【精】公司檔案管理制度

　　在當(dāng)今社會生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，好的制度可使各項工作按計劃按要求達(dá)到預(yù)計目標(biāo)。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司檔案管理制度 篇1

　　第一章 基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

　　第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章 檔案管理體制

　　第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

　　第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

　　第三章 材料的收集歸檔

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的.工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真地鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　第四章 檔案管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

　　第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。

　　第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

　　第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

　　第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

公司檔案管理制度 篇2

　　第一章　總　則

　　第一條 為加強(qiáng)公司企業(yè)檔案工作，服務(wù)于企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動和管理工作，根據(jù)《集團(tuán)有限公司企業(yè)檔案工作規(guī)定》和檔案相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

　　第二條 企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。

　　第三條 知識產(chǎn)權(quán)檔案是指在知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理工作活動中形成的，具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的檔案文件。

　　第四條 重大活動檔案是指在重大活動中直接形成的具有長久保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實物等不同形式的歷史記錄。

　　第五條 企業(yè)檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

　　第六條 公司各單位包括全資子公司應(yīng)設(shè)置專職或兼職資料員或文書員，負(fù)責(zé)本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并在業(yè)務(wù)上接受公司檔案館指導(dǎo)。

　　第七條 境外企業(yè)檔案管理參照《集團(tuán)有限公司境外企業(yè)檔案工作指導(dǎo)意見》執(zhí)行。

　　第二章 工作職責(zé)

　　第八條 檔案館職責(zé)

　�。ㄒ唬�學(xué)習(xí)貫徹并執(zhí)行上級檔案主管部門及國家檔案局的檔案精神及法律法規(guī)。

　�。ǘ�）按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司各職能部門及項目的檔案前期的資料整理工作。

　�。ㄈ�）制定年度檔案工作計劃，并組織實施。

　�。ㄋ模┟鞔_各門類檔案歸屬與流向。

　�。ㄎ澹┒酱俟�司各職能部門對重大固定資產(chǎn)投資專項資料的前期的收集、整理，對達(dá)到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級單位完成對公司檔案專項檢查與驗收工作。

　�。�六）對公司達(dá)到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。

　　（七）指導(dǎo)各職能部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

　　第九條 公司及子公司各職能部門職責(zé)

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T應(yīng)按照“誰形成，誰歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門（項目）文件，并定期向檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。

　　（二）各職能部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)對本部門歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。

　　第十條 加強(qiáng)企業(yè)重大活動檔案管理工作，應(yīng)依照有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行重大活動檔案的立卷歸檔。應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保重大活動檔案的系統(tǒng)、完整、安全。

　　第三章 業(yè)務(wù)工作

　　第十一條 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

　�。ㄒ唬�檔案工作應(yīng)納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)或崗位責(zé)任制。

　�。ǘ�）檔案館或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動。

　�。ㄈ�）公司在下達(dá)項目計劃任務(wù)、檢查項目計劃進(jìn)度、驗收或鑒定項目成果、進(jìn)行項目總結(jié)時，應(yīng)同時對項目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。

　　第十二條 文件的形成與積累

　�。ㄒ唬┪募�形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；

　　（二）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交部門、項目或?qū)ｍ椯Y料員保管。

　　第十三條 文件整理與歸檔

　　（一）文件整理

　　1. 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2. 文書、科技、會計、聲像、實物檔案等門類文件的整理，應(yīng)分別符合《文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、文件的要求。

　　3. 固定資產(chǎn)投資項目文件整理，

　�。ǘ�）文件歸檔范圍

　　1. 公司在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。

　�。�1）企業(yè)資產(chǎn):包括各種物業(yè)(如樓宇、房產(chǎn)、土地)的產(chǎn)權(quán)證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉(zhuǎn)、無形資產(chǎn)買入的請示、批復(fù)、權(quán)屬證明及產(chǎn)權(quán)變動證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；

　�。�2）注冊登記:包括企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同)；

　�。�3）行政管理:包括董事會、監(jiān)事會形成的會議記錄、紀(jì)要、決議等材料及文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛(wèi)等工作形成的文件材料；

　�。�4）經(jīng)營管理:包括經(jīng)營決策、計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書，企業(yè)內(nèi)部管理與整頓形成的文件材料；

