會計電算化下的工作特點與內(nèi)部控制對策影響
摘要：會計電算化提高了工作的質(zhì)量和效率，也加大了內(nèi)部控制的風(fēng)險。本文針對會計電算化的內(nèi)部控制問題，提出了相應(yīng)的對策與建議。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，會計電算化推動了會計自身發(fā)展和變革，也為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，也使其內(nèi)部控制變得極為重要。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制不僅要對會計核算全過程的各個方面實行全方位的有效控制，把過程中的每一個環(huán)節(jié)全面置于監(jiān)控之中，而且要對會計核算過程的重要方面、重要環(huán)節(jié)實行重點控制。面的控制與點的控制娶有機(jī)結(jié)合，內(nèi)部控制才能發(fā)揮良好的效益。
一、會計電算化環(huán)境下的會計工作特點
1.計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境
企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)。還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要， 內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛，更加復(fù)雜。
2.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式
由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)，并由計算機(jī)自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上。
3.計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度
計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難 度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。由此可見，計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制，是控制的重點為職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。
二、會計電算化對內(nèi)部控制的影響
1.控制范圍發(fā)生改變
傳統(tǒng)的內(nèi)容控制主要針對交易處理。計算機(jī)技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大。包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治、計算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
2.控制對象發(fā)生改變
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征。但是， 電算化系統(tǒng)下原來紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，所以，會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個非常重要的問題。
三、會計電算化下的內(nèi)部控制對策
建立一整套會計電算化環(huán)境下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境，應(yīng)遵循以下原則：不兼容權(quán)限必須分離原則，即對電算化權(quán)限嚴(yán)格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限：相互制約原則，加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的安全、保密原則;內(nèi)部防范原則，即針對個別人容易出現(xiàn)的個人壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范。所有這些都是在實際工作中制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。
1.加強(qiáng)對系統(tǒng)環(huán)境的常規(guī)控制
對電算會計中組織、制度、開發(fā)、安全等系統(tǒng)環(huán)境方面進(jìn)行的控制。它包括組織與操作控制、開發(fā)與維護(hù)控制、硬件與應(yīng)用軟件控制、系統(tǒng)安全控制。
組織與管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位的職責(zé)制度、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度， 以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。系統(tǒng)操作與管理控制是針對每一 個上機(jī)操作會計軟件而制定的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制，主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。
系統(tǒng)開發(fā)控制是為保證會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中各項活動的合法性和有效性而設(shè)計的控制措施，它貫穿于系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施和系統(tǒng)運行測試與維護(hù)的各個階段。系統(tǒng)維護(hù)控制指針對日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬軟件進(jìn)行的安裝、修正、更新、擴(kuò)展、備份等方面的工作而實施的控制。系統(tǒng)維護(hù)控制包括硬件維護(hù)控制和軟件維護(hù)控制。
安全控制是指采用各種方法保護(hù)會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序，以防止會計數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統(tǒng)安全控制主要包括實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制和病毒的防范與控制等。
實行會計電算化后，用于會計電算化工作的電子計算機(jī)設(shè)備，一般都是由財務(wù)會計部門管理，硬件設(shè)備比較多的單位，財務(wù)會計部門還應(yīng)單獨設(shè)立計算機(jī)室。因此，財務(wù)會計部門要根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的特點，制定硬件和軟件的有關(guān)操作、管理和維護(hù)制度。
2.加強(qiáng)應(yīng)用控制建設(shè)，保證信息的完整準(zhǔn)確性
應(yīng)用控制是為適應(yīng)會計電算化這一應(yīng)用系統(tǒng)的特殊控制要求，保證數(shù)據(jù)處理完整、準(zhǔn)確而建立的內(nèi)部控制。一般控制是系統(tǒng)控制的核心和重點，是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)。應(yīng)用控制以一般控制的基本原則為依據(jù)，重點控制那些關(guān)鍵性操作運行功能。
應(yīng)用控制可劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制是應(yīng)用控制的重點，輸入控制除了要不斷加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心和提高技術(shù)水平外，常用的控制方法包括建立科目名稱與代碼對照文件程序，以防止會計科目輸入錯誤等。處理控制是指為保證數(shù)據(jù)處理正確設(shè)置的控制。處理控制的重點在于處理過程的現(xiàn)場控制、數(shù)據(jù)有效性檢測、預(yù)留審計線索控制、錯誤糾正控制等。輸出控制是為保證合法、正確的輸出各種會計信息而進(jìn)行的控制。輸出控制的重點在于數(shù)據(jù)審核控制、授權(quán)輸出控制和打印程序控制等。
四、結(jié)束語
由于各種因素的影響，財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性有可能會受到很大的威脅。為此，研究內(nèi)部控制工作中存在的問題及解決對策，加強(qiáng)會計電算化的內(nèi)部控制工作，是保證會計電算化系統(tǒng)的安全、正常運行的必要工作。
參考文獻(xiàn)
[1]常士劍.會計電算化應(yīng)用[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2005
[2]劉金文.內(nèi)部控制基本理論研究[M].北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社
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