采購管理的參考方法

　　(一)供應(yīng)商的考評

　　1、物資部負(fù)責(zé)整理各方提供的供應(yīng)商的信息，報評審組評審。

　　(1)物資部組織合格供應(yīng)商的考察評定工作，考察內(nèi)容包括：

　　a、生產(chǎn)能力

　　b、價格水平

　　c、質(zhì)量水平

　　d、付款條件

　　e 、售后服務(wù)

　　f、履約能力和知名度等。

　　經(jīng)公司經(jīng)營部、總經(jīng)理批準(zhǔn)，將合格供應(yīng)商納入名錄。

　　(2)屬于分包商在承包范圍自行采購的材料，由分包商自行采購，但重要材料應(yīng)從公司的《合格分供商名冊》中選擇，或事先經(jīng)過考核，并納入名冊中后方可采購。

　　2、供應(yīng)商的確定

　　大宗材料的采購，由物資部門牽頭組織招標(biāo)，公司物資部、公司經(jīng)營部門、項目部共同審核。具體按如下程序辦理。

　　(1)初步詢價：工程中標(biāo)后，根據(jù)項目編制的物資計劃，由公司物資部對項目需用材料進行詢價并做詢價記錄，編制《物資詢價匯總表》。

　　(2)招標(biāo)：物資部與項目部共同成立招標(biāo)評審小組(項目經(jīng)理、經(jīng)營經(jīng)理、項目物資經(jīng)理等)，由公司經(jīng)營部負(fù)責(zé)編制《招標(biāo)邀請公告》，《招標(biāo)邀請公告》包括：招標(biāo)材料名稱、材質(zhì)要求、開標(biāo)日期等，對投標(biāo)人須提供投標(biāo)書、供貨廠家資質(zhì)資料的要求等。

　　(3)各投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的日期提供回標(biāo)資料(或蓋章傳真件)。

　　(4)開標(biāo)：由物資部組織開標(biāo)，填寫《物資采購開標(biāo)評審記錄表》，由公司物資部備案。

　　(5)評標(biāo)：物資部招標(biāo)評審小組開展評標(biāo)工作，評標(biāo)工作按以下程序進行：

　　a、對通過資格審查的投標(biāo)人進行投標(biāo)文件的符合性審查;

　　b、對通過符合性審查的投標(biāo)進行價格排序，按投標(biāo)方的價格、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、承諾、信譽及業(yè)績等方面做出綜合評定，并初選具體供應(yīng)商。

　　(6)終評：物資部根據(jù)評標(biāo)結(jié)果填寫《物資采購中標(biāo)單位會簽單》，最終選出供應(yīng)商并向中標(biāo)單位發(fā)出通知。

　　(7)物資采購中標(biāo)單位由項目部物資經(jīng)理、經(jīng)營經(jīng)理、項目經(jīng)理、公司物資部經(jīng)理、公司經(jīng)營部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　(8)同一類材料可同時在合格供應(yīng)商中招標(biāo)，選擇3家以上供應(yīng)商。

　　(二)采購的相關(guān)規(guī)定

　　1、對確需緊急采購的A、B類物資，而該物資供方又不是合作過的友好供應(yīng)商，由項目經(jīng)理上報總經(jīng)理說明原因，項目部現(xiàn)場對該供應(yīng)商進行緊急評價，由物資經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理、組成評審組對供應(yīng)商進行評價，后經(jīng)過招標(biāo)報價確定價格。供應(yīng)商相關(guān)信息及公司審批手續(xù)2日內(nèi)上報公司。

　　2、對甲方指定物資供應(yīng)商，無長期合作機會，公司不予以評價控制，無須建立供方檔案。有合作機會的，經(jīng)過評審、考核納入合格供應(yīng)商名錄。

　　(三)采購合同的管理

　　1、物資部是物資采購合同的主管部門，物資部負(fù)責(zé)牽頭組織物資采購合同草擬、談判、評議、簽訂及管理工作。

　　2、采購合同應(yīng)分項目建立合同檔案并作好借閱登記手續(xù)。

　　3、采購合同中應(yīng)標(biāo)明物資質(zhì)量要求，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，供應(yīng)商對質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限。

　　4、采購合同中應(yīng)詳細(xì)標(biāo)明物資名稱、商標(biāo)、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額，到貨時間要求，必須有預(yù)計的數(shù)量和金額。