　　（5）生產(chǎn)技術(shù)管理:包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作等形成的文件材料及企業(yè)各種資質(zhì)證書及相關(guān)材料；

　�。�6）社團(tuán)工作:包括黨、團(tuán)組織、工會、協(xié)會、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　�。�7）投資開發(fā):包括境內(nèi)外投資項目中的項目建議(申請)書、意向書，可行性研究報告、項目評估、項目批準(zhǔn)文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準(zhǔn)證書，項目勘察設(shè)計、施工、竣工驗收等活動形成的文件材料，承包工程、設(shè)計咨詢項目中的招投標(biāo)、中標(biāo)、簽訂合同、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗收、工程移交等活動形成的文件材料，科技經(jīng)貿(mào)合作項目中的合同、協(xié)議，及實施合作過程中形成的主要文件材料，勞務(wù)合作項目中的合同、協(xié)議、人事管理、財務(wù)管理等活動形成的文件材料；

　�。�8）基本建設(shè):包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據(jù)性、基礎(chǔ)性材料，設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工文件材料；

　�。�9）設(shè)備儀器:包括各種自制、外購設(shè)備及安裝調(diào)試文件材料；

　�。�10）產(chǎn)品生產(chǎn):包括每種產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)、廣告等方面形成的文件材料；

　�。�11）科學(xué)研究:包括從開題到實驗、總結(jié)報告、技術(shù)鑒定、成果推廣應(yīng)用及轉(zhuǎn)讓等系列活動中形成的文件材料；

　�。�12）聲像實物:包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎狀、獎?wù)�、獎杯、獎牌、錦旗、書畫等；

　　2. 歸檔文件的主要來源有：公司形成的文件；公司引進(jìn)項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)向公司提交的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件；公司執(zhí)行、辦理的外來文件。

　　3. 管理類和會計、科技、聲像、實物等門類文件歸檔范圍和保管期限，應(yīng)符合文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定的要求。

　　（三）文件歸檔時間

　　1. 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　2. 科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

　　3. 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

　　4. 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。

　　5. 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

　　6. 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。

　　7. 涉密檔案文件歸檔時間，應(yīng)按國家和企業(yè)保密規(guī)定執(zhí)行。

　　（四）文件歸檔要求

　　1. 各部門、項目及專項工作專兼職資料員應(yīng)按規(guī)定將文件整理后歸檔。

　　2. 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應(yīng)予以修復(fù)。

　　3. 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔，復(fù)制件需加蓋歸檔單位公章。

　　4. 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

　　5. 歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

　　6. 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

　　7. 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫“檔案交接登記表”（附件1）。重要項目文件歸檔時，應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核簽字。

　　8. 文件形成部門應(yīng)按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續(xù)、形成歸檔記錄。

　　9. 具有永久、長期保存價值的`電子文件，應(yīng)形成一份紙質(zhì)文件歸檔。電子檔案實行“雙套制”管理，應(yīng)與其他載體檔案區(qū)分，單獨整理存放，并通過互見號與其他載體檔案建立對應(yīng)關(guān)系。

　　10. 因公出國考察帶回的技術(shù)材料、影像資料，應(yīng)及時整理、立卷、移交檔案館。

　　第十四條 檔案與資料的收集

　�。ㄒ唬┙邮账鶎賳挝灰虍a(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有檔案。

　�。ǘ�）根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。

　�。ㄈ�）根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

　�。ㄋ模└鶕�(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。

　　第十五條 檔案整理工作

　　（一）檔案館應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。

　�。ǘ�）分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)附有分類說明。

　�。ㄈ�）類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設(shè)定。

　�。ㄋ模┤�宗內(nèi)檔案按類別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目順序排列編號。

　�。ㄎ澹└鶕�(jù)分類方案和排列順序編制檔號，檔號編制方法見《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）。

　�。�六）檔案全宗、分類編號，應(yīng)按《中國中車集團(tuán)有限公司檔案分類編號辦法》執(zhí)行。

　�。ㄆ撸┘堎|(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號�；ヒ娞柺欠从惩�一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號。

　�。ò耍┌慈�宗、類目、保管期限編制檔案目錄。

　　第十六條 檔案保管工作

　�。ㄒ唬�檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)配備防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)實行異地異質(zhì)備份、確保檔案安全。

