高校檔案工作“目錄管理”辨析

高校檔案工作“目標管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個近期工作目標。自推行以來，通過對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學(xué)校各項管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規(guī) 范地考核，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。高校檔案工作自此有了一個統(tǒng)一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。而今，通過其推行的過程，執(zhí)行的效果，其對高校檔案工作的現(xiàn)實作用，探尋其可 能產(chǎn)生的中期。高校檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點： ? 1?其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的進程? (2)加強隊伍建設(shè)，檔案管理形成? 由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進行實時控制成為可能。 ? 高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與 學(xué)校科研成果鑒定、基建項目竣工、設(shè)備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再 上新臺階奠定了基礎(chǔ)。? (5)引入化手段，主動開發(fā)檔案信息資源? 高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被 動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。? 高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。? 領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實 的基礎(chǔ)。? 從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級階段的轉(zhuǎn)折點。? 3?從推進程度其實施過程的難點 “目標管理”推廣實行后，一些學(xué)校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的 有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載 涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作 用與。上述問題的主要癥結(jié)是“目標管理”的設(shè)置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務(wù)性、輔助性，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學(xué)校整 體的中心工作和重點任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、 研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高�！澳繕斯芾� ”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的 。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應(yīng)當采用“最小阻力法”， 將問題的難點由制發(fā)機關(guān)與行政主管機關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。? 從高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和 檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經(jīng)過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。 在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程 度及考評前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來。這樣會出現(xiàn)一些負效應(yīng)，一些學(xué)校在初步了解 了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內(nèi) 功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預(yù)測其中期效果，終究 會對高校檔案工為此，應(yīng)給予高義重視。盡快采取有效措施，以利該項工作全面、深入的推進和。

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