　　5、采購合同的付款條件，必須符合項目的實際情況，以保證工程項目的正常運行。

　　6、物資采購合同中應(yīng)注明發(fā)生合同糾紛時，是仲裁，還是上訴法院，注明管轄地。

　　7、物資部提供各類經(jīng)過評審后的采購合同范本，供項目部采購使用。

　　(四)物資運輸

　　1、物資在運輸前，供應(yīng)商應(yīng)對易損變質(zhì)的原材料、半成品、成品和工程設(shè)備制定運輸措施，明確運輸要求，指定運輸負(fù)責(zé)人。對于大型構(gòu)件運輸和吊裝供應(yīng)商應(yīng)制定詳細(xì)方案并由供方技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。

　　2、運輸負(fù)責(zé)人應(yīng)對運輸操作人員進行操作說明，有特殊運輸要求的物資，運輸負(fù)責(zé)人應(yīng)下達書面運輸作業(yè)指導(dǎo)書，認(rèn)真交底。

　　3、材料經(jīng)驗證合格后，倉庫入庫員負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)，填寫物資入庫臺帳，記錄物資名稱、入庫日期、數(shù)量、規(guī)格等，做到帳、物一致，并作好標(biāo)識。經(jīng)檢驗不合格的物資，應(yīng)單獨存放，掛牌標(biāo)識，防止誤用或錯用。

　　(五)物資驗收的相關(guān)規(guī)定

　　1、建設(shè)單位提供物資的驗收

　　(1)建設(shè)單位提供的物資，指包括建設(shè)單位直接提供的物資及建設(shè)單位直接指定分包商提供用于本工程的材料。

　　(2)建設(shè)單位提供的物資，由項目物資部、質(zhì)檢員(技術(shù)部)會同建設(shè)單位共同現(xiàn)場實地驗證，項目物資部負(fù)責(zé)驗證記錄，填寫《進場物資驗證紀(jì)錄》，并將《進場物資驗證紀(jì)錄》送交項目質(zhì)檢員，將相應(yīng)原材質(zhì)證明送交項目技術(shù)部存檔。對有爭議的材料，項目部與建設(shè)單位共同做好記錄，項目試驗員與建設(shè)單位共同取樣，進行復(fù)試檢驗。

　　(3)建設(shè)單位指定分承包方采購的、根據(jù)“工程物資試驗計劃”要求需進行復(fù)試的材料，由項目質(zhì)檢員(技術(shù)部)辦理試驗委托，取樣由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、項目物資部、試驗員、質(zhì)檢員參加，并送至四方確認(rèn)的檢測單位進行復(fù)試。

　　(4)建設(shè)單位提供的產(chǎn)品發(fā)生不合格或與供貨清單不符時，項目物資部應(yīng)做好記錄，暫停接受，并及時以書面形式通報建設(shè)單位，進行洽商處置。

　　2、自行采購物資的驗收

　　(1)進場物資要會同物資經(jīng)理、質(zhì)檢員(技術(shù)部)、庫管員及相關(guān)單位共同執(zhí)行驗收。

　　(2)項目部物資部對進場的物資要進行數(shù)量的驗收和質(zhì)量的確認(rèn)，并做好相應(yīng)的驗收記錄和標(biāo)識。

　　(3)按規(guī)定要求抽取樣品進行復(fù)試。

　　(4)分包單位如按規(guī)定自行采購物資，采購前要報項目部物資部批準(zhǔn)，入庫或使用前要報項目部檢查確認(rèn)。

　　(5)庫管員經(jīng)過核對入庫材料物資的質(zhì)量和數(shù)量完全相符后，庫管員開具《驗收入庫單》，物資經(jīng)理、送貨人、庫管員簽章，并按《驗收入庫單》倉庫記賬聯(lián)登記材料保管帳，《驗收入庫單》中的供應(yīng)商名稱用途等信息必須填寫清楚，《驗收入庫單》相應(yīng)各聯(lián)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門;驗收過程中發(fā)生問題，應(yīng)立即反饋給物資經(jīng)理，由物資經(jīng)理與供應(yīng)商聯(lián)系，依據(jù)合同條款進行處置。

