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采購部工作流程
引導(dǎo)語：倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的最低庫存保障線，在存量接近或低于最低庫存保障時，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，下面是yjbys小編為你帶來的采購部工作流程，希望對大家有所幫助。
第一章 貨品采購
一、 采購進(jìn)貨流程
1、對品種及供應(yīng)商進(jìn)行初步洽談。
2、確定進(jìn)貨品種及供應(yīng)商。
3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件，轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。
4、協(xié)助質(zhì)管部對供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進(jìn)行合法資格的審查。
5、采購合同簽訂。
(1)確定采購進(jìn)貨明細(xì)，包括進(jìn)貨品種及數(shù)量，采購計劃報出后的到貨時間;
(2)確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策;
(3)確認(rèn)結(jié)款方式及帶票與否;
�、賻痹陆Y(jié)
�、趲爆F(xiàn)款
�、蹘睂�(shí)銷實(shí)結(jié)
(財務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時性)
6、做出計劃，通知發(fā)貨并跟進(jìn)到貨情況。
采購已經(jīng)上報的計劃需保存，留做入庫依據(jù)。
二、采購進(jìn)貨分類
1、常規(guī)商品進(jìn)貨
保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規(guī)范如下：
(1)低于庫存下限品種的收集途徑：
① 采購部自查
�、� 門店斷貨品種報采購
③ 配送中心斷貨報采購部
(2)采購品種的篩選，結(jié)合日常門店總銷售量，進(jìn)行采購貨品的確定。
(3)采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。
(4)采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。
2、新品采購
新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。
(1)替代品的采購，功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。 替換商品產(chǎn)生的原因如下：
�、俑襁^高，貨比三家，處于劣勢。
�、趶S家新品替代老化品種。
�、勖�，市場淘汰。
(2)顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。
①采購確定到貨時間，超過約定時間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購負(fù)責(zé)。(特殊情況除外)
�、谶@類商品采購數(shù)量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。
�、圻@類商品不得退貨，到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負(fù)責(zé)
(3)常規(guī)新品的引進(jìn)，是為滿足公司發(fā)展的需要引進(jìn)的新品。
�、俳Y(jié)合本公司實(shí)際情況，對現(xiàn)有品類進(jìn)行規(guī)劃，確定新品引進(jìn)。
②門店部及采購部每周一次對當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行了解。
第二章 到貨入庫跟進(jìn)
一、落實(shí)到貨情況
1、查當(dāng)日到貨入庫記錄
(1)核對到貨的準(zhǔn)確性，指所到品種與采購計劃的一致性。若廠家發(fā)了未計劃貨品，退單處理。
(2)核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等;
(3)倉儲部收到貨后嚴(yán)格按照要求驗(yàn)收，差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報采購部。
2、審核當(dāng)日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。
(1)查看到貨新品，跟進(jìn)新品到貨情況。
�、匍T店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店;
�、诔Ｒ�(guī)新品采購，入庫后，在最短時間內(nèi)(最遲不超過入庫后第三天)鋪貨至門店銷售并跟進(jìn)。
③按照要求對新品的零售價、毛利屬性進(jìn)行核定;
(2)查看貨品漲價情況
�、倭私夂藢S家(供應(yīng)商)通知漲價與實(shí)際到貨價是否一致
�、诤瞬橛媱潟r答應(yīng)給的返點(diǎn)及贈品是否一致;
(3)查看效期本情況
配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當(dāng)天內(nèi)與廠家聯(lián)系，做出退貨或者承諾換貨處理;
二、追蹤未到商品
1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤
(1)拓寬渠道，從其他廠家進(jìn)貨;
(2)考慮功效相似替代品的進(jìn)貨;
2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤
(1)當(dāng)天與廠家聯(lián)系，詢問未發(fā)貨原因。
�、贂簳r斷貨不能發(fā)貨的，及時追蹤，最短時間內(nèi)保證商品到庫;
�、谔醿r而暫不發(fā)貨的，與廠家談協(xié)議，爭取最后一批不漲價貨品;
(2)考慮一個品種多渠道進(jìn)貨。
�、儇洷热�，選取最低價進(jìn)貨;
�、诔浞直ＷC貨源。
三、關(guān)注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。
第三章 業(yè)務(wù)洽談
一、廠家合作協(xié)議的簽訂
1、合作協(xié)議的分類：
(1)年度協(xié)議：
①雙方約定進(jìn)貨量、返點(diǎn);
②指定供貨渠道：保證貨源及價格統(tǒng)一。
(2)臨時協(xié)議：短期的促銷獎勵
2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容：參照采購合同。
3、對于長期合作的廠家，應(yīng)在原有合作的基礎(chǔ)上，為公司爭取最大優(yōu)惠政策。
(1)精減供貨商的數(shù)量，加大深度合作;
(2)把握最佳進(jìn)貨時機(jī)，結(jié)合公司銷量，爭取最大優(yōu)惠政策。
二、返點(diǎn)的管理
1、協(xié)議好的返點(diǎn)嚴(yán)格做好登記。
2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時間內(nèi)追蹤廠家返點(diǎn);
(1)確定返點(diǎn)金額，確定兌換返點(diǎn)金額商品;
(2)確定返點(diǎn)商品到貨時間;
3、返點(diǎn)商品到貨入庫
(1)返點(diǎn)商品的入庫按照“不帶票”“月結(jié)”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點(diǎn)”，便于核查;
(2)返點(diǎn)商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細(xì)登記，注明返點(diǎn)商品名稱及數(shù)量;
(3)采購審核《漲價本》后，對返點(diǎn)商品做采購?fù)搜a(bǔ)價、勾賬，系統(tǒng)里恢復(fù)進(jìn)貨金額。
�、偻搜a(bǔ)后的價格是采購下次計劃價格參考
�、谕搜a(bǔ)后的價格是開單入庫價格參考。
(4)現(xiàn)金返點(diǎn)，采購做好登記，做進(jìn)系統(tǒng)，由返點(diǎn)方直接上交財務(wù)部，財務(wù)部收款后開據(jù)收據(jù)，進(jìn)行勾賬。
4、對于不按時按量返點(diǎn)的廠家，依據(jù)《合作協(xié)議》條款作出相應(yīng)的處理。
三、新業(yè)務(wù)到訪：
新品：有意向品種按進(jìn)貨流程進(jìn)貨。
四、老業(yè)務(wù)到訪：
(1)流向查詢;
(2)查詢進(jìn)銷存;
(3)臨時促銷;
要求廠商提前做好方案，與門店部負(fù)責(zé)人溝通。
(4)配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價;
�、購S家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函
②下發(fā)通知由門店部具體落實(shí)后反饋價格，再進(jìn)行調(diào)整。
(5)效期及不動銷退換貨跟進(jìn)
第四章 退貨及維修
一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨
1、退貨通知內(nèi)容。
�、偻ㄖ素浀膶ο�(門店、門店經(jīng)理和開單退貨);
�、谕素浬唐访骷�(xì);
③商品有批號效期的限制
�、芡素洉r間段;
2、通知途徑。
①騰訊通;
�、� 手機(jī)短信的方式(騰訊通斷網(wǎng)時)。
3、退貨要求：
�、偻素浲ㄖy(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點(diǎn)前下發(fā)到有關(guān)部門。
�、诓少彶吭诎l(fā)退貨通知時，門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴(yán)格按照退貨要求完成退貨;
�、芡素洿騿螁T收到退貨后，在供應(yīng)商要求的退貨時間內(nèi)完成，并反饋采購部。
二、門店及倉庫自查，發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品，上報采購部，采購部確認(rèn)可以處理的，整理下發(fā)退貨通知。
三、配送中心驗(yàn)收時拒收商品退貨
1、破損，批號效期不明商品退貨：
2、資質(zhì)不全，不合格商品退貨;
3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨;
四、返修商品處理
1、門店發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題及顧客返回的商品，先報采購部確認(rèn)處理方式;
2、門店憑采購部提供的處理方式退回配送中心;
3、配送中心收到商品進(jìn)行登記;
4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由采購確認(rèn)簽字，發(fā)回廠家維修;
5、維修返回后由退貨開單員返回門店。
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