　　（二）檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)救，易損的制成材料和字跡、應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。

　�。ㄈ�）庫房管理

　　1. 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。

　　2. 庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案害蟲及霉菌防治情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。

　　3. 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對、做到賬物相符，數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。

　�。ㄋ模�館藏檔案應(yīng)保持其歷史的真實面目，可采用縮微技術(shù)進(jìn)行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應(yīng)進(jìn)行縮微拍攝，原件和縮微品并存。

　　第十七條 檔案鑒定工作

　　（一）成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

　　（二）根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定檔案保管期限。

　�。ㄈ�）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。

　�。ㄋ模┓彩欠从潮酒髽I(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的文件，應(yīng)為永久保管檔案。

　�。ㄎ澹┓彩欠从潮酒髽I(yè)一般工作活動，在一定時期對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，應(yīng)為定期保管檔案，可根據(jù)其參考價值分為30年和10年。

　　（六）定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定：經(jīng)檔案鑒定委員會（或小組）鑒定，需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊、填寫銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存；涉密檔案還須經(jīng)企業(yè)保密委員會批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。

　　第十八條 檔案統(tǒng)計工作

　�。ㄒ唬�檔案館應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。

　　（二）建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案銷毀情況等。

　　（三）檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性，按國家檔案局有關(guān)規(guī)定填報企業(yè)檔案室基本情況年報表。

　　第十九條 檔案利用工作

　�。ㄒ唬�檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務(wù)。

　�。ǘ�）根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定檔案利用權(quán)限，越權(quán)利用須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　�。ㄈ�）檔案利用應(yīng)按規(guī)定審批、登記，填寫借閱登記表，涉密文件還須填寫涉密檔案調(diào)卷審批單；利用效果突出的宜進(jìn)行登記，填寫利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報開發(fā)利用檔案信息資源成果。

　�。ㄋ模┛刹捎弥苯硬殚啞㈦娫捳{(diào)閱等方式，提供利用原件、復(fù)制件，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制專用章”。

　�。ㄎ澹┙栝啓n案的人員，應(yīng)保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。

　�。�六）借閱檔案在歸還時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格檢查驗收，確認(rèn)沒有問題后，雙方辦理交接手續(xù)。

　　（七）公司宜對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。

　�。ò耍┕�司宜對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

　�。ň牛┕�司宜對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

　　第四章 檔案的保密工作

　　第二十條 檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，檔案人員和檔案利用人員應(yīng)有高度的保密意識，遵守保密制度。

　　第二十一條 檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫“借（查）閱申請表”（見附件4），并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后方可借閱�？萍紮n案、聲像實物檔案須經(jīng)總工程師批準(zhǔn)；文書檔案須經(jīng)公司保密委員會主任批準(zhǔn)；會計檔案須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)。

　　第二十二條 有密級檔案經(jīng)批準(zhǔn)查閱后，只允許在檔案室查閱，不允許帶離檔案室，并禁止摘抄。

　　第二十三條 檔案人員違反保密制度，丟失或擅自提供檔案、泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予處分，直至依法追究刑事責(zé)任。

　　第二十四條 對嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對保密工作有重大貢獻(xiàn)的單位和個人，應(yīng)給予表揚(yáng)或獎勵。

公司檔案管理制度 篇3

　　1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的.檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

公司檔案管理制度 篇4

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的.文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

公司檔案管理制度 篇5

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的.，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

公司檔案管理制度 篇6

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各種門類、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實行檔案信息化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

　　第二章 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第四條 公司設(shè)立檔案管理中心（或指定部門），負(fù)責(zé)全公司檔案工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：

　　1. 制定和修訂公司檔案管理制度；

　　2. 組織公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作；

　　3. 指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作；

　　4. 開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識和管理水平；

　　5. 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

　　第五條 各部門應(yīng)指定專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并與檔案管理中心保持密切聯(lián)系。

　　第三章 檔案的收集與整理

　　第六條 檔案收集應(yīng)遵循“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的'原則，確保各類檔案材料的齊全完整。各部門在辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時整理并移交檔案管理中心。

　　第七條 檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的自然規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　第八條 檔案整理過程中，應(yīng)對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并編制檢索工具，確保檔案檢索的便捷性。

