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企業(yè)檔案管理工作的不足及對策管理學論文
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產經營活動中直接形成的有保存價值的各種記錄，它全面記錄了企業(yè)的成長歷史，承載了企業(yè)的智慧成果，積淀了企業(yè)的價值與文化，是企業(yè)軟實力的重要載體和源泉。由此不難看出企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的重要地位，如何做好企業(yè)檔案管理工作便顯得尤為重要。目前中央三令五申要加強企業(yè)檔案管理工作，各基層單位也確實加強了檔案管理工作，但現實工作中仍然存在一些實際問題。
一、企業(yè)檔案管理現狀的分析
由于行業(yè)經營規(guī)模和經濟基礎的差異性，企業(yè)檔案管理水平也存在較大差異：大型骨干企業(yè)檔案管理人員配備比較專業(yè)、齊全，設施比較完備，一些中小型企業(yè)則不盡然，主要存在以下問題：
1.檔案意識不強，對檔案重要性認識不足
檔案管理工作是一項服務性的工作，日常工作瑣碎繁雜，沒有直接參與企業(yè)生產經營并創(chuàng)造經濟效益，因此不能得到領導的足夠重視，只有在企業(yè)達標升級時才能引起領導重視。由于部分領導對檔案綜合管理參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要性認識不足，加之對檔案管理重要性宣傳不夠，造成領導對檔案工作發(fā)展缺乏計劃性或計劃落實不到位，影響了檔案工作的正常開展。
2.檔案管理缺乏制度化、常態(tài)化
一些企業(yè)檔案管理僅滿足于做好日常的收收發(fā)發(fā)、借查閱等事務性工作，檔案管理工作處于維持狀態(tài)。檔案管理制度不夠健全，即使建立了一些規(guī)章制度，但監(jiān)管執(zhí)行不到位，文件資料歸檔不及時，不完整;有些密級較高的檔案資料不能嚴格履行檔案借閱手續(xù)，資料長期留在使用者手中，造成不安全隱患。由此可見，檔案管理不僅要有一整套完善的管理制度，更主要的是制度要有監(jiān)管落實，要使檔案管理工作制度化、常態(tài)化，這樣才能使檔案管理工作有序發(fā)展。
3.缺乏資金投入，檔案信息化建設不完善
隨著科技的不斷發(fā)展和現代化辦公設施的不斷完善，各行各業(yè)無紙化辦公不斷普及，對檔案管理人員素質、設備要求也不斷提高。更多的文件、資料需要實行網上傳輸，這樣才能最大限度地滿足客戶及企業(yè)生產經營需求。許多企業(yè)僅僅使用了一些簡單的檔案辦公管理設施，沒有建立局域網，不能實現網上傳輸，不能確保第一時間滿足生產經營人員需求，技術成果不能最大化地實現資源共享。其主要原因是一些企業(yè)領導對檔案管理工作缺乏足夠的認識，認為企業(yè)檔案工作沒有直接參與企業(yè)生產經營，不能給企業(yè)帶來直接的經濟效益，是被邊緣化的管理工作。因此檔案工作資金投入不能保證，管理手段長期一成不變，遠遠不能適應檔案工作發(fā)展的需求。
4.專業(yè)知識匱乏、檔案業(yè)務人員素質普遍不高
企業(yè)檔案管理人員許多是轉行或者年齡偏大，專業(yè)知識相對匱乏，知識結構參差不齊，缺乏現代化科學管理知識，不適應新形勢下的企業(yè)檔案工作發(fā)展需要，嚴重影響檔案管理水平。
5.忽視檔案編研，不能最大限度地挖掘檔案價值
檔案日常工作十分繁瑣，加之也不太被大家重視，因此大多數人只是滿足做好日常事務，看好攤子，沒能從主觀上對企業(yè)檔案進行深度挖掘。其實檔案不僅是企業(yè)資產的憑證和活動的記錄，更重要的是企業(yè)經營智慧和發(fā)展歷程的結晶。如果我們檔案工作者能夠對企業(yè)檔案進行認真梳理，專題編研，便能為企業(yè)決策者更好地把握企業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律，增強企業(yè)決策的預見性和主動性提供借鑒和依據。
二、解決企業(yè)檔案現狀的對策
1.加強檔案宣傳，提高全員參與意識
要做好企業(yè)檔案管理工作，必須加大檔案宣傳力度，樹立全員檔案意識。因為企業(yè)檔案的形成是靠全體員工共同參與的，如果在檔案形成的源頭上就注重檔案的系統、完整收集，便能夠確保日后檔案歸檔的完整、準確性。例如：我們單位是一個科研型企業(yè)，大量的科技資料都是生產經營人員在生產一線形成的。根據這一特點我們制定了一系列歸檔措施，從工程最初的技術方案，施工過程的現場資料直至工程完成后的成果資料實行全過程編號控制，要求工程技術人員從工程開始就注重資料的收集，對資料的完整、準確、及時歸檔有明確規(guī)定。檔案管理人員直接參與資料歸檔質量的監(jiān)管工作，并將歸檔信息反饋相關管理部門，資料歸檔的好壞與個人的經濟效益直接掛鉤。由此確保了工程資料歸檔的完整性、準確性，同時也為工程技術人員日后借鑒利用技術資料提供了有力保障。
2.完善制度，加強監(jiān)管
