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審計檔案收集整理規(guī)范化管理探析論文
審計機(jī)關(guān)肩負(fù)著維護(hù)國家財政經(jīng)濟(jì)秩序、推動完善國家治理、保證經(jīng)濟(jì)社會健康發(fā)展的重要職責(zé)。履行好這一重要職責(zé)，離不開審計檔案和檔案工作。審計檔案作為審計監(jiān)督活動的真實記錄，體現(xiàn)和反映著審計機(jī)關(guān)履行審計監(jiān)督職能的真實情況，是審計工作不可缺少的一部分。依法管理審計檔案，是審計項目管理的重要內(nèi)容之一。因此，規(guī)范檔案管理，是提高審計工作質(zhì)量的內(nèi)在需要，是防范和規(guī)避審計風(fēng)險的必然要求。
一、把握好審計檔案收集這一關(guān)
審計檔案的收集過程應(yīng)把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理，審結(jié)卷成”的要求，及時將歸檔所需的工程資料統(tǒng)一歸納至檔案袋中，保證一個項目一個檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復(fù)印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴(yán)格按照規(guī)程，審查有關(guān)資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方負(fù)責(zé)人簽證蓋章，三方造價確認(rèn)表要有建設(shè)方、施工方、審計方負(fù)責(zé)人蓋章簽證，相關(guān)批示要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內(nèi)在聯(lián)系，每個證據(jù)筆錄后都要附上相對應(yīng)的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。
二、細(xì)甄別，把握好審計檔案整理這一關(guān)
1.審計檔案整理要遵守“三原則”：要堅守既定原則。在實際工作中，多數(shù)審計人員將業(yè)務(wù)審計作為工作的重點，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計工作之后，對每步審計工作形成的文件材料不能及時收集并整理，特別是較為大型的審計項目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導(dǎo)致部分審計檔案收集不全。在實際工作中，應(yīng)當(dāng)將審計業(yè)務(wù)與檔案整理相結(jié)合，嚴(yán)格執(zhí)行審計檔案“誰審計，誰立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責(zé)任意識。在審計材料的收集過程中，一些工作人員檔案意識不強(qiáng)，存有應(yīng)付工作的思想，在審計實踐中，對部分檔案材料把關(guān)不嚴(yán)格，審計檔案中往往存在文字錯誤、證明材料不全、鑒章缺失的問題；部分人整理工作不細(xì)致，文件材料不按照歸檔要求，存放無序問題時有發(fā)生。其次，檔案資料還存在內(nèi)容不真實的問題。部分審計人員為了應(yīng)付立卷歸檔，只將自己認(rèn)為內(nèi)容完整的文件進(jìn)行歸檔，丟棄了部分反映審計活動的原始材料，因此，一些歸檔文件無法真實、直接地反映整個審計活動。對此，審計部門應(yīng)提高認(rèn)識，加強(qiáng)對審計人員的教育培訓(xùn)，把審計檔案材料的收集整理工作定位在審計工作的重要位置，認(rèn)真負(fù)責(zé)，為開發(fā)利用審計檔案打下堅實的基礎(chǔ)。要注重整理方法。嚴(yán)格按照《審計文件材料立卷歸檔工作程序》中對審計檔案材料的收集范圍、方法的規(guī)定，加強(qiáng)對審計人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和教育。第一，抓好廣泛收集和重點收集等工作，按照指定的接收任務(wù)計劃，安排1~2名人員負(fù)責(zé)審計檔案接收工作。此外，要及時對撤、并機(jī)構(gòu)的檔案開展重點收集。第二，做好平時收集和事中收集等工作。因為審計工作涉及范圍較大，內(nèi)容十分繁雜，很多檔案資料無法第一時間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)殘缺、遺失等情況。2.審計檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過程中，要將行政管理、審計監(jiān)督活動中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據(jù)各自要求分別進(jìn)行立卷。二是按項目立卷。主要內(nèi)容包括定期審計、離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、行業(yè)審計、財務(wù)收支審計、審計調(diào)查以及承包經(jīng)營責(zé)任審計等。每個審計項目都可以分為一個卷或者多個卷，而在多卷項目分卷過程中，要保證不影響卷內(nèi)文件資料的聯(lián)系性，通常來說，多個審計項目文件資料不能被合并成一個卷。三是按單元排列。通常有結(jié)論性文件材料、證明性文件材料和立項性文件材料等。其中，結(jié)論性文件材料要根據(jù)文件材料的重要程度，并按照具體審計流程進(jìn)行排列。立項性文件材料主要根據(jù)文件資料形成的順序，同時根據(jù)文件資料的重要程度進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進(jìn)行排列。分類后要將項目文件資料規(guī)范、整齊地裝在案卷中，并認(rèn)真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時還要對檔案保管期限做出正確的劃分。
總之，審計檔案的收集、整理工作是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，需要審計檔案工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識，熟悉審計檔案的形成過程，不斷提高檔案收集、整理工作的效率和水平，并加大投入力度，完善審計檔案的收集、整理制度，讓檔案工作人員能夠有章可循，保證審計檔案的收集、整理工作再次邁上新的臺階。
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