　　第四章 檔案的鑒定與保管

　　第九條 公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。鑒定工作由檔案管理中心組織，相關(guān)部門參與。

　　第十條 檔案保管應(yīng)確保檔案的安全與完整，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等措施。電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。

　　第五章 檔案的利用與開放

　　第十一條 公司檔案應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定，向相關(guān)部門和人員提供利用服務(wù)。利用檔案應(yīng)履行登記手續(xù)，確保檔案的安全與完整。

　　第十二條 檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案密級，確保不泄露公司機(jī)密。

　　第十三條 對于具有歷史價值或社會影響的檔案，公司可根據(jù)實際情況，在遵守相關(guān)法律法規(guī)的前提下，向社會開放。

　　第六章 檔案信息化建設(shè)

　　第十四條 公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理效率和利用水平。

　　第十五條 檔案管理中心應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和安全保障工作，確保電子檔案的真實、完整和可用。

　　第七章 附則

　　第十六條 本制度自發(fā)布之日起實施，解釋權(quán)歸公司檔案管理中心所有。

　　第十七條 隨著公司發(fā)展和檔案管理工作的需要，本制度將適時進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇7

　　一、目的

　　加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

　　2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

　　2）負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　5、各公司總監(jiān)/副總

　　1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇惡贤�或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存；

　�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　�、俏募�資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

　�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　�、煞潜竟�司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

　�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　�、芍匾�的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　3、檔案資料的.歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、入娮游募�應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接

　�、挪块T內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)�小的文件進(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

　　c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。

　　d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。

公司檔案管理制度 篇8

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護(hù)國家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

　　第二條本制度適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機(jī)構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。

　　第三條本制度所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的.基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權(quán)益。

　　第二章管理職責(zé)與人員

　　第六條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實際情況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關(guān)總署共同制定并實施。

　　第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：

　　(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

　　(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;

　　(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有保護(hù)境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動時，應(yīng)當(dāng)及時辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎懲制度。

　　第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時修訂完善。

　　第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進(jìn)行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：

　　(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

　　(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。

　　(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

　　(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

　　(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

　　第十六條管理、建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會計、人事等各類文件材料，參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔時間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際定期歸擋。

　　第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

公司檔案管理制度 篇9

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門，并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

　　(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

　　(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等)，發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

　　(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙，工程部門留用復(fù)印件備份等;

　　(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價值的文件;

　　(十)公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的.各種社會榮譽(yù)資料;

　　(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的.對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門向辦公室提交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用;

　　(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫頁號;

　　(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明，都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);

　　(七)案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時間:

　　(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

　　(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)及時歸還。

　　(二)各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱;

　　(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷;

　　(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

　　(六)借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

　　(九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

公司檔案管理制度 篇10

　　第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。

　　第二條本制度所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

　　第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

　　(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

　　(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的`收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;

　　(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

　　第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的'檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)制度，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

　　第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

　　第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)制度經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

　　第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。

　　第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準(zhǔn)確的檔案。

　　第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

　　第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法做好檔案的處置工作。

　　國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

　　第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按制度歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)�檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

公司檔案管理制度 篇11

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，促進(jìn)檔案資源的有效利用，特制定本管理制度。

　　第二條 本制度適用于公司所有部門及個人在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案、技術(shù)檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類歸檔、方便利用”的原則，實行集中與分散管理相結(jié)合的方式，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

　　第二章 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第四條 公司設(shè)立檔案管理部門（或指定專人），負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作的規(guī)劃、組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施；

　　2. 負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、利用和銷毀工作；

　　3. 組織開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高全員檔案管理意識；

　　4. 協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題，確保檔案管理的有序進(jìn)行。

　　第五條 各部門應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交及日常管理工作，確保本部門檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料等歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整，符合質(zhì)量要求。

　　第七條 歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等必要信息，便于檢索和利用。

　　第八條 電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、存儲和備份，確保電子檔案的安全性和完整性。

　　第四章 檔案保管與利用

　　第九條 檔案管理部門應(yīng)建立檔案庫房，配備必要的'檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)滿足防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等要求。

　　第十條 檔案的借閱、復(fù)制、外借等利用活動應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定程序辦理，履行審批手續(xù)，確保檔案的安全和保密。

