從會計電算化到ＥＲＰ系統(tǒng)中的財務管理

從會計電算化到ＥＲＰ系統(tǒng)中的財務管理

本文首先介紹了會計電算化的工作原理,指出了會計電算化的局限性;然后分析了ＥＲＰ系統(tǒng)財務管理的三個特點:即時性,集成性和遠見性;最后比較了會計電算化和ＥＲＰ系統(tǒng)的財務管理之間在應用中存在的差異。

　　會計電算化;ＥＲＰ系統(tǒng);財務管理

一、會計電算化及其局限性

　　會計電算化是以計算機以及數(shù)據(jù)傳輸和通訊設備作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心,完成從原始數(shù)據(jù)的搜集,以及經(jīng)由記錄、驗證、分類、登記、計算、匯總、報告等一系列會計工作。在此過程中,會計人員只進行一些輔助性的操作,即只需把會計數(shù)據(jù)以規(guī)定的要求輸入處理系統(tǒng),計算機即可按照事先編制好的程序,自動完成會計數(shù)據(jù)處理,并將最終結(jié)果———財務報告打印出來。會計電算化是把系統(tǒng)工程、電子計算機技術(shù)等科學與會計理論和方法融為一體,通過貨幣計量信息和其他有關(guān)信息的輸入、存儲、運算和輸出,以現(xiàn)代機器工作取代手工操作,實現(xiàn)會計工作方式的變革和人的解放,提供計劃和控制經(jīng)濟過程需要的會計信息。

　　會計電算化系統(tǒng)使得會計人員從財務賬冊中解放出來,但并未從根本上提高財務信息質(zhì)量。電算化系統(tǒng)的信息源基本依靠手工錄入或部分的數(shù)據(jù)導入,從宏觀層面講,會計財務的作業(yè)方式,長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會計數(shù)據(jù)上,僅記錄業(yè)務結(jié)果。另外,系統(tǒng)的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是面向任務和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經(jīng)足夠,但在業(yè)務流程的監(jiān)控和與其他系統(tǒng)的集成性上還需要加以完善。會計電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,不論是時效性上,還是針對性上,都難以展現(xiàn)作用。當企業(yè)發(fā)生危機時,它又總是首先反映在財務危機上,不是缺少現(xiàn)金,就是缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。在這種情況下,產(chǎn)生于上個世紀90年代的ＥＲＰ系統(tǒng)成了企業(yè)的一個新選擇。

　　二、ＥＲＰ系統(tǒng)財務管理的特性分析

　　企業(yè)資源計劃(ＥｎｔｅｒｐｒｉｓｅＲｅｓｏｕｒｃｅｓＰｌａｎｎｉｎｇ,簡稱ＥＲＰ)的基本思想是將企業(yè)的運營流程看作一個緊密連接的供應鏈,包括供應商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡和客戶等,其目標是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源,確立企業(yè)全面競爭優(yōu)勢。ＥＲＰ系統(tǒng)是個較完整的集成化管理信息系統(tǒng),包括分銷、制造、財務、質(zhì)量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統(tǒng)。ＥＲＰ系統(tǒng)以業(yè)務為中心來組織,根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運動和反饋來設計,能跨越職能領(lǐng)域的邊界,實現(xiàn)整個企業(yè)信息的集成。在ＥＲＰ系統(tǒng)中,財務子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個有機組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。ＥＲＰ系統(tǒng)的財務管理的特點主要包括三個方面:

　　(一)即時性:資料管理功能實現(xiàn)之基礎

　　在ＥＲＰ的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動的而且隨時更新,每個有關(guān)人員都可以隨時掌握即時的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時間才能完成。一般說來,影響企業(yè)競爭力固然有許多因素,但一個很重要的因素,在于它對企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握,以及對外部市場的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當今信息社會里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時”。

　　ＥＲＰ系統(tǒng)中資金管理對會計科目的分層使之相對于其他會計軟件確立了絕對的優(yōu)勢,即不需要任何人工分析,系統(tǒng)自動實時生成《現(xiàn)金流量表》。財務管理系統(tǒng)的資金管理模塊將會計科目分為三個層次:

　　1.現(xiàn)金層:包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當于《企業(yè)會計準則—現(xiàn)金流量表》(略作《現(xiàn)金流量表》)中對于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物的定義,即庫存現(xiàn)金。它是能隨時支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個月內(nèi)到期的短期債券等期限短、流動性強、易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金、價值變動風險很小的投資。

　　2.收入支出層:包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。比如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源,固定資產(chǎn)、庫存商品代表了現(xiàn)金流出的起源。而長期投資、應交稅金的明細科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應包含在這一層。這一層對應于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了《現(xiàn)金流量表》的主要內(nèi)容,即經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以及匯率變動對現(xiàn)金的影響額(包括明細項目)。

　　3.應收應付層:不僅包含應收賬款和應付賬款,而且還包含預收和預付賬款、其他應收和應付款、應收和應付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務存在的臨時狀態(tài)。它對應《現(xiàn)金流量表指南》中計算各表項時的調(diào)整項。

　　(二)集成性:財務管理數(shù)據(jù)可靠性之保證

　　在ＥＲＰ系統(tǒng)中,財務子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個有機組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造子系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù),通過信息集成,可直接傳入財務子系統(tǒng)。財務集成是指在采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務的處理過程中,系統(tǒng)自動采集業(yè)務數(shù)據(jù),自動選擇總賬科目和分賬科目,自動生成記賬憑證。ＥＲＰ系統(tǒng)的集成會計業(yè)務處理,包括采購集成、銷售集成、庫存集成及生產(chǎn)集成會計業(yè)務處理。其中,采購訂單、銷售訂單和生產(chǎn)訂單一般由系統(tǒng)自動生成,也可以人工維護。相應的會計業(yè)務在訂單的處理過程中自動生成記賬憑證,進行會計處理。

　　財務子系統(tǒng)作為ＥＲＰ系統(tǒng)的一個組成部分,實現(xiàn)與ＥＲＰ其它子系統(tǒng)之間的信息集成,是財務軟件發(fā)展的必然趨勢。集成會計業(yè)務處理的特點主要包括:

　　1.通過采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財務集成,實時反映企業(yè)的經(jīng)營狀況,避免了數(shù)據(jù)的重復輸入和重復存儲,提高了數(shù)據(jù)的準確性和一致性,實現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一,為企業(yè)管理決策提供了及時準確的信息。

　　2.在集成環(huán)境下,對其他子系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的準確性要求很高,其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù),如ＰＢＯＭ(生產(chǎn)物料清單)、人工費率、物料數(shù)量、工時等直接影響財務子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性。

　　3.在集成環(huán)境下,財務集成參數(shù)對集成會計業(yè)務的處理結(jié)果起關(guān)鍵性作用,要求系統(tǒng)能提供靈活的財務集成參數(shù)設置功能。既要減少設置財務集成參數(shù)的工作量,又要使設置的財務集成參數(shù)能滿足會計核算與管理的需要。同時要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準確無誤,否則會影響財務報表的可靠性。

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