秘書人員能夠掌握關(guān)于新機器的知識。有了具體的知識理論作為基礎(chǔ)，才有可能掌握好現(xiàn)代辦公技能。當(dāng)然，僅僅精通相關(guān)知識是遠遠不夠的，“紙上得來終覺淺”，這就告訴我們，應(yīng)該勤于練習(xí)。如果僅僅拘囿于書本知識，永遠都只能做井底之蛙。因而，要想掌握好現(xiàn)代辦公技能，就要在具備知識的基礎(chǔ)上加以刻苦的練習(xí)，多實踐，才能真正熟悉和掌握現(xiàn)代辦公技能。對于這一項能力，學(xué)習(xí)知識與實踐同樣重要。 三、具備自學(xué)能力

　　作為一名秘書人員，必須具備一定的自學(xué)能力。由于世事變化萬千，秘書人員必須不斷地更新知識。然而，新知識的獲得不能僅僅依靠他人填鴨式的灌輸。這樣，得不到很好的效果，也過于局限了。因此，秘書人員本身要有學(xué)習(xí)的主動性，要有不斷更新知識的求知欲。因為，在經(jīng)濟建設(shè)飛速發(fā)展的今天，秘書人員需要有較強的自學(xué)能力，有了較強的自學(xué)能力，知識的廣度和深度才會不斷增長，從而提高其個人素質(zhì)。

　　由于現(xiàn)代化傳播媒體的發(fā)展，知識的來源極其廣泛，各種報刊雜志、新聞節(jié)目、聲像出版物，特別是多媒體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都成為新知識的載體。即使在平常的交往中往往也包含許多有用的信息，秘書人員要做學(xué)習(xí)的有心人，通過各種渠道接受新知識，不斷增加新知識的含量。當(dāng)然，有了豐富的新知識，還要做好新知識的轉(zhuǎn)化。只有這樣，才能完善個人素質(zhì)。補充新知識貴在吸收，重在運用，根本目的是能力的提高。有人說，知識經(jīng)濟時代的文盲不是那些讀書太少的人，而是那些不會運用自己所學(xué)知識的人，這話有一定的道理。有的人讀了很多書，但是實踐中卻一點也用不上，水平也沒有提高，成為死啃書本的“書蟲子”。會讀書的人，讀了書還要想得遠，用書本上的知識指導(dǎo)實踐，通過書本和實踐的結(jié)合形成自己的觀點、方法，真正把所學(xué)的知識變成自己的東西，轉(zhuǎn)變成工作的能力，獲取最大的知識效益。

　　由此不難看出，完備的知識能夠提高工作能力，一定的自學(xué)能力又能拓寬知識面。因而，將知識和能力結(jié)合起來才是一個優(yōu)秀的秘書人員應(yīng)該做的。

　　除了上述能力以外，作為一名現(xiàn)代秘書，不僅僅只是從事原先意義上的秘書工作，隨著社會轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌、技術(shù)密集區(qū)域擴大和辦公手段逐步的高科技化，需要秘書成為“多面手”的呼聲越來越高，其管理性、服務(wù)性內(nèi)容也大為擴展，現(xiàn)代秘書扮演復(fù)合型人才角色。這一切都要靠學(xué)習(xí)來獲得。知識的廣博，會使文秘人員本身的素養(yǎng)和能力得到大幅提升。

　　在這個機遇與挑戰(zhàn)并存的時代，誰擁有了相關(guān)的知識和能力，誰就有條件抓住機遇。此時的機遇更需秘書從業(yè)人員用知識和能力來把握。只有深諳知識與能力的辯證關(guān)系，并把理論運用到實際工作中去，才能適應(yīng)當(dāng)前的社會對秘書角色的新要求，進而把秘書工作做得更好。

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