　　第十一條 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點、檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案破損、丟失等問題。對保管期滿的檔案，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。

　　第五章 檔案信息化

　　第十二條 公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理效率和服務(wù)水平。檔案管理部門應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

　　第十三條 各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，及時提供需數(shù)字化的檔案材料，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時更新。

　　第六章 監(jiān)督與考核

　　第十四條 公司應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

　　第十五條 將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損失或泄密的，將依法依規(guī)追究責(zé)任。

　　第七章 附則

　　第十六條 本管理制度自發(fā)布之日起實施，解釋權(quán)歸公司所有。隨著公司發(fā)展和檔案管理工作的需要，本制度將適時進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇12

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的各種形式、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案（含項目檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等）、人事檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實行檔案部門與業(yè)務(wù)部門相結(jié)合的管理模式，確保檔案資源的有效整合與共享。

　　第二章 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第四條 公司設(shè)立檔案管理部門（或指定專門機(jī)構(gòu)），負(fù)責(zé)全公司檔案工作的規(guī)劃、組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。主要職責(zé)包括：

　　1. 制定并完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的.收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用；

　　3. 監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

　　4. 推廣應(yīng)用檔案管理先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　第五條 各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔及日常管理工作，與檔案管理部門保持密切協(xié)作。

　　第三章 檔案的收集與整理

　　第六條 各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時將辦理完畢且具有保存價值的文件材料收集齊全，并按規(guī)定進(jìn)行整理、分類、編目，形成規(guī)范的檔案卷冊或電子文檔。

　　第七條 檔案整理應(yīng)遵循檔案的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　第八條 歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確，標(biāo)識清晰，載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

　　第四章 檔案的鑒定與銷毀

　　第九條 公司定期對檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分檔案的保管期限，對無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)審批后按規(guī)定程序銷毀。

　　第十條 檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。

　　第五章 檔案的保管與保護(hù)

　　第十一條 檔案管理部門應(yīng)配備專用庫房和必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的物理安全和信息安全。

　　第十二條 檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，采取防光、防塵、防火、防盜、防有害生物等措施，定期檢查檔案狀況，及時修復(fù)破損檔案。

　　第十三條 電子檔案應(yīng)實行雙套制管理，即紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　第六章 檔案的利用與開放

　　第十四條 公司檔案應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定，向內(nèi)部員工提供利用服務(wù)，支持公司各項工作的順利開展。

　　第十五條 檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制利用范圍，確保檔案信息安全。涉密檔案應(yīng)按照國家保密法規(guī)進(jìn)行管理。

　　第十六條 檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，為公司決策和管理提供有價值的檔案信息支持。

　　第七章 監(jiān)督與考核

　　第十七條 檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。

　　第十八條 公司將檔案工作納入部門績效考核體系，對檔案工作成績突出的部門和個人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損失或泄密的，將依據(jù)公司規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任。

　　第八章 附則

　　第十九條 本制度自發(fā)布之日起實施，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。隨著公司發(fā)展及法律法規(guī)的更新，本制度將適時進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇13

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。

　　第二條財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。

　　第二章會計檔案管理

　　第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。

　　第四條每月形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

　　第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

　　第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。

　　第七條財務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復(fù)制人的.姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。

　　第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

　　第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

　　第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準(zhǔn)。

　　第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

　　1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的.會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　2.集團(tuán)總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

　　3.集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。

　　4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。

　　第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

　　第十三條計算機(jī)電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會計檔案進(jìn)行保存，同時刻錄成光盤進(jìn)行備份保管。

　　第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。

　　第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

　　第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

　　第十七條交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第三章年度會計報告及審計資料管理

　　第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人保管。

　　第十九條年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，

　　第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。

　　第四章資金類檔案管理

　　第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

　　第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。

　　第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

　　第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

　　第五章預(yù)算檔案管理

　　第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。

　　第二十六條預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。

　　第六章日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理

　　第二十七條日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內(nèi)外往來文件。

　　第二十八條日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計往來文件等等;外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。

　　第二十九條公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

　　第七章合同檔案管理

　　第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。

　　第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

　　第三十二條合同原件無特殊情況不得外借�？稍谪攧�(wù)部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。