　　(6)項目部物資部督促庫管員，每月月底前將入庫單、出庫單登記匯總，報項目經(jīng)營部、財務(wù)部以便成本核算。

　　(7)進場物資質(zhì)量如不符合要求，應(yīng)做好標(biāo)識、隔離，并及時運出現(xiàn)場，對物資質(zhì)量供需雙方發(fā)生爭議時，應(yīng)到政府批準(zhǔn)的檢驗機構(gòu)予以復(fù)驗，復(fù)驗期間物資不允許使用。

　　3、向工程監(jiān)理提交〈〈工程物資進場報驗表〉〉內(nèi)容包括：

　　(1)出廠合格證。

　　(2)廠家質(zhì)量檢驗報告。

　　(3)廠家質(zhì)量保證書。

　　(4)商檢證。

　　(5)進場檢驗記錄。

　　(6)進場復(fù)試報告。

　　(六)現(xiàn)場材料領(lǐng)用的相關(guān)規(guī)定

　　1、項目部使用公司統(tǒng)一要求的領(lǐng)料單，領(lǐng)用物料時，必須憑經(jīng)相關(guān)人員簽字后的限額領(lǐng)料，由庫管員根據(jù)限額領(lǐng)料單發(fā)料后，填寫出庫單。材料發(fā)放應(yīng)本著“先進先出”的原則。

　　2、領(lǐng)用材料，由現(xiàn)場工長開具《領(lǐng)料單》，經(jīng)經(jīng)營部、項目技術(shù)部批準(zhǔn)后，庫管員據(jù)以發(fā)放材料，并進行登記入賬，領(lǐng)用人、用途及領(lǐng)用單位必須填寫清楚，《限額領(lǐng)料單》相應(yīng)各聯(lián)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門。

　　3、有消耗定額的材料，必須實行限額發(fā)料，并合理使用材料，嚴(yán)格計劃管理，減少材料的損失和浪費。對超計劃用料要由責(zé)任人寫出書面報告，說明超耗原因，經(jīng)經(jīng)營部、項目經(jīng)理審批同意后方可追加供料。

　　(七)現(xiàn)場儲存材料的相關(guān)規(guī)定

　　1、庫存材料的管理采用永續(xù)盤存制，按類別、品種、規(guī)格和價值建立材料明細(xì)賬，保證帳、卡、物三相符，做到日清月結(jié)，月末編制《庫存材料收發(fā)存月報表》及《物資進場驗收入庫記錄表》、《物資出庫單匯總表》，于每月月底前經(jīng)相關(guān)人員簽字項目經(jīng)營部、財務(wù)部進行成本核算，同時報公司物資部一份備查。

　　2、為確保成本核算的正確性，現(xiàn)場材料應(yīng)在每月末進行清查盤點，編制盤點報告，由材料管理人員、盤點人員等簽字后報項目經(jīng)營部、財務(wù)部。

　　3、業(yè)主、甲方提供的物資應(yīng)單獨存放，建立單獨的出入庫臺帳，并掛標(biāo)牌進行標(biāo)識。

　　4、庫管員對入庫的鋼材要分型號、品種分區(qū)堆放，分別編號并予以標(biāo)識。驗收時需要兩次以上清點數(shù)量。

　　5、庫管員對入庫的易濕易潮的物資，要有防濕防潮措施，并分別編號予以標(biāo)識。

　　6、庫管員對易燃易爆物資，要專門存放，有專人負(fù)責(zé)，并有嚴(yán)格的消防措施。

　　7、庫管員對入庫的其他物資要按照不同種類特點和存放要求進行存放，做到存放合理、材質(zhì)不混、規(guī)格不串、不丟、不損。并按要求立標(biāo)識牌。

　　8、庫管員對有保質(zhì)期要求的材料要定期檢查，防止過期，做好標(biāo)識。

　　9、庫管員對易損壞的物資要保護好外包裝，防止損壞。

　　10、庫管員對庫存物資要定期進行盤點，做到庫存材料帳、卡、物三相符。

　　11、倉管員負(fù)責(zé)對庫存的物資設(shè)備進行維護保養(yǎng)、常規(guī)性維修，同時對需要刷油的進行刷油等工作。

　　12、做好庫存物資的安全防護工作，達到防火、防水、防盜、通風(fēng)的要求。

　　(八)物資標(biāo)識管理

　　1、按照項目及公司要求，物資的標(biāo)識采用統(tǒng)一的標(biāo)識形式。

　　2、各項目部可根據(jù)現(xiàn)場實際情況，自己確定標(biāo)識的具體材質(zhì)和格式尺寸，公司不做限制。

　　3、庫管員對物資標(biāo)識標(biāo)注的內(nèi)容要根據(jù)項目要求規(guī)范、全面、統(tǒng)一。

　　4、物資檢驗和試驗狀態(tài)采用卡片、標(biāo)簽、標(biāo)牌或質(zhì)量記錄等方式標(biāo)識，項目質(zhì)檢員負(fù)責(zé)對現(xiàn)場物資的檢驗和試驗狀態(tài)進行標(biāo)識。