健全的制度是企業(yè)行為的準則，要想做好企業(yè)檔案管理工作必須有完善的制度作保證。企業(yè)必須依照《檔案法》的有關規(guī)定，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，結合本單位實際制定和完善各項規(guī)章制度。對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照有關規(guī)定實施;對歸檔范圍、保管期限、文件密級的設定，以及歸檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)要有明確規(guī)定;對檔案的借、查閱，庫房的管理等必須嚴格按制度執(zhí)行。同時要加強制度執(zhí)行的監(jiān)管力度，要有分管領導專門負責，充分發(fā)揮二級單位負責人的作用，讓大家共同來參與檔案管理工作，這樣才能把檔案管理工作落到實處，使檔案管理工作持續(xù)有效發(fā)展。
3.加強檔案信息化建設，提升檔案管理水平
目前大多數企業(yè)已利用微機進行檔案管理，但僅實現了檔案目錄級管理或部分檔案數字化管理，較之過去檔案管理工作效率有較大提高，也方便了檔案的檢索和借、查閱等日常工作。但這并不是真正意義上的數字化檔案管理。數字化檔案管理是指通過運用計算機及網絡技術，結合數據庫系統實現對文書、科技、照片、實物等檔案的數字化管理，對有價值的檔案數據等多媒體信息進行數字化加工、存儲和管理。應逐步實現檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。
兵器集團公司檔案館劉左館長在2011年集團檔案工作會上明確指出：“檔案信息化是實現檔案服務的基礎，是檔案現代化管理的基礎”。2011年集團公司檔案館開展了全系統檔案工作大檢查，重點提出了“十二五”期間各企業(yè)要加大檔案信息化建設投入，以提高檔案的綜合實力為重點，努力為企業(yè)提供全方位、多元素、主動優(yōu)質的服務，從而實現企業(yè)檔案工作由實物管理向資源知識管理的轉變，由被動工作向主動作為的轉變。因此各企業(yè)應借檔案檢查的東風，加快檔案信息化建設步伐，努力提升企業(yè)檔案管理水平。
4.加強人才隊伍建設，努力挖掘檔案最大利用價值
隨著社會和經濟的快速發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷形成，對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如何適應新形勢發(fā)展的需要，如何做好新形勢下的檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問題。
鑒于檔案管理工作的現狀，企業(yè)首先要加強檔案管理人員專業(yè)知識的培訓，加強新技術、新知識的學習。在這方面我單位比較注重檔案人員的繼續(xù)教育培訓工作，凡是上級主管部門或行業(yè)相關單位有新規(guī)范、新熱點、新知識的培訓班，在條件允許的情況下盡可能的讓檔案管理人員去參加;同時鼓勵檔案管理人員申報專業(yè)技術職稱，并在時間和經費上給予一定的支持。由此極大地調動了檔案管理人員的工作熱情，對提升我單位的檔案管理水平起到了推動作用。
其次，企業(yè)要加強檔案的開發(fā)。檔案的開發(fā)利用是企業(yè)檔案價值實現的重要途徑。對此國資委副主任李偉在2010年檔案工作會議上的講話做了最好的詮釋：“檔案既要管好，更要用好，要善于多角度、深層次地開發(fā)和集成，形成一批高質量的檔案信息資源編研成果，主動為企業(yè)領導決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務，力爭將檔案資源轉變?yōu)槠髽I(yè)的競爭優(yōu)勢，轉變?yōu)槠髽I(yè)的現實生產力和現實財富”。
過去檔案管理工作重管理、輕開發(fā)。這一方面與領導的重視不夠有關，另一方面與管理者的自身素質有關。首先，開展檔案編研工作要耗費大量的時間和精力，同時需要相關部門共同參與，因此得到領導的支持尤為重要;再者我們檔案管理人員要有無私奉獻精神，因為檔案編研工作是在不增加人員、不增加時間、不影響正常工作的前提下開展的一項工作，需要花費大量的時間和精力在浩瀚的資料庫里去翻閱、查詢，從而提煉出對企業(yè)有價值的檔案資料。我單位在檔案編研工作上進行了一些有益的嘗試，我們根據企業(yè)生產經營的需要，結合我單位的工作特點，選取五十年記事、信用檔案、優(yōu)秀工程等專題開展了編研工作。近年，自中國機電兵船工業(yè)檔案學會開展檔案編研征集工作以來，每年我們都呈報了編研作品(均獲部級二等獎)。正因為我們的不懈努力和完成了一批優(yōu)秀的編研成果，在單位崗位定級工作中，檔案管理人員得到了領導的認可，將檔案崗位從管理三級崗調至管理二級崗;同時我們的編研成果也為單位的科研、生產、經營等工作提供了可靠的信譽保障。由此不難看出，要想使檔案管理工作被領導重視、不處于邊緣化，檔案管理者必須通過自身的努力，用實際的工作成績引起領導的關注，只有這樣才能使領導及各方面對檔案管理工作給予高度的重視，及時解決檔案工作中存在的實際困難，從而使檔案管理工作在領導的支持、廣大員工的認可、檔案工作者的不懈努力下得以良性、有效地發(fā)展。
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