　　第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

　　第八章附則

　　第三十四條本辦法由集團(tuán)財務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。

　　第三十五條本辦法經(jīng)董事長辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實施。

公司檔案管理制度 篇14

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　�。ㄈ�）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質(zhì)工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻舴�務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實時更新。

　　4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴�務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　�。�2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。

　　（4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　�。�7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的.文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時送還，并實時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資料寄存地點索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實地，照實反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實質(zhì)。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。

　　（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

公司檔案管理制度 篇15

　　第一章 總 則

　　第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證劵法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實際，制定本規(guī)定。

　　第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

　　第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機(jī)構(gòu)：

　　(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行，城市信用合作社，農(nóng)村信用合作社。

　　(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

　　(三)保險集團(tuán)(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機(jī)構(gòu)。

　　(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團(tuán)財務(wù)公司、金融租賃公司、消費(fèi)金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀(jì)公司。

　　(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。

　　(六)其他經(jīng)批準(zhǔn)從事金融業(yè)務(wù)活動的企業(yè)。

　　第四條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護(hù)金融企業(yè)和客戶利益，保護(hù)消費(fèi)者權(quán)益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng) 濟(jì) 犯 罪，保障國家經(jīng)濟(jì)安全，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

　　第五條 各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)及其派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。

　　第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負(fù)責(zé)對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)本分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　第七條 金融企業(yè)應(yīng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

　　第八條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責(zé)任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進(jìn)行相應(yīng)的懲處。

　　第十條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　第二章 業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

　　第十一條 金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當(dāng)業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂完善。

　　第十二條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并保持相對穩(wěn)定。

　　第十三條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。

　　第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加份數(shù)。

　　第十五條 業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標(biāo)明互見號。

　　第十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案著錄。

　　第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第十八條 金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條 業(yè)務(wù)工作人員崗位變動時，應(yīng)當(dāng)及時辦理移交所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條 國內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機(jī)構(gòu)的`應(yīng)當(dāng)建立海外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

　　第三章 業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第二十一條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備符合檔案保護(hù)和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　第二十二條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負(fù)最終責(zé)任。

　　第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責(zé)任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

　　第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。

　　第二十五條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。

　　第二十七條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進(jìn)行登記，對超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。

　　第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動和管理工作的需要。

　　第二十九條 金融企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負(fù)責(zé)人審批簽字后方可予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)在指定地點并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸�，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)延長保管期限。

　　第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行妥善處置。

　　第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。

公司檔案管理制度 篇16

　　第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、安全性與有效利用，促進(jìn)公司信息資源的整合與共享，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在日常經(jīng)營、管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像、音頻資料等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中存放、方便利用”的原則，確保檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等各個環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。

　　第二章 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第四條 公司設(shè)立檔案管理部門（或指定專人負(fù)責(zé)），作為檔案管理的中樞機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀及開發(fā)利用工作；

　　3. 指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作；

　　4. 提供檔案查詢、借閱服務(wù)；

　　5. 開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。

　　第五條 各部門應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的`初步整理、移交及日常管理工作，確保本部門檔案的完整與安全。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門應(yīng)按照公司檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。

　　第七條 檔案整理應(yīng)遵循分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號準(zhǔn)確的原則，便于保管和利用。

　　第八條 電子檔案應(yīng)實行雙套制管理，即在紙質(zhì)檔案歸檔的同時，將相應(yīng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保兩者之間的關(guān)聯(lián)性和一致性。

　　第四章 檔案保管與保護(hù)

　　第九條 公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立符合檔案保管要求的專用庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全與保密。

　　第十條 檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案庫房的環(huán)境條件，如溫濕度、防塵、防蟲、防火、防盜等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　第十一條 檔案應(yīng)實行定期鑒定制度，對于失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并保留銷毀清冊。

　　第五章 檔案利用與保密

　　第十二條 公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案查詢、借閱制度，明確查詢、借閱的權(quán)限、程序和范圍，確保檔案的合理利用。

　　第十三條 借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，并按期歸還。借閱過程中，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、拆散、損壞或遺失。

　　第十四條 涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查詢、借閱或復(fù)制。

　　第六章 附則

　　第十五條 本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第十六條 本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)檔案管理規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

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