　　5、物資標(biāo)識方式分為標(biāo)記、記錄。物資標(biāo)識通過標(biāo)簽、標(biāo)牌、分區(qū)存放和質(zhì)量記錄等方式實現(xiàn)，現(xiàn)場物資標(biāo)識由項目庫管理人員負(fù)責(zé)。具體標(biāo)識按照公司要求執(zhí)行，項目部要定期檢查。

　　6、標(biāo)識要清楚、詳細(xì)、醒目，確保材料存放不渾、不串、不亂、不丟、不損。

　　(九)材質(zhì)證明管理

　　1、、必須建立健全各種材料材質(zhì)證明明細(xì)臺帳，對各種材料的出廠日期、材質(zhì)證明、現(xiàn)場復(fù)試記錄，要妥善保管。如水泥、鋼筋：

　　(1)水泥要有生產(chǎn)廠家的出廠質(zhì)量證明(包括廠別、品種、出廠日期、出廠編號、試驗數(shù)據(jù))。

　　(2)進場水泥要有試驗報告。

　　(3)進場鋼筋材質(zhì)證明，必須在驗收時一同提交。

　　2、分包單位自行采購的物資，相關(guān)資料由分包單位負(fù)責(zé)提交。但要負(fù)責(zé)督促、檢查。

　　(十)廢舊、余料處置的相關(guān)規(guī)定

　　1、在工程竣工收尾階段，不得私自處理余料和廢舊物資，對余料和廢舊物資，項目部庫管員負(fù)責(zé)管理，列出清單。如需處理應(yīng)由項目物資部提出處理方案，填寫《工程撤場物資處置單》報公司批準(zhǔn)后方可處理。評估報告、處理的物資清單及產(chǎn)生的資金必須全額上交公司財務(wù)部。

　　2、凡在此期間造成物資丟失或有私自處理行為，將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　(十一)掛賬

　　1、對賒賬物資設(shè)備要同步提供相關(guān)手續(xù)(票據(jù)、貨單等)辦理入庫手續(xù)，并報財務(wù)部門及時掛賬，以反映準(zhǔn)確的同步財務(wù)數(shù)字，對未掛賬的物資設(shè)備款不予支付。

　　2、對賬：項目物資管理人員要每月與有掛賬的供應(yīng)商進行對賬，并雙方簽字確認(rèn)，然后交付財物、經(jīng)營等部門進行記賬。

　　3、項目上要對有應(yīng)付款的客戶建立專項應(yīng)付款臺賬，并加以管理，以保證物資設(shè)備保質(zhì)保量的及時供應(yīng)和良好的客戶關(guān)系;臺賬要明細(xì)客戶、業(yè)務(wù)往來日期、主要產(chǎn)品、業(yè)務(wù)往來總額、已付款、應(yīng)付款等信息。

　　(十二)物資采購付款

　　1、原則：低投入，高產(chǎn)出，實現(xiàn)成本最低化。

　　2、計劃付款：項目部對材料款、設(shè)備款等每次進行支付(結(jié)算)前，要經(jīng)由項目經(jīng)理、經(jīng)營部、物資部及相關(guān)人員參加的專題小組會議決定，并編制計劃報公司批復(fù)，然后按公司批復(fù)意見執(zhí)行;結(jié)算5000元以上的，原則上以轉(zhuǎn)賬的方式執(zhí)行。

　　付款計劃表要明示客戶、主要產(chǎn)品、客戶名稱、業(yè)務(wù)綜合、已付款、應(yīng)付款數(shù)、建議本次付款數(shù)、批復(fù)數(shù)等欄目。

　　3、租賃周轉(zhuǎn)材料結(jié)算：在結(jié)算時，對短缺周轉(zhuǎn)材料的結(jié)算要先行辦理，并簽訂書面結(jié)算手續(xù)，及時截止，減少延期費用的發(fā)生。

　　4、項目零星材料的采購由項目部物資人員憑由項目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理審批后的預(yù)借申請單，到公司經(jīng)物資部、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后到財務(wù)領(lǐng)取支票。采購后按財務(wù)要求將有關(guān)發(fā)票等及時返回財務(wù)，辦理核銷手續(xù)。

　　5、未簽訂合同的物資，支付預(yù)付款時可憑由項目經(jīng)理、經(jīng)營部審批后的預(yù)借申請單，到公司經(jīng)物資部、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后到財務(wù)領(lǐng)取支票。采購?fù)戤厛箐N時，采購發(fā)票應(yīng)附驗收入庫單和材料物資清單，財務(wù)部根據(jù)合同協(xié)議審核后予以報銷。

　　6、大宗材料設(shè)備的付款，必須執(zhí)審批后的《物資采購審批表》到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。

　　7、項目部應(yīng)制定材料用量控制措施。依據(jù)施工物資用量預(yù)算，做好總量控制，實行限額領(lǐng)料。分包隊伍超額消耗的材料，項目部要從工程款中扣回，節(jié)約的材料可申請給予獎勵。

　　8、定期核算各項目主要物料的消耗，對材料消耗進行分析，與項目綜合計劃進行對照，對成本異常提出警示，并調(diào)查原因提出對策。

　　(十三)進場材料質(zhì)量控制

　　1、項目部應(yīng)對現(xiàn)場物資管理定期進行自查(自查內(nèi)容見《施工現(xiàn)場物資管理檢查記錄表》)，公司物資部也要不定期的對項目的物資管理進行檢查。

　　2、與工程有關(guān)的所有材料進場時，項目物資經(jīng)理依據(jù)采購合同、采購計劃，采取檢查外觀質(zhì)量，核對產(chǎn)品標(biāo)牌、規(guī)格、型號、數(shù)量，抽測材料的幾何尺寸，核查進場材料質(zhì)量證明和質(zhì)量檢驗報告等方法進行進場檢驗，合格后方可進場。外觀質(zhì)量不合格的材料當(dāng)即退貨，不得進場。

　　3、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人按《試驗方案》要求及時安排進場材料的取樣、送試。凡送試驗室的原材料必須按委托單的內(nèi)容認(rèn)真填寫，試驗完成后及時取回試驗結(jié)果。

　　4、試驗合格后，物資部根據(jù)驗證、檢驗結(jié)果及時辦理驗收手續(xù)，填寫《進場物資驗證紀(jì)錄》，報請監(jiān)理驗收;后附相關(guān)資料：《設(shè)備開箱檢驗記錄》、《材料試驗報告(通用)》、《設(shè)備及管道附件試驗記錄》、物資進場復(fù)試報告。

　　5、檢驗、試驗不合格的原材料、砼、半成品，現(xiàn)場試驗人員必須及時向技術(shù)負(fù)責(zé)人報告，項目部做出處置意見。確認(rèn)不合格的產(chǎn)品，屬自購的由物資部及時退貨或更換;屬業(yè)主提供的報請業(yè)主進行處理。

　　(十四)物資設(shè)備(能夠重復(fù)使用的)統(tǒng)一管理

　　公司對能夠周轉(zhuǎn)重復(fù)使用的物資設(shè)備實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一調(diào)配使用;實現(xiàn)資源共享、成本最低化。

　　各項目部要根據(jù)物資設(shè)備管理辦法要求及時上報公司所需的物資設(shè)備，由公司統(tǒng)一調(diào)配，當(dāng)公司不能夠滿足項目需求時，按照采購管理辦法進行申報采購。

　　各項目對公司調(diào)配的物資設(shè)備進行專賬管理。

　　(十五)報表

　　1、物資材料月報表：每月報。表中需明細(xì)上期數(shù)(前期總額)、本期(月)數(shù)、累計數(shù)等。

　　報表要按材料類別進行分類，建立子科目;注明使用部位等信息。

　　2、供應(yīng)商應(yīng)付賬款月款表：每月報。表中需明細(xì)上期業(yè)務(wù)金額(前期總額)、本期(月)業(yè)務(wù)金額、累計業(yè)務(wù)金額、上期應(yīng)付款額、本期付款額、累計應(yīng)付